Business continuity: incarichi, progetti, comunicazione

Dematerializzare un ufficio per consentire piena business continuity, per abilitare un efficiente smart working e per poter rispondere efficacemente alle cautele del distanziamento sociale? Facile a dirsi, ma troppo spesso le aziende approcciano il problema con una certa superficialità, trovandosi a disperdere tempo e risorse in troppi rivoli. Organizzare un ufficio diffuso, infatti, richiede essenzialmente di concentrarsi sulle caratteristiche dei propri strumenti di Project Management, quali:

• Comunicazione (dalle chat aziendali al calendario condiviso, passando per mail e gestione documentale);
• Incarichi e progetti (gestione di tempi e carichi di lavoro, pianificazioni visuali di progetto, gruppi di lavoro);
• CRM (preventivi, fatture, email marketing, servizio clienti, pagamenti);
• Contact center (social network, live chat, moduli di contatto);
• Siti Web (hosting, store online, domini).

Alla luce di questa struttura concettuale, Bitrix24 ha messo a punto una suite di strumenti che consente alle aziende di rispondere ad ognuna di queste esigenze per far leva su una singola piattaforma e avere una gestione distribuita dell’ufficio in modo pienamente integrato (e quindi con massima efficienza, massimo ordine, massima organizzazione). Ma cos’è Bitrix24?

Si tratta di una piattaforma di collaborazione online che racchiude un ampio arsenale di strumenti per il lavoro da remoto per un numero di utenti illimitati, tra cui: incarichi, gestione dei progetti, calendari personali e condivisi, eventi e promemoria, chat, videoconferenze, agenda online, gestione dei documenti, flusso attività, monitoraggio automatico del tempo, controllo scadenze, 5GB di archiviazione online gratuiti e tanto altro.

Disponibile su cloud e on-premise, sia su desktop che su mobile, con accesso gratuito alle funzioni di base per intuire quelle che possono essere le caratteristiche e le qualità dell’offerta.

L’integrazione delle varie componenti all’interno di quello che viene ad essere uno strumento unico, rappresenta il valore a cui l’azienda può attingere nel momento in cui si affida a Bitrix24: vediamone le caratteristiche nel dettaglio, poiché è solo declinando la propria realtà alle peculiarità dello strumento che si può immaginare ciò che sia possibile realizzare nella gestione remota degli elementi cardini dell’ufficio diffuso.

Business continuity secondo Bitrix24

Prima della pandemia il concetto di business continuity era più che altro legato alla necessità di garantire i flussi di lavoro aziendali di fronte a qualsiasi intoppo: i protocolli di disaster recovery erano tutti improntati a questo tipo di orizzonte. La pandemia ha aperto un nuovo fronte, evidenziando un vulnus nel modo di pensare l’azienda: l’ufficio non è più l’ombelico delle operazioni in virtù del fatto che il distanziamento sociale consiglia un approccio differente.

Ne abbiamo parlato con Dmitry Valyanov, Presidente e cofondatore di Bitrix24.

Come è cambiato il lavoro per i vostri clienti durante questi mesi di pandemia?

Stiamo vivendo un momento storico. Il mondo sta cambiando e così anche il mercato del lavoro. Sebbene sia ancora troppo presto per stabilire quali cambiamenti siano destinati a far parte della nuova normalità e quali siano solo temporanei, dobbiamo prepararci a un periodo di estrema incertezza. In tempi come questi, l’unica strategia competitiva è mantenere la massima flessibilità ed essere in grado di adattarsi ai cambiamenti che potrebbero verificarsi. Molte aziende si stanno affrettando a implementare e combinare vari strumenti per creare un ambiente in cui possono lavorare da casa come se fossero in ufficio, pensando di tornare allo stile di lavoro originale incentrato sull’ufficio una volta che la pandemia sarà finita. Tuttavia, ipotizzando la seconda ondata, la terza ondata e persino una nuova pandemia, sembra che l’installazione permanente del sistema di lavoro da remoto diventerà una tendenza generale, a vari livelli.

Cosa cercano in Bitrix24 i nuovi clienti? Di cosa hanno bisogno in modo particolare?

Sulla tendenza principale nelle aziende occidentali, vi è un rapido aumento delle richieste degli strumenti relativi alla comunicazione, collaborazione e gestione degli incarichi e progetti. A causa della pandemia, l’aumento del numero di utenti sta accelerando e a giugno 2020 più di 7 milioni di aziende hanno scelto Bitrix24 come una suite di strumenti indispensabili per l’organizzazione del lavoro da remoto.

