Speciale/ Office diventa System

Redmond (USA) – Microsoft ha dato il via alla seconda fase di beta testing di Office System, la prossima versione della sua ben nota suite per l’ufficio prima nota con il nome in codice di Office 11.

Office System, che rappresenta il successore dell’attuale Office XP e la cui uscita sul mercato è prevista per questa estate, comprende Office 2003, ossia il sottoinsieme più noto di applicativi per la produttività integrati nella suite di Microsoft: Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003, Office Outlook 2003, Office Access 2003.

Con il brand Office System, Microsoft si riferisce dunque all’insieme completo di server, applicazioni e servizi aziendali integrati nella prossima versione della propria suite: questi comprendono, oltre agli applicativi inclusi in Office 2003, i prodotti Office FrontPage 2003, Office InfoPath 2003, Office OneNote 2003, Office Publisher 2003, SharePoint Portal Server 2.0, Windows SharePoint Services, Office Project e Office Visio (questi ultimi due verranno integrati solo nella versione finale del prodotto).

Come si può notare, in questa operazione di rebranding Microsoft ha scelto di integrare il prefisso “Office” al nome delle singole applicazioni desktop che faranno parte della suite. L’obiettivo del colosso di Redmond è quello di presentare la prossima versione di Office non più come un insieme eterogeneo di applicativi, ma come una vera e propria piattaforma per la produttività capace, attraverso la tecnologia XML, di collegare gli utenti alle diverse fonti di informazione presenti nell’ambiente di lavoro, a tutti i processi di business necessari per portare a termine le attività, e alle altre persone con cui collaborare per completare progetti e prendere decisioni.

“Oggi la forza lavoro delle aziende è geograficamente dispersa e necessita di un migliore accesso alle informazioni e di più elevati livelli di produttività”, ha affermato Joe Eschbach, corporate vice president dell’Information Worker Product Marketing Group di Microsoft. “Le applicazioni di Microsoft Office System sono state sviluppate per rispondere a queste esigenze: proponendole per la prima volta in un unico set integrato, vogliamo offrire ai nostri clienti l’opportunità di sperimentare come l’implementazione di Microsoft Office System consenta di migliorare le comunicazioni e la collaborazione” nelle aziende.

Microsoft propone Office System come una soluzione all’attuale eterogeneità di formati e applicazioni che le aziende di ogni dimensione si trovano a dover gestire per archiviare, elaborare, consultare e condividere i propri dati.

“Le informazioni – spiega Microsoft – sono spesso memorizzate senza un formato comune all’interno di sistemi eterogenei (per esempio nel CRM, nel database e nei sistemi contabili), tanto che gli utilizzatori possono avere difficoltà ad accedervi o, qualora vi riescano, possono riceverle in un formato non adatto alle loro esigenze”.

Grazie ad una più vasta offerta di strumenti e applicativi dedicati alle aziende, tutti accomunati dal supporto allo standard XML, Microsoft sostiene che Office System consente lo scambio di qualunque tipo di dato attraverso sistemi, piattaforme e applicazioni eterogenee, semplificando l?accesso ai dati e il loro utilizzo. A questo contribuisce l’integrazione in Office di Windows SharePoint Services, un ambiente per la creazione di siti Web per la condivisione delle informazioni già alla base della Information Worker Infrastructure presente in Windows Server 2003, e di due applicativi completamente nuovi: OneNote e InfoPath.

OneNote, di cui si è parlato qui , è una sorta di taccuino digitale che stando a Microsoft permette agli utenti di prendere appunti, organizzarli e utilizzarli in un modo semplificato rispetto agli editor di testi precedenti: gli utenti di Tablet PC potranno poi acquisire note scritte a mano, immagini e diagrammi e condividerle con gli utenti di PC. OneNote ha un’interfaccia a schede che consente di creare e gestire più taccuini, per l’organizzazione e la ricerca delle informazioni.

InfoPath, conosciuto in precedenza con il nome in codice di XDocs , è invece uno strumento per razionalizzare il processo di raccolta delle informazioni mediante moduli dinamici basati su XML. InfoPath permette di creare form dinamici per acquisire informazioni che possono essere quindi utilizzate dai processi gestionali di settori diversi come i servizi o la produzione industriale, nonché da aree funzionali come le risorse umane o le vendite: questo può avvenire, secondo Microsoft, utilizzando XML come link fra i documenti desktop e i sistemi di back-end accessibili attraverso un browser Web, trasformando di fatto Office in una sorta di front-end verso gli applicativi di customer relationship management (CRM) e di enterprise resource planning (ERP).

“In Italia InfoPath potrà essere integrato da società specializzate nel software e nei servizi per la sanità. La divisione Pubblica Amministrazione e Sanità di Microsoft Italia sta già valutando questa possibilità con software house italiane e con enti pubblici come il Consiglio Nazionale delle Ricerche, per abilitare questi scenari di Sanità in rete anche nel nostro paese?, ha dichiarato Alessandro Adamo, responsabile marketing Pubblica Amministrazione e Sanità in Microsoft Italia.

Microsoft sostiene che InfoPath è strettamente integrato con le applicazioni di Office 2003 e con SharePoint Team Services, e permette agli utenti di raccogliere e condividere i dati con facilità sia nell’ambito di un medesimo workgroup, sia con colleghi e partner situati dall’altra parte del mondo.


