Come Inviare e Condividere File di Grandi Dimensioni

Inviare file di grandi dimensioni può diventare un problema da non sottovalutare, visto che tutte le caselle di posta elettronica adottano dei limiti alle dimensioni dei file allegati. Se il file da inviare è particolarmente grande o se l’archivio compresso supera determinate dimensioni comparirà un messaggio d’errore durante l’invio dell’email e non sarà possibile condividerlo, lasciandoci quindi con questo problema da risolvere nell’immediato, ancor più se abbiamo delle scadenze da rispettare.

Per fortuna è possibile utilizzare dei sistemi alternativi per inviare file di grandi dimensioni, sfruttabili sia in ambito domestico sia in ambito aziendale. Nei capitoli che seguono è possibile conoscere come inviare file grandi dimensioni, utilizzando per lo scopo i servizi di cloud storage, servizi di trasferimento file e app di messagistica.

Limiti delle email

Come visto nell’introduzione, le caselle di posta elettronica impongono dei limiti alle dimensioni dei file. Di seguito è possibile scoprire quali sono i limiti dei principali provider di posta elettronica, così da sapere in anticipo quale valore non superare per poter inviare un documento o un file come allegato:

• Gmail: 25 MB
• Outlook (gratuito): 20 MB
• Outlook (Microsoft 365): 150 MB
• iCloud Mail: 20 MB
• Yahoo! Mail: 25 MB
• Libero Mail: 25 MB

Il limite per gli allegati è studiato per poter inviare file molto piccoli, con un limite massimo di 150 MB (disponibile su Outlook ma solo sottoscrivendo un abbonamento a Microsoft 365). Per inviare file di grandi dimensioni non può essere utilizzato un semplice allegato di posta; il file in questione dovrà essere convertito in un link di condivisione, sfruttando per lo scopo uno spazio di cloud storage che conserverà il file per il tempo necessario.

 

Inviare File di Grandi Dimensioni con il Cloud

Il cloud storage è uno spazio virtuale accessibile tramite connessione Internet. Esso si comporta come un vero e proprio disco fisso virtuale accessibile da qualsiasi dispositivo e su cui è possibile salvare qualsiasi tipo di file. Uno dei punto di forza del cloud storage è la possibilità di condividere velocemente file e foto immagazzinati al suo interno, fornendo all’utente un link di condivisione pronto all’uso.

I vantaggi di questa soluzione sono evidenti: limite di dimensione decisamente più elevato (basato sulla massima capacità dello spazio di cloud storage), accessibilità dei link globale, opzioni di collaborazione e sistemi di cifratura elevati, che permettono di proteggere il file condiviso da occhi indiscreti, utilizzando per lo scopo i link privati (link accessibili solo a determinati utenti e/o protetti da password).

Il link di condivisione può essere inserito in qualsiasi email, senza occupare spazio per gli allegati. Nella stessa email possono essere inseriti più link, facilitando quindi la condivisione di più file di grandi dimensioni.

 

Principali servizi di Cloud

Per i file di grandi dimensioni è possibile quindi utilizzare uno dei servizi cloud elencati nei seguenti capitoli, che superano agilmente i limiti imposti dai provider di posta elettronica e permettono di condividere velocemente video, foto, raccolta di foto, una serie di documenti o degli archivi compressi.

1. pCloud

pCloud è un servizio cloud affidabile e sicuro, grazie all’utilizzo delle tecnologie più avanzate di crittografia e a server posizionati in Europa. Offre 10 GB di spazio gratuito, utilizzabili da subito iscrivendosi al servizio con l’email o utilizzando uno degli account rapidi (Google, Apple o Facebook).

Per condividere un file di grandi dimensioni si può utilizzare la funzione “Link condivisi”. Essa permette di creare dei link per qualsiasi file salvato sul cloud, pronto da inserire in un messaggio di posta. Chiunque abbia accesso al link sarà in grado di scaricare subito il file, anche senza un account pCloud. I link possono essere protetti con una password e si può impostare su di essi una data di scadenza.

Oltre alla condivisione di file di grandi dimensioni, pCloud è un servizio che risolve diversi problemi, come per esempio liberare lo spazio su Mac e la pulizia della memoria dei dispositivi.

Altro vantaggio di questo provider è la presenza di abbonamenti a vita: gli utenti interessanti a uno spazio cloud di maggiori dimensioni possono scegliere il piano da 199€ una tantum per 500 GB oppure il piano da 399€ una tantum per 2 TB.

 

2. Internxt

Internxt può essere utilizzato come sistema di condivisione sicuro e affidabile per qualsiasi tipo di file. La natura open source del progetto e la presenza di una piattaforma zero-knowledge (crittografia end-to-end) permette di immagazzinare e di condividere file privati nel massimo rispetto della privacy.

Internxt offre 1 GB di spazio gratuito e permette di creare rapidamente sia link di condivisione pubblici (accessibili a chiunque) sia dei link con restrizioni (solo gli utenti autorizzati potranno vedere o scaricare il file). Il sistema di invito integrato all’interno del sito e delle app renderà il processo di condivisione molto semplice.

Questo provider fornisce abbonamenti da 9,20€ all’anno per 200 GB, mentre chi cerca molto più spazio per i propri file può puntare sull’abbonamento da 60€ all’anno per 10 TB.

 

3. Dropbox

Dropbox resta ancora oggi uno dei servizi più utilizzati per conservare file online e per inviare file di grandi dimensioni. Questo servizio offre una cartella configurabile per la sincronizzazione su PC e sui dispositivi mobili e, con la semplice pressione di un tasto, crea dei link di condivisione.

Questi link sono utilizzabili sia verso altri clienti Dropbox (colleghi o persone che lavorano sullo stesso file o cartella) sia verso utenti pubblici, che potranno così scaricare i file superando i limiti delle caselle di posta elettronica. L’unico vero limite sono i 2 GB di spazio gratuito, che possono essere aumentati solