Automatizzare le spese aziendali è facile con Soldo

Le aziende sono obbligate a conservare i giustificativi cartacei per almeno dieci anni. Ma organizzare e conservare una grande quantità di documenti fiscali in formato cartaceo non è affatto semplice.

In presenza di precise caratteristiche, però, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da quelli informatici – lo ha chiarito l’Agenzia delle Entrate con la risoluzione N. 96/E del 2017 e la successiva risposta n. 388 del 2019 – laddove i file digitali sostitutivi conservino ‘le caratteristiche di immodificabilità, integrità e leggibilità, in funzione della successiva archiviazione’.)

Soldo ti permette di automatizzare i processi finanziari del tuo business, con carte di pagamento aziendali e una serie di funzionalità che ti aiutano a gestire le spese con semplici flussi di approvazione e rendicontarle tramite l’integrazione con il tuo sistema contabile.

Tra le varie funzionalità di Soldo troviamo infatti un servizio di Conservazione Sostitutiva integrato all’interno della piattaforma, che permette eliminare le ricevute cartacee e semplificare il processo di archiviazione e la rendicontazione mensile.

Come funziona

Una volta attivata la funzione “Conservazione Sostitutiva“, tutte le ricevute fotografate relative alle carte degli utenti e allegate sull’app Soldo verranno automaticamente archiviate.  Nel caso in cui fosse necessario recuperare i giustificativi, basterà accedere ai documenti archiviati attraverso il portale di Conservazione Sostitutiva, con le credenziali fornite da Soldo al momento dell’attivazione.

Grazia a questo processo di digitalizzazione, i documenti saranno accessibili al personale amministrativo, ovunque si trovi. Questo aiuterà il reparto amministrativo ad avere maggiore visibilità e controllo sulle finanze dell’azienda e i CFO a prendere decisioni più oculate nella distribuzione dei budget e nelle previsioni di spesa.

Digitalizzare l’amministrazione finanziaria aziendale attraverso una piattaforma di gestione delle spese integrata può davvero fare la differenza, per liberare dipendenti e il team finance dalle incombenze amministrative e concentrarsi maggiormente su attività più strategiche di scalata aziendale.

Secondo un’indagine quantitativa condotta da Coleman Parkes Research, l’entità delle perdite annuali di fatturato, dovute a controlli di spesa inadeguati, sia pari al 2%, circa 30 miliardi di euro soltanto in Italia. Un dato allarmante, che si unisce al fatto che quasi un imprenditore su due (49%) ha dichiarato di non avere certezza sull’effettivo ammontare del capitale circolante.