Così si distruggono i (vecchi) documenti

di A. Lisi - Le novità tecniche per la conservazione dei documenti informatici lasciano ampi spazi di preoccupazione che dovranno essere risolti al più presto. Copie informatiche dei documenti analogici in mano ai notai?

Roma - Le copie informatiche di documenti analogici in molti casi certificate da un pubblico ufficiale, precisa indicazione delle responsabilità del procedimento di conservazione: sono queste le novità in vista per i responsabili della conservazione digitale dei documenti, per coloro cioè che si occupano di gestire il passaggio dall'archivio analogico all'archivio informatico e che, quindi, consentono a pubbliche amministrazioni e imprese di liberare totalmente i loro uffici dall'ingombrante documento cartaceo.

È stata pubblicata, infatti, sul sito del Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella P.A. la Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici (elaborata in seno alla Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione, la quale ha operato in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l'innovazione tecnologica, prevista dall'art. 18 del Codice dell'Amministrazione digitale). Tali regole saranno emesse ai sensi dell'art. 71 del Decreto legislativo 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD) e sostituiranno la deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 (che oggi contiene le prescrizioni fondamentali in materia). Tale passaggio di consegne si renderà possibile dopo una consultazione con interessati e professionisti del settore che opportunamente coadiuveranno il Ministero in modo da migliorare un testo, come quello appena pubblicato, che è ancora evidentemente una bozza di lavoro.

Non si spiegherebbero altrimenti molte delle ingenuità contenute nella proposta disponibile on line. In verità, è proprio questa opportunità offerta a tutti gli interessati di esprimere un proprio giudizio in merito alla definizione di regole indispensabili per la modernizzazione e per la completa digitalizzazione dei rapporti tra PA e cittadini e tra privati a costituire l'aspetto più apprezzabile della pubblicazione di tale proposta di regolamento.
L'analisi del testo rileva molte novità in materia che dovranno essere prese in considerazione da un mercato che sta crescendo.
Passando alla lettura dettagliata della proposta di regolamento, dopo un elenco di definizioni (alcune discutibili o comunque non particolarmente convincenti) viene evidenziato nell'art. 2 come oggi si debba parlare di "sistema di conservazione di documenti informatici" quale "insieme delle procedure, degli strumenti informatici, degli apparati e delle regole di sicurezza utilizzate per le attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici": Si tratta di una novità rilevante che rende il ruolo dei responsabili della conservazione più complesso e articolato rispetto al passato e in linea con la loro funzione strategica nell'inevitabile processo di digitalizzazione in atto.

L'articolo 3 spiega come debba essere formato un documento informatico. Il fatto che si sia sentita l'esigenza di chiarire agli operatori del settore che la redazione di un testo possa avvenire utilizzando prodotti informatici "di mercato" (proprietari) o "a codici aperti" (open source) di larga diffusione appare superfluo e forse dettato da scelte di compromesso.

Quello che lascia veramente perplessi nella proposta è, invece, l'articolo 4 dove al comma 2 si specifica che "limitatamente ai casi in cui la copia informatica non garantisca il mantenimento dell'imputabilità dei documenti è richiesto l'intervento di un pubblico ufficiale, il quale assiste al processo, verifica la conformità delle procedure utilizzate a quanto disposto dal presente decreto, redige verbale delle attività effettuate e appone il riferimento temporale e la firma digitale all'insieme dei documenti o all'insieme delle loro impronte".
L'articolo lascia ampi margini interpretativi e non è evidentemente allineato con quanto dispone in materia la fonte primaria contenuta nel CAD, dove nell'art. 23 commi 4 e 5 viene confinata la presenza di un pubblico ufficiale solo in caso di originali analogici unici da dematerializzare. L'art. 5 della proposta non contiene particolari novità in materia di "riproduzione" di documenti informatici, mentre l'art. 6 costituisce una esplicazione di quelli che sono i principi generali che il sistema di conservazione deve assicurare, prefigurando una necessaria sistemazione organizzativa con precisa individuazione delle responsabilità all'interno delle figure aziendali o amministrative preposte a garantire la conservazione di un documento informatico. I successivi articoli 7, 8, 9 e 10 non contengono significative innovazioni, se non la precisazione (forse inutile) che la figura di responsabile interno alle pubbliche amministrazioni debba essere svolta da un funzionario di adeguato profilo.

Come troppo spesso succede in materia, non sono risolti nelle regole tecniche tanti aspetti operativi che devono trovare una precisa risposta, come il problema della corretta gestione della scadenza delle firme digitali o la conferma della configurabilità giuridica di un affidamento esterno delle responsabilità del processo di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni (come previsto nell'art. 12 comma 5bis del C.A.D.).

