PI Guide/ Tracciare le email con WhoReadMe

I destinatari delle vostre email dicono di non aver ricevuto i messaggi? Vi sembra solo una scusa per non assumersi responsabilitÓ? Con un servizio di email tracking potrete ricevere una notifica appena il messaggio viene aperto

Anche se i servizi social come Facebook, Twitter o WhatsApp si stanno diffondendo sempre più, la posta elettronica rimane il principale strumento di comunicazione tra le persone. Tuttavia non è sempre facile capire la reazione del destinatario del messaggio. Per esempio, dopo averne spedito uno ad un cliente ci si aspetta che questi risponda. Se non lo fa è impossibile saperne il motivo: l'ha letta ma non ha risposto perché non era interessato o perché è finita nello spam? Approfittandone, come scusa di mancata risposta il cliente potrebbe dire che il messaggio non è mai arrivato. L'unico modo per verificare come stanno le cose, non incorrere in problemi e scaricare le responsabilità, è ottenere la conferma di lettura o il rapporto di consegna.

Il servizio online gratuito WhoReadMe si basa sull'inserimento nel codice HTML dell'email di un'immagine invisibile cui viene assegnato un ID univoco salvato nel server di WhoReadMe. Appena l'email viene aperta e visualizzata dal destinatario, l'immagine viene caricata dal server, allertando l'applicazione che invia la notifica al mittente. Occorre associare a WhoReadMe il proprio indirizzo di posta esistente, cosi da fornire il vero indirizzo cui rispondere, ma il messaggio va inviato dal sito. L'invio è illimitato e gratuito ma "costa" un credito. WhoReadMe mette a disposizione 20 crediti al giorno che vengono ricaricati il giorno successivo. Quanto alle notifiche è possibile riceverne 500 al giorno.

Colleghiamoci sul sito Whoreadme e Facciamo clic su Create free account. Nella pagina omonima compiliamo i campi seguendo i suggerimenti a video, digitiamo il Security Code e in fondo alla pagina clicchiamo su Create Account. Alla casella di posta indicata riceveremo l'email di attivazione. Clicchiamoci sul link in essa presente per confermare.

In questo modo il nostro account viene attivato e possiamo loggarci al sito. Nell'email vengono riportati anche i nostri dati di registrazione. Spostiamoci nella pagina Activate account dove viene confermata l'attivazione. Clicchiamo sul link del login, digitiamo username e password e poi clic su Sign in.


Passiamo al nostro account. Appare la scheda Compose. Possiamo inviare un'email di prova a whoreadme.test@gmail.com. In alternativa il servizio ci permette di inviare email tracciate direttamente dal nostro client di posta aggiungendo il suffisso .whoreadme.com all'indirizzo del destinatario.


Nella casella To digitiamo l'indirizzo del destinatario, poi l'oggetto e il corpo del messaggio, con eventuale allegato (massimo 8 MB). Possiamo aggiungere immagini e collegamenti. In basso nella finestra troviamo le opzioni: Track links permette di tracciare i clic del destinatario sui link da noi inviati.


Enable read receipt comunica al destinatario l'invio della conferma di lettura con un popup. Enable expiry mode imposta una data di scadenza per l'email, infine Send this mail later consente di inviarla in un secondo momento. Compilato il messaggio scegliamo le eventuali opzioni e premiamo Send.


L'applicazione ci comunica l'invio. Attendiamo qualche ora e controlliamo se in Tracking Reports sono arrivate notifiche di avvenuta lettura. Queste notifiche sono contrassegnate da un'icona diversa dalla ricevuta di invio. Il segno di spunta è più marcato e lo sfondo ha un colore giallo più carico.


In Outlook.com apriamo una notifica ricevuta da WhoReadMe. Oltre al nome del destinatario, vengono riportati data e ora di invio, noché di apertura, quindi l'indirizzo IP e la posizione geografica. Se però il destinatario è in Europa notiamo che la posizione manca a causa della protezione di Google.


Facendo clic su Click for more tracking information possiamo visualizzare ulteriori informazioni sul tracciamento relativo al destinatario dell'email. Appare la finestra WhoReadMe Tracking Email Report in cui vengono riportati la mappa con indicata (grosso modo) la posizione del destinatario.


In questa pagina WhoReadMe ci informa anche sull'ISP del destinatario, sull'esistenza o meno di un proxy e il suo IP, il tempo impiegato per la lettura dell'email, il browser e il sistema operativo utilizzati, e persino le condizioni meteo rilevate nel giorno dell'apertura (anche se non sempre ci azzecca).


Un altro servizio online gratuito di tracciamento della posta è BananaTag, che a differenza di WhoReadMe può essere usato per tracciare la ricezione di un massimo di cinque email al massimo con un account gratuito. Anche BananaTag permette di tenere traccia dei messaggi di posta elettronica e di ricevere una notifica non appena l'email inviata viene aperta e letta dal destinatario. Grazie alle estensioni disponibili, BananaTag funziona perfettamente su Gmail, Google Apps, Outlook.com e MS Outlook ma può comunque essere configurato con tutti gli altri client di posta, inclusi i dispositivi mobili come smartphone e tablet. Similmente a WhoReadme anche BananaTag fornisce un monitoraggio email che offre dati utili su ciò che accade alle email che si inviano.
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