Legittimi gli archivi digitali?

di Giorgio Rognetta (giorgiorognetta.it) - Le norme che consentono di sostituire gli archivi cartacei con database digitali di rilevanza giuridica equivalente non chiariscono alcuni dubbi sostanziali

Roma - La deliberazione CNIPA n. 11/2004 contiene le regole tecniche che dovrebbero consentire di sostituire gli archivi cartacei con archivi digitali dotati della stessa dignità giuridica; infatti, una delle novità della nuova deliberazione è quella di riferirsi costantemente alla "conservazione sostitutiva" anziché alla "conservazione digitale" disciplinata dalla precedente deliberazione AIPA n. 42/2001.

Nel disegno ispiratore delle nuove regole tecniche tale innovazione terminologica dovrebbe forse indurre i più timorosi a ritenere che, grazie anche alla esplicita qualificazione "sostitutiva" del processo di conservazione, sia possibile superare gli ostacoli sinora frapposti all'ammissibilità di una conservazione esclusivamente digitale dei documenti e, quindi, di una pacifica distruzione degli archivi cartacei.

Riteniamo, tuttavia, che aver puntato su una qualificazione "sostitutiva" del processo di conservazione, nell'ambito di mere regole tecniche, esponga a un grosso rischio.
Infatti, le regole tecniche in materia devono fondarsi su precisi presupposti normativi, contenuti nell'art. 6 del DPR 445/2000 (Testo Unico Documentazione Amministrativa). In particolare, il comma 1 di questo articolo prevede la possibilità di sostituire i documenti degli archivi tradizionali con la loro riproduzione su supporto ottico o comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; il comma 3, tuttavia, precisa che i limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al comma 1, cioè quelli che devono confluire negli archivi sostitutivi, debbano essere stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, non con regole tecniche dell'AIPA (ora CNIPA).

Le regole tecniche (AIPA o CNIPA), invece, sono previste solo dal comma 2 dell'art. 6 TUDA, che concerne la possibilità di soddisfare gli obblighi di conservazione dei documenti, ma senza riferimenti a quei limiti e a quelle modalità tecniche che dovrebbero prima essere disciplinati da un dPCM; quindi tali regole tecniche, in mancanza del suddetto dPCM, non dovrebbero consentire una completa soddisfazione delle esigenze sostitutive di conservazione.

La recente deliberazione CNIPA n. 11/2004 aggrava la lacuna normativa in materia perché, puntando sulla conservazione sostitutiva, invade uno spazio normativo che non le è esclusivamente proprio e, nello stesso tempo, sembra non contenere i riferimenti tecnici di sua competenza, cioè quelli previsti dal comma 2 dell'art. 6 TUDA (soddisfazione degli obblighi di conservazione su supporti ottici, anche a prescindere dalla facoltà sostitutiva).

Sarebbe stata preferibile, dunque, una maggiore cautela, mantenendo la qualificazione di "conservazione digitale", come quella prevista nella precedente deliberazione AIPA n. 42/2001, anziché quella "sostitutiva" di cui alla ultima deliberazione.

In conclusione, il legislatore italiano ha affermato, da un lato, il principio generale della conservazione sostitutiva dei documenti in archivi digitali ma, dall'altro lato, ha rimandato la disciplina speciale di taluni limiti e modalità tecniche dello stesso principio a un decreto che, però, non ha mai visto la luce: sino a quando ciò non avverrà, il sistema giuridico di conservazione documentale sarà sempre affetto da un'impotenza organica, e i tentativi emergenti da regolamentazioni di matrice esclusivamente tecnica potranno essere sospettati di illegittime invasioni di campo.

avv. Giorgio Rognetta
www.giorgiorognetta.it
10 Commenti alla Notizia Legittimi gli archivi digitali?
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  • di oggi fà veramente schifo ...
    e non durerà centinaia di anni come quella di Gutemberg
    ma già oggi e da buttare quella di trentanni fa ...

    forse e' meglio archiviare in digitale ...
    tanto tra trentanni tutto lo scibile umano ...
    starà su un Cd non più grande di un floppy

    1994 HD entry level 400 Mbyte

    2004 HD entry level 40 GigaByte

    2014 HD entry level 400 GigaByte ?

    non+autenticato

  • > 1994 HD entry level 400 Mbyte
    >
    > 2004 HD entry level 40 GigaByte
    >
    > 2014 HD entry level 400 GigaByte ?
    >
    Secondo la tua progressione dovrebbero essere 4 TB nel 2014Occhiolino
    Funz
    12995
  • La conservazione dei documenti sarà ibrida, un misto tra cartaceo e informatico. In ogni caso, allo stato dell'arte, la conservazione a lungo termine in ambiente digitale non è ancora sicura.
    Ci sono molti enti pubblici (università, comuni e regioni) che hanno inserito nel proprio regolamento quanto segue:
    "In attesa di nuove e specifiche direttive nazionali, nonché dell?emanazione di standard internazionali per la conservazione dei documenti su supporto non cartaceo che non pregiudichino la certezza del diritto e l?efficacia probatoria, è differito l?utilizzo delle tecnologie informatiche e dei supporti informatici per finalità di conservazione".
    Ad es. l'Università degli Studi di Padova (e molte altre), la Regione Autonoma della Sardegna e il Comune di Cento.
    Via libera alla gestione informatica, molte cautele invece per la conservazione. In ogni caso, prima di distruggere i documenti, come indica la stessa delibera CNIPA 11/2004 serve l'autorizzazione ministeriale (art. 21 del D.Lgvo 41/2004).
    Vi consiglio una visita al sito:
    www.interpares.org
    Cordialmente

