BeC: così l'IA può aiutarti a non sprofondare tra le email

Stai ragionando su un codice, ma arriva una notifica e ti distrai. Stai compilando un complicato report, ma ecco il suono di una notifica e ti distrai di nuovo. Stai scrivendo un testo importante, la tua mente stava vagando nelle profondità del ragionamento, ma ecco una nuova notifica ed il filo è di nuovo irrimediabilmente perduto. Il suono nell’orecchio, la vibrazione sul tavolo, la luce del display negli occhi: ci vuole un attimo per farsi rapire dalla nuova ennesima email in arrivo, buttando al macero la concentrazione in un istante. A fine giornata guardi le mail che ti hanno procurato tutto questo danno e la risultante è sconfortante: newsletter, in molti casi; spam, in alcuni; e poi avvisi di nessuna importanza, una lettura da affrontare senza alcuna fretta e molte altre quisquilie che hanno distrutto la tua continuità operativa anche oggi. Come ieri. Come sempre.

BeC è un’app che nasce per cancellare questo tipo di situazione. Una situazione sempre più comune, che in troppi si trovano a vivere senza neppure accorgersene più. L’accumularsi di posta elettronica sulla nostra casella, infatti, è una morsa che si stringe a poco a poco, fino a soffocarci sotto un cumulo di rumore di fondo nel quale non riusciamo più a distinguere le giuste priorità. La cosa sfocia sempre ed irrimediabilmente in due atteggiamenti contrapposti: da una parte chi abbandona la casella di posta rinunciando a mettervi ordine e perdendo così tutto ciò che di buono potrebbe arrivare; dall’altra chi ne resta schiavo, continuamente pungolato dalle notifiche ed impossibilitato a sfuggire al richiamo continuo della cartella “Posta in arrivo”, con tanto di ansia cumulativa sulle email non lette ancora da smaltire.

BeC app

Eppure la soluzione c’è. Non sta nell’ignorare tutto, né nel restare al giogo dell’Inbox, ma nella capacità di attribuire priorità. La soluzione è BeC e l’abbiamo voluta provare per toccare con mano l’idea di affidare ad una intelligenza artificiale il compito di mettere ordine laddove non vogliamo/possiamo più dedicare le ore della nostra giornata.

BeC, l’abbiamo provata

BeC è l’app sviluppata dall’italiana Ianustec per dare un senso nuovo al rumore di fondo che soffoca il nostro rapporto con le caselle di posta elettronica. L’email è diventata infatti un omni-contenitore sul quale far arrivare di tutto. Come a dire: facciamo arrivare lì, poi vedremo. Dietro quel “poi vedremo” si racchiude tutta l’ansia dell’accumulo, il timore di perdersi qualcosa di importante, il rischio di perdere rapidamente di mano la situazione.

L’abbiamo quindi provata e, prima di spiegarvi come è andata, ecco i riferimenti per il download:

Per capire davvero BeC occorre infatti provarla ed applicarla al proprio singolo caso personale, sperimentando così il proprio rapporto con l’algoritmo per sentirne il feeling e l’empatia naturale.

I primi 30 giorni sono gratuiti ed è questo un tempo più che sufficiente per portare BeC alla massima efficienza e capire cosa possa fare per te. Ianustec ne è convinta: “scommettiamo che non torni più indietro?”

BeC app

La nostra prova

Download, installazione, registrazione. Tutto quel che occorre fornire sono i riferimenti della casella di posta che si andrà a servire attraverso l’app. Una precisazione immediata è importante: BeC non legge, né archivia, la nostra posta elettronica. Semplicemente, ne analizza alcuni specifici parametri per fornire all’IA le informazioni necessarie per stabilire le priorità e restituirle all’utente. Privacy pienamente tutelata, insomma, e piena compatibilità con i principali provider di posta disponibili (da Gmail a Yahoo, passando per Libero, Aruba e molte altre ancora). A seguito di questa analisi l’app attribuisce un’etichetta alle singole email e l’utente, cambiando queste etichette, ha la possibilità di “insegnare” all’IA ciò che si attende dal suo servizio.

Un passaggio importante della configurazione iniziale è quello in cui occorre stabilire la scala delle priorità. Il consiglio è quello di non scegliere un numero troppo piccolo (3), perché la classificazione potrebbe essere più approssimativa ed il margine di errore iniziale non confacente alle aspettative; al tempo stesso anche un numero troppo alto (7 o più) potrebbe essere ambiguo, creando elementi dubbi di classificazione nella ricerca di un eccessivo affinamento. A nostro avviso una scala da 4-5 gradi di priorità può essere ideale, dopodiché occorrerà lasciar lavorare l’algoritmo e lo si dovrà accompagnare in questo rapido percorso. Ognuno potrà scegliere per sé quanti livelli avere e quanti di questi dovranno autorizzare l’invio della notifica, lasciando all’IA il compito di classificare la posta per creare un primo discrimine tra ciò che è utile e ciò che lo è meno.

I primi giorni sono quelli della conoscenza reciproca: BeC analizza la posta e la classifica sulla base di parametri standard propri, attribuendo priorità e dividendo il bene dal male in modo sufficientemente arbitrario. Successivamente l’affinamento si fa più spinto: BeC valuta le reazioni, considera le indicazioni ricevute e, in base al numero di email in entrata ed al numero di interventi da parte dell’utente, procede più o meno spedita verso la situazione di optimum nell’equilibrio di giudizio rispetto ai gusti del titolare della casella di posta.

BeC

Nel nostro caso, dopo circa 7-8 giorni il servizio si è rivelato per quel che è in grado di fare, ossia ridurre il numero delle notifiche allo stretto necessario, individuando nel mucchio quelle realmente necessitanti di una notifica immediata. Dopo 7-8 giorni, insomma, il numero delle notifiche si è ridotto dell’80% circa, lasciando che soltanto quelle di reale importanza potessero catturare il nostro tempo e la nostra attenzione. Durante questo tempo, inoltre, il confronto con l’app è stato formativo poiché impone una riflessione: quali sono le email che richiedono davvero la nostra immediata attenzione, tanto da sacrificare quello per cui si stava lavorando, tanto da costringerci a fermare tutto per andare subito a calmierare l’ansia del sapere cosa sta succedendo sull’Inbox? Maturata questa consapevolezza, e trasmessa adeguatamente all’IA attraverso la correzione delle sue scelte, ecco che l’algoritmo diventerà il nostro più importante alleato durante la giornata.

Scommettiamo che

Quanto vale il suo servizio? Alcune ricerche hanno dimostrato come creare una vera concentrazione richieda come minimo 10-15 minuti di silenzio e introspezione, mentre per perderla è questione di un attimo. Il nostro tempo è sempre più frammentato e questo implica la difficile condizione di dover lavorare costantemente in una condizione lontana da quella ottimale. La caduta delle nostre performance porta così a risultati inferiori alle aspettative, stress e progressiva incapacità di organizzare davvero al meglio il proprio tempo.

“Scommettiamo che non torni più indietro?“. BeC è la soluzione ideale nella misura in cui si comprende quanto un algoritmo ben addestrato possa esserci di supporto. In modo decisivo. Il suo valore sta nella connessione che si crea tra chi addestra l’algoritmo e l’algoritmo stesso, in quella mutua conoscenza che consente di individuare davvero, in modo progressivamente sempre più preciso, le mail utili e urgenti rispetto a quelle meno utili e di scarsa priorità.