Non tutte le “@” sono uguali. Sebbene l’email sia sempre l’email, ci sono caselle che hanno funzionalità aggiuntive ed altre che si limitano a fornire un recapito per raccogliere posta o per inviarne altra. Sebbene sia stata data prematuramente per defunta troppe volte, infatti, l’email continua a godere di ottima salute grazie soprattutto ai molti addendum che sono stati sviluppati nel tempo, grazie a capienze sempre più ampie per conservare la posta ed a servizi “premium” che ne hanno evolute ulteriormente le potenzialità. La Business Mail di Aruba è l’ultima frontiera di questo percorso, punto di arrivo di una tecnologia che continua ad accompagnare le attività online anche e soprattutto in ambito professionale.
La sua vocazione è tutta nel suo nome: la “Business Mail” è infatti una casella di posta elettronica pensata specificatamente per aziende, professionisti e Partite Iva che dall’email pretendono qualcosa di più, per usi più evoluti. Il prezzo è minimo: 7 euro/anno+iva, un’inezia che riversa però tutta una serie di vantaggi per rendere l’email qualcosa di ben più potente ed affidabile.
Business Mail: cosa cambia
Per comprendere cosa Aruba abbia sviluppato per le proprie Business Mail è sufficiente un rapido excursus tra le varie potenzialità immaginate per questo tipo di servizio:
- Archivio di sicurezza
Poter mettere al sicuro le proprie email significa non perdere mai nulla di importante: un’email può infatti conservare tracce di una trattativa, gli estremi per un contratto, contatti importanti, informazioni essenziali. Il valore di una mail è intrinseco ai dati che custodisce, dunque poter evitare di smarrire qualcosa di prezioso è un valore irrinunciabile quando la destinazione di una casella di posta è di tipo professionale. Grazie ad una funzione di backup che arriva fino a 1GB (con accesso da webmail), è possibile fare propria questa sicurezza ed avere la certezza che nessuna email cancellata sia realmente fuori portata. Aggiungendo il servizio GigaMail o SpazioMail Illimitato alle proprie caselle, anche i limiti di capienza cadono e ci si trova così a disposizione un bacino di email di alto profilo, con massime garanzie per ogni preventivo, contratto, fattura o trattativa veicolati tramite questo canale. Inoltre, un dettaglio che solo in apparenza potrebbe essere considerato secondario: tutte le email che gravitano sui server Aruba sono conservate e gestite su datacenter italiani, senza mai varcare il confine, con una gestione dei dati che rimane sempre e comunque sotto le tutele del restrittivo regime regolatorio europeo. - Configurazione account esterni
Ad una sola webmail possono corrispondere fino a 4 differenti caselle di posta (anche esterne al solo servizio Aruba, se necessario). Questo consente di poter accedere a tutta la propria posta elettronica con un solo hub che funge da baricentro dell’intero proprio traffico email, senza dover effettuare più accessi ed avendo sempre piena visione di tutta la posta in entrata ed in uscita. Il focus è sull’efficienza, poiché quest’ultima è al centro delle ambizioni di un’attività business che voglia performare ai massimi livelli: tutto sott’occhio, sempre e comunque, con massimo controllo su ogni attività. - Multiutenza
Una casella business non è necessariamente legata ad una singola persona o un singolo professionista: può essere una casella di carattere generale “info@”, oppure riservata ad un singolo ufficio (ad esempio “ufficiopersonale@”), in ogni caso pensata per consentire accesso multiplo da più utenti. Grazie alla gestione multiutenza è possibile gestire i permessi per far sì che solo le persone autorizzate possano avervi accesso, pur se in parallelo e con pieno controllo centralizzato. - Uffici e sale riunioni
Se l’email è il baricentro dell’organizzazione di un team di lavoro, è altresì possibile sfruttare medesima piattaforma per consentire l’organizzazione di riunioni nelle varie sedi e nei vari uffici: l’interfaccia di una Business Mail diventa pertanto hub organizzativo con il quale prenotare le migliori location nell’orario desiderato, senza sovrapposizioni ed evitando mezzi meno consoni per decidere il chi, dove e quando di un meeting. - Risposta automatica differenziata