Bitrix24 è una piattaforma di collaborazione rilasciata nel 2012 e pensata per le aziende di qualsiasi misura ed è molto apprezzata per il fatto che fornisca funzionalità considerate necessarie a un costo molto basso e su un’unica piattaforma, tra cui: strumenti di comunicazione e collaborazione, incarichi e progetti, CRM completo, contact center e siti web.

Oggigiorno Bitrix24 è molto più richiesta come la piattaforma di collaborazione online che racchiude un ampio arsenale di strumenti per il lavoro da remoto per un numero di utenti illimitati, tra cui: incarichi, gestione dei progetti, calendari personali e condivisi, eventi e promemoria, chat, videoconferenze, agenda online, gestione dei documenti, flusso attività, monitoraggio automatico del tempo, controllo scadenze, 5GB di archiviazione online gratuiti e tanto altro.

Bitrix24: gestione di incarichi e progetti

Elemento cardine della business continuity è la gestione remota di incarichi e progetti, poiché occorre supplire all’assenza della compresenza in un luogo fisico con strumenti in grado di consentire un’organizzazione efficace, senza ostacoli né rallentamenti. Per operare in vera “business continuity” i flussi di lavoro debbono scorrere in modo del tutto naturale: saranno ritmi e modalità inevitabilmente differenti, ma non per questo peggiorativi rispetto alla “normalità”.

Bitrix24 su questo punto concentra il cuore della propria offerta, sviluppando un pannello con una semplice gestione degli incarichi affinché il lavoro possa essere coordinato e monitorato in tempo reale e con continuità. Per ogni incarico sono previste un’agenda e una tempistica, nonché ruoli differenti che possono interagire per creare il task, collaborare, seguirlo o redistribuirlo nel tempo. Il singolo lavoro deve dunque poter essere pienamente irregimentato in un flusso complessivo di incarichi, affinché tutti possano sapere cosa debbono fare e su cosa si stiano impegnando gli altri elementi del team: il tutto è integrato in una piattaforma univoca che consente la gestione efficiente tanto degli incarichi che della forza lavoro interessata. Così facendo il team ha la possibilità di operare come un corpo unico anche a distanza, anche senza la compresenza spalla-a-spalla che spesso completa tutto ciò che una organizzazione imperfetta non è in grado di garantire.

Per ogni progetto è possibile inoltre stabilire una chiara pianificazione, permettendo anche la generazione semplificata di diagrammi di Gantt o l’accesso ad altri strumenti per avere un colpo d’occhio immediato sullo stato di avanzamento dei lavori. Se oltre 7 milioni di organizzazioni stanno già utilizzando Bitrix24, significa che si tratta di una piattaforma in grado di rispondere a qualsivoglia esigenza proprio in virtù della piena elasticità con cui ogni fase di lavoro può essere gestita.

Incarichi a un gruppo di lavoro

Gestire gli incarichi significa anzitutto gestire i tempi degli incarichi:

In questo diagramma di Gantt è chiaro come una semplice interfaccia sia in grado di esplicitare tanto i singoli incarichi, quanto la loro timeline: il team ha così piena consapevolezza non soltanto sugli incarichi attivi, ma anche sulle proprie scadenze e le interazioni tra le proprie missioni e quelle dei propri colleghi.

Una tabella Kanban contempla al contrario una pianificazione visuale del progetto da un punto di vista logico e sequenziale, potendo meglio interpretare la correlazione tra le fasi di lavoro al netto delle timeline indicate. Ciò permette al team di avere una visione di insieme sul proprio ruolo nelle fasi di progetto e realizzazione.

La gestione condivisa dei calendari consente invece di mettere eventi, riunioni e altri appuntamenti a fattor comune, gestendo questi aspetti a livello di team oltre che a livello di organizzazione personale. Il calendario condiviso è quel filo rosso che tiene assieme la squadra sincronizzando i momenti in cui la compresenza (magari in una videoriunione o in un incontro di persona) è fattore essenziale per portare avanti i lavori. Ma un calendario condiviso svela la sua utilità soprattutto quando è sincronizzato ad ogni altro aspetto dell’organizzazione degli incarichi e delle mansioni, così che si abbia una vera e propria timeline senza sovrapposizioni, senza colli di bottiglia e senza contraddizioni.