La definizione di tutto questo e di altri aspetti specifici sono nella proposta rinviati alla data di pubblicazione di successive guide tecniche che dovranno essere predisposte dal CNIPA e che potrebbero anche aprire la strada al tentativo - certamente criticabile - di accreditamento/certificazione delle strutture preposte ai processi di conservazione digitale dei documenti di pubbliche amministrazioni e imprese.
Ci sarà, quindi, molto da discutere per arrivare a definire un testo più equilibrato e allineato con le altre normative di rango superiore (di cui queste regole devono costituire solo un'applicazione concreta).

avv. Andrea Lisi
www.studiolegalelisi.it
Presidente di ANORC - Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti
Professore a contratto di Informatica Giuridica presso Università del Salento
8 Commenti alla Notizia Così si distruggono i (vecchi) documenti
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  • devo dire che comunque emergono da parte del CNIPA e del Ministero dei buoni propositi, quanto meno di ascoltare cosa ne pensano gli altri in materia.
    Voglio dire: il fatto che abbiano pubblicato on line una bozza da dare in pasto ai pochi giuristi specializzati della materia (come certamente è il Prof. Lisi) è già un buon risultato. Quanto meno non ci hanno messo di fronte a qualcosa di intoccabile.
    Speriamo che i rilievi di questo articolo vengano presi dovutamemnte in considerazione (come mi sembra sia già capitato in passato). Un caro saluto a tutti.
    non+autenticato
  • - Scritto da: Elisabetta
    > devo dire che comunque emergono da parte del
    > CNIPA e del Ministero dei buoni propositi, quanto
    > meno di ascoltare cosa ne pensano gli altri in
    > materia.
    > Voglio dire: il fatto che abbiano pubblicato on
    > line una bozza da dare in pasto ai pochi giuristi
    > specializzati della materia (come certamente è il
    > Prof. Lisi) è già un buon risultato. Quanto meno
    > non ci hanno messo di fronte a qualcosa di
    > intoccabile.
    > Speriamo che i rilievi di questo articolo vengano
    > presi dovutamemnte in considerazione (come mi
    > sembra sia già capitato in passato). Un caro
    > saluto a
    > tutti.

    Sei pagata da EDS eh.
    non+autenticato
  • di far partecipare dei giuristi preparati a queste riunioni e controriunioni che partoriscono poi questi risultati assurdi???
    Mah...
    Complimenti a Punto Informatico, come sempre è uno dei pochi giornali a far emergere queste problematiche!
    non+autenticato
  • Scrivo ancora giusto per precisare perchè non sono d'accordo con l'articolo 4 dove al comma 2 (della bozza di regole tecniche) si specifica che “limitatamente ai casi in cui la copia informatica non garantisca il mantenimento dell’imputabilità dei documenti è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale, il quale assiste al processo, verifica la conformità delle procedure utilizzate a quanto disposto dal presente decreto, redige verbale delle attività effettuate e appone il riferimento temporale e la firma digitale all’insieme dei documenti o all’insieme delle loro impronte". Il problema evidentemente si pone per quesi documenti analogici sottoscritti, quando il processo di digitazione degli stessi e di recupero della loro immagine fa perdere alla sottoscizione cartacea la fisicità (tridimensionalità) che garantisce la possibilità di verificarne la provenienza (ad un esperto calligrafico). Se nel processo di trasposizione si inserisce un notaio (pubblico ufficiale) questo non rende certamemnte più sicuro il processo (informatico) di recupero dell'immagine e il notaio potrebbe solo "certificare" che la copia immagine sia identica all'originale, ma di certo non può attribuire in modo certo quel documento all'autore della firma (se materialmente non ha partecipato alla sua formazione cartacea). Insomma, un documento cartaceo sottoscritto digitalizzato e autenticato da un notaio, in caso di disconoscimento della sottoscrizione, non aiuta certamente l'esperto calligrafico a riconoscere l'appartenenza (fisica) della firma apposta sullo stesso... o no? e qallora perchè servirsi per forza dei notai in questa fase??
    Cordiali saluti a tutti. Andrea Lisi
    non+autenticato
  • > e qallora perchè servirsi per forza dei notai
    > in questa
    > fase??

    perchè qualcuno dovrà pure pagare ville e barche e questi poveri notai....

    notaio=sanguisuga

    sarebbe ora di abolire questa casta, basta guardare all'estero sono pochissimi gli atti di cui c'è bisogno di un pubblico ufficiale.
    non+autenticato
  • per adesso ho sentito solo l'avv. lisi dire queste cose e con tale efficacia! bravo! Sorride
    non+autenticato
  • > notaio=sanguisuga

    sei troppo buono
    pensi che la sanguisuga non ti darebbe lo stesso
    problema a schiacciarla o bruciarla?
    non+autenticato
  • > problema
    ops non problema, volevo scrivere piacere e senso
    di sollievo
    non+autenticato