Cloud, digitalizzazione e processi HR: perché e come fare la scelta giusta

Massimizzare l’efficienza del personale e monitorare assenze, risultati raggiunti e step di crescita di ogni singolo collaboratore è fondamentale per rimanere competitivi sul mercato e per portare quell’empatia aziendale necessaria ad una crescita e soddisfazione personale.

Pensare di farlo senza utilizzare un software mirato è semplicemente impossibile.

In questo articolo cercheremo di capire come orientarci tra cloud, digitalizzazione e processi HR, perché e come fare la scelta giusta per soddisfare le proprie esigenze aziendali.

Le caratteristiche di base di un buon software per la digitalizzazione delle HR

La scelta chiave per avviare una buona digitalizzazione aziendale è la definizione dei processi e l’implementazione della giusta piattaforma software.

Le caratteristiche fondamentali che un prodotto di qualità deve avere sono:

• Flessibilità: per permetterti di modellare l’ecosistema digitale sulle specifiche esigenze delle HR della tua azienda;
• Personalizzazione: competenze, schede di valutazione, formazione, raggiungimento degli obiettivi e premi aziendali. Il percorso di ogni risorsa deve essere dinamico e di facile consultazione;
• Accessibilità self-service: il dipendente, grazie al software, deve poter gestire in autonomia la propria posizione rispetto a ferie, risoluzione delle anomalie, scadenze e tanto altro, al fine di alleggerire il lavoro degli HR manager e di tutta l’azienda;
• Statistiche e data analysis: capacità di fornire una reportistica completa fondata su un aggiornamento continuo dei dati.

Tutto questo senza dimenticare che una piattaforma che si propone di digitalizzare la maggior parte dei processi HR per sua natura verifica, archivia e smista una grande quantità di dati ogni giorno.

È quindi necessario, in fase di scelta, considerare anche l’infrastruttura Cloud utilizzata dal fornitore della piattaforma, valutando le certificazioni che mette a disposizione e la modalità di fornitura del servizio.

I vantaggi della scelta paperless

Digitalizzare le informazioni delle proprie HR preferendo il paperless alla classica archiviazione cartacea può impaurire in un primo momento, soprattutto, in relazione al timore che i documenti aziendali possano essere esposti ad attacchi informatici.

Su questo punto è bene fare due considerazioni.

La prima è che un archivio cartaceo è tutt’altro che sicuro.

Stando alle statistiche, ogni anno circa il 7% dei documenti aziendali archiviati in forma cartacea viene perso nel trasporto da un ufficio all’altro, rubato, smarrito e può deteriorarsi, tutti problemi che una buona digitalizzazione risolve una volta e per tutte.

La seconda è che l’avvento del Cloud ha aumentato drasticamente i livelli di sicurezza.

Sicurezza e risparmio. In una parola Cloud

Il trasferimento, la gestione, la condivisione e la conservazione dei dati in ambiente Cloud rappresentano un grande vantaggio in termini di sicurezza, e non solo.

L’utilizzo di una software suite nativa per il Cloud permette:

• Accesso alle informazioni in ogni momento e da ogni parte del mondo;
• Controllo di accesso ai dati ed alle funzionalità sulla base di livelli di autorizzazione personalizzati;
• Di demandare la gestione dell’intera infrastruttura, compresi gli aggiornamenti, al fornitore del servizio

Ma quanto è davvero importante l’efficienza dell’ambiente Cloud nella scelta di un software per le HR?

L’abbiamo chiesto a Tiziano Bertolotti, CEO di Peoplelink, azienda nata con l’obiettivo di portare una profonda innovazione tecnologica nel mondo della gestione delle risorse umane.

Quando un software per la gestione delle Risorse umane può davvero definirsi all’avanguardia?

“Una soluzione all’avanguardia non può prescindere dall’avere ‘la persona’ come punto centrale di riferimento, con lo scopo di risolvere non solo i problemi dell’ufficio delle Risorse Umane, ma anche e soprattutto quelli dei dipendenti”.

Quali sono le caratteristiche più importanti che una piattaforma di digital transformation, nel settore delle HR, deve avere?

Una soluzione che propone la digital trasformation nelle HR deve poter raccogliere, gestire ed elaborare i dati in tempo reale, offrendo un’usabilità ed un’ottima esperienza utente, semplificando tutti i processi interni ed esterni all’azienda. Inoltre, la piattaforma deve presentare caratteristiche di forte integrazione con l’ecosistema già in uso dal cliente, rispondendo in modo veloce ai cambiamenti organizzativi e dei modelli di business.

Qual è la visione di PeopleLink?

“Peoplelink sta già guardando al 2022, pianificando una road map per rispondere ai principali trend HR. Le persone saranno sempre il punto centrale, stiamo investiremo molte risorse per la realizzazione ed il miglioramento delle nostre Mobile App al fine di renderle sempre più utili nell’utilizzo quotidiano. Cercheremo di rendere la nostra piattaforma software quasi “telepatica” con i processi del cliente, potenzieremo le analytics e porremo una forte attenzione, già oggi molto alta, alla sostenibilità ambientale con una gestione sempre più paperless! La tecnologia deve essere utilizzata per semplificare e portare valore ma troppo spesso, purtroppo, rileviamo dal mercato soluzioni “standard” che introducono solo complessità nella gestione dei processi aziendali. Peoplelink è qui proprio per evitare queste problematiche e portare la vera innovazione”.

Risparmio di tempo e gestione dei costi

Finora non abbiamo ancora dedicato il necessario spazio a un fattore fondamentale che dovrebbe spingere ogni azienda ad orientarsi verso una trasformazione digitale quanto più completa possibile, soprattutto nell’ambito delle risorse umane: il risparmio di tempo e di costi.

La digitalizzazione consente all’azienda un primo risparmio già in fase di assunzione, automatizzando e semplificando i processi di onboarding.

La calendarizzazione condivisa e la registrazione sul timesheet delle attività aziendali è un altro tassello importante per tener traccia delle ore lavorate e per gestire la relativa ripartizione dei costi su commessa, che siano essere interne all’azienda o imputabili a clienti.

Grazie ad una reportistica dinamica e flessibile sull’andamento di ferie e permessi, straordinari, schede di valutazione, performance del singolo sarà possibile avere analisi aggregate subito consultabili e davvero a portata di click; operazioni che in regime cartaceo, invece, richiederebbero ore di lavoro e possibilità di calcoli errati.

Infine, anche la registrazione e la gestione delle Note spese può essere velocizzata e parzialmente automatizzata, grazie alla personalizzazione delle policy aziendali, ai controlli effettuati direttamente dal sistema, alla validazione on-demand ed al passaggio integrato verso i cedolini paghe.

Il tutto in piena mobilità, anche dal proprio smartphone.

HR a portata di App

Infatti, una parte delle risorse umane di ogni azienda opera e lavora in continua mobilità, oggi sempre di più.

La necessità di operare al di fuori delle classiche condizioni d’ufficio è ancora più impellente con la crescita esponenziale delle situazioni di smart working e lavoro da remoto che hanno caratterizzato l’ultimo biennio e che rappresentano una tendenza ben delineata del lavoro futuro.

Che tutto (o quasi) sia a portata di App è un’altra buona valutazione da fare nella scelta della piattaforma più adatta e all’avanguardia per ottimizzare al meglio le proprie HR.