Come si è detto, una delle maggiori novità di Office System è il suo ampio supporto allo standard XML. Un esempio è dato dalla nuova funzionalità denominata Smart document , che fornisce agli utenti contenuti specifici correlati ai documenti o ai fogli di calcolo su cui si lavora.

“Una persona che redige un report di spesa – spiega Microsoft – potrebbe per esempio aver bisogno di informazioni provenienti da diverse fonti, come un estratto conto online di una carta di credito, la bolletta del telefono cellulare o la policy aziendale per i rimborsi spese. Smart document rende disponibile tutte queste informazioni all?utente senza costringerlo a uscire da Office; consente inoltre l?inserimento di tali informazioni direttamente nel sistema back-end dell’azienda, creando un processo di business più efficiente”.

In Office System, Microsoft sembra voler puntare sulla collaborazione tra utenti attraverso una più stretta integrazione con SharePoint Team Services, soluzione che permette ai gruppi di collaborare, condividere documenti e comunicare attraverso il Web. La nuova funzione Area di lavoro documenti , che appare nel Riquadro attività dei documenti di Office consente per esempio a più persone di modificare contemporaneamente il medesimo documento, di ricevere in tempo reale avvisi riguardanti le modifiche effettuate, e collegarsi con gli altri utenti attraverso Windows Messenger.

La nuova versione del client di posta Outlook si avvantaggerà dei nuovi strumenti condivisi di collaborazione e di altri add-on tesi soprattutto a gestire grandi quantità di messaggi e aggredire anche la posta indesiderata con una serie di nuovi filtri antispam.

Per quanto riguarda gli sviluppatori, Microsoft prevede di rilasciare, più o meno in concomitanza con il rilascio di Office System, un insieme di strumenti per lo sviluppo, denominato Visual Studio Tools for Office, che avrà il compito di guidare gli sviluppatori di Office verso MS.NET passando per Visual Studio. Per maggiori dettagli è possibile leggere questo articolo .

Il nuovo Office System porterà poi con sé una nuova tecnologia per la gestione dei diritti, chiamata Information Rights Management (IRM), che rappresenta un sottoinsieme del Windows Rights Management Services integrato nell’imminente Windows 2003. IRM fornirà cinque diversi livelli di sicurezza attraverso cui l’utente potrà decidere chi potrà aprire e/o modificare e/o copiare determinati documenti o messaggi di posta elettronica. La critica più frequente mossa a questo nuovo sistema di DRM fa notare come gli utenti che non possiedono Office 2003 non saranno in grado di leggere i documenti protetti se non attraverso un reader gratuito (disponibile solo per Windows) che Microsoft pubblicherà sul proprio sito.

Microsoft sostiene che Office System offrirà ai propri partner maggiori opportunità per lo sviluppo di soluzioni personalizzate che, partendo dai servizi server di base già presenti nella prossima versione di Office, possano essere indirizzate verso specifici clienti o mercati.

Come si è visto qui , Office System si rivolgerà solo ad un sottoinsieme degli utenti di Microsoft: quelli in possesso di Windows 2000 (con SP3) o di Windows XP. Una scelta che ha fatto discutere visto che, secondo le stime fornite da alcuni analisti, oltre il 50% dell’attuale base di utenti di Windows non potrà migrare verso il nuovo Office se non aggiornando il proprio sistema operativo. Una politica, quella di Microsoft, che se da un lato potrebbe accelerare il processo di “rottamazione” delle vecchie versioni di Windows, dall’altro potrebbe però favorire le suite per l’ufficio concorrenti, come quelle di Sun, OpenOffice.org e Corel.

Proprio Sun e Corel si preparano alla nuova sfida con MS Office apportando gli ultimi ritocchi alle nuove versioni delle rispettive suite per l’ufficio.

Durante questa settimana Sun rilascerà la prima beta pubblica di StarOffice 6.1, una release che dovrebbe arrivare sul mercato all’inizio dell’autunno e portare con sé alcune nuove funzionalità indirizzate alle grandi aziende e agli utenti disabili. Le applicazioni che faranno parte di StarOffice 6.1 consentiranno agli utenti di salvare i documenti nel diffuso formato PDF (Portable Document Format) di Adobe.

Come noto, StarOffice si basa sul codice di OpenOffice.org, una suite open source completamente gratuita attualmente giunta alla versione 1.0.2.

Anticipando sia Microsoft che Sun, Corel rilascerà sul mercato la sua nuova suite per l’ufficio WordPerfect Office 11 ad aprile. WordPerfect Office è prima, per diffusione, fra le alternative a MS Office (che detiene una quota di mercato pari al 90%) ed è particolarmente apprezzata per l’interfaccia e le funzionalità ormai ampiamente collaudate. La nuova versione 11 supporterà in modo più ampio lo standard XML e consentirà per la prima volta di pubblicare i documenti in questo formato.

Sia la suite di Sun che quella di Corel vengono offerte a prezzi sensibilmente più contenuti di quelli di Office XP: se l’edizione standard di quest’ultimo costa infatti (in USA) 479$, le edizioni standard di WordPerfect Office 11 e di StarOffice 6.1 costeranno rispettivamente 300$ e 75$.

Fra le altre alternative a MS Office per Windows si possono poi citare SmartSuite 9.7 di IBM e 602Pro PC Suite di Software602, la cui versione standard è gratuita.