Se a scrivere è un cliente in cerca di assistenza, la risposta automatica potrebbe essere “prenderemo in carico la sua richiesta entro 24 ore”; se a scrivere è un collega, la risposta potrebbe essere invece “rientro alle 14, risponderò il prima possibile”. La casistica di partenza è la stessa (una email mentre non si è in postazione), ma le risultanze sono differenti in base alla provenienza della mail in entrata. La risposta automatica differenziata della Business Mail basata sul dominio del mittente, insomma, garantisce possibilità nuove iniettando valore aggiunto anche in questo piccolo fondamentale dettaglio dell’uso quotidiano dello strumento email. - Funzione BAM
Sempre più spesso è necessario aggiungere alla propria email anche allegati pesanti: un video, una immagine ad altissima definizione, un progetto CAD, un PDF per la stampa. I casi sono molti, ma troppo spesso le caselle di posta non consentono di allegare file oltre i pochi MB di volume. Grazie alla funzione BAM (Big Attachment Message) tutto ciò è invece possibile sulla Business Mail di Aruba, consentendo inoltre all’admin di calibrare perfettamente l’uso di questo servizio extra – definendo ad esempio la dimensione massima e centellinando gli utenti che possano farne uso. - Chat integrata
Un’email che va oltre l’email, ma che si configura anche come identità e canale di accesso per comunicazioni più immediate: la Business Mail di Aruba mette a disposizione anche una chat (abilitata opzionalmente quando utile) per quelle comunicazioni che prevedono immediatezza, non-urgenza di lettura e feedback rapido. - File storage
Storage oltre la mail, per offrire ai dati in arrivo anche uno spazio di archiviazione: la Business Mail prevede uno spazio di storage pari esattamente allo spazio previsto dalla casella. Partendo dalla base di 1GB, se si aggiunge il servizio GigaMail si ottengono 5+5 GB, mentre optando per SpazioMail Illimitato si sale a 50GB di massimale. - Calendari multipli
Stratificare più calendari su una sola agenda significa avere sempre a portata di mano tutti gli appuntamenti in ufficio, quelli di famiglia, quelli con i partner e altro ancora: ogni calendario è gestito e sincronizzato indipendentemente dagli altri, ma tutti ruotano attorno alla medesima casella di posta che funge da filo conduttore tra tutti gli appuntamenti. - Rubrica aziendale
Uno dei valori più importanti in azienda è la circolazione e la condivisione delle informazioni, a partire dai contatti che possono essere utili per l’espletamento del lavoro quotidiano. Clienti, partner, collaboratori, dipendenti, team esterni, filiali, fornitori: una rubrica aziendale condivisa è un valore aggiunto per una casella di posta di ispirazione business, poiché velocizza e rende più affidabili le comunicazioni tra le parti. - Calendario aziendale
Così come si può condividere una rubrica, si può condividere un calendario: questo permette di avere sempre aggiornati appuntamenti ed eventi di interesse comune e trasversale tra le varie funzioni, senza l’onere di aggiornare da sé un calendario che sarà invece sempre automaticamente sincronizzato. - Personalizzazione logo e colori
Per ottenere una brand identity maggiore ed una cornice grafica più accogliente, ecco che logo e colori personalizzati potranno distinguere le varie caselle di posta a partire dal colpo d’occhio dell’interfaccia: un accorgimento tanto banale quanto utile per evitare di cercare email nella repository sbagliata o di inviarne dall’indirizzo di posta non corretto, operando ogni giorno su interfacce che anche dal punto di vista grafico rimandano chiaramente e coerentemente al brand a cui si fa riferimento.
Il servizio Business Mail è già incluso all’interno di precisi pacchetti di hosting e Aruba, in particolare, lo inserisce nativamente sulle offerte WordPress Gestito Top e WooCommerce Gestito: laddove si opta per spazi professionali, anche l’email vuole essere all’altezza della sfida. La Business Mail vuole infatti offrire quel “plus” che distingue la gestione della casella da quelle più comuni disponibili sul mercato: tante piccole differenze che alzano il livello e portano l’email oltre il suo concept naturale, contaminando tutta una serie di servizi collaterali per diventare qualcosa di molto più strutturato e integrato nella vita aziendale.
In collaborazione con Aruba
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14 lug 2023