            Gianni Penzo Doria
            Università degli Studi di Padova - Archivio Generale
            gianni.penzo@unipd.it
    non+autenticato
  • Questa è una scemenza molto pericolosa. Primo: possono sparire dei documenti durante la conversione. Va bene la conversione su supporto digitale, ma perché distruggere l'archivio cartaceo ? Secondo: esistono documenti di secoli anni fa e sono leggibili da qulsiasi vedente che sappia leggere. Siamo sicuri che i documenti digitali resisteranno a lungo ? DVD e CD registrati durano poco. Ho già buttato diversi dischi che si sono autodistrutti in 2-3 anni. E poi serve un lettore, il software, la conoscenza del formato... Chi ci dice che tra 5 anni qualcuno non rompe il sistema di chiavi crittografiche usate per la firma, rendendo di colpo non più verificabile l'autenticità di tutti i documenti ?
    Troppo insicuro. Teniamoci gli archivi su carta.
    non+autenticato
  • - Scritto da: Anonimo
    > Questa è una scemenza molto
    > pericolosa. Primo: possono sparire dei
    > documenti durante la conversione. Va bene la
    > conversione su supporto digitale, ma
    > perché distruggere l'archivio
    > cartaceo ? Secondo: esistono documenti di
    > secoli anni fa e sono leggibili da qulsiasi
    > vedente che sappia leggere. Siamo sicuri che
    > i documenti digitali resisteranno a lungo ?
    > DVD e CD registrati durano poco. Ho
    > già buttato diversi dischi che si
    > sono autodistrutti in 2-3 anni. E poi serve
    > un lettore, il software, la conoscenza del
    > formato... Chi ci dice che tra 5 anni
    > qualcuno non rompe il sistema di chiavi
    > crittografiche usate per la firma, rendendo
    > di colpo non più verificabile
    > l'autenticità di tutti i documenti ?
    > Troppo insicuro. Teniamoci gli archivi su
    > carta.

    Ti consiglio di aprire il seguente link e di leggere la relazione della conferenza Futurnet:
    http://www.attivissimo.net/int_conf/conferenze.htm
    La relazione discute della durata dei supporti digitali, dei formati dei file, delle tecnologie anticopia e delle leggi sul diritto d'autore. Non sono d'accordo con alcuni punti (es: durata dei CD-R), ma ritengo che la relazione meriti una lettura.
    non+autenticato
  • A questo punto che fare? Costituire immensi database o rimanere con la carta?
    non+autenticato
  • - Scritto da: Anonimo
    > A questo punto che fare? Costituire immensi
    > database o rimanere con la carta?

    La scelta e' tra immensi database e immensi archivi cartacei... sempre di immensita' si tratta poi cosa sia meglio... beh per la praticita' meglio i database, per la durata... per ora il cartaceo e' imbattibile, a meno di incidenti ovviamente, ai quali peraltro nemmeno i database elettronici sono indenni.

    ==================================
    Modificato dall'autore il 08/04/2004 9.53.41
  • archivi completamente elettronici.

    firma elettronica e regole sicure (dai su, copie di backup, nuova copia del documento quando il supporto non offre più garanzie, ecc ecc) sono sufficienti per evitare la perdita di dati

    poi, come per il cartaceo, non è necessario mantenere tutti i documenti per sempre (alcuni hanno scadenza di 3 e 5 anni)

    se vogliamo mantenere qualcosa su carta... proprio lo stretto necessario (la bibbia??)

    ciao
    non+autenticato
  • - Scritto da: Anonimo
    > archivi completamente elettronici.
    > firma elettronica e regole sicure (dai su,
    > copie di backup, nuova copia del documento
    > quando il supporto non offre più
    > garanzie, ecc ecc) sono sufficienti per
    > evitare la perdita di dati
    > poi, come per il cartaceo, non è
    > necessario mantenere tutti i documenti per
    > sempre (alcuni hanno scadenza di 3 e 5 anni)
    > se vogliamo mantenere qualcosa su carta...
    > proprio lo stretto necessario (la bibbia??)
    > ciao

    E poi cosa lasciamo poi ai posteri?
    E gli storici tra 1000 anni su quali documenti lavoreranno?

    Sorride Sorride Sorride)))
  • anche i libri sono stati riscritti...
    ma pensi che la bibbia l'abbia scritta Gesù??
    ma che discorsi...

    si fanno copie digitali... poi vai in fotocopisteria e le stampi:)

    non+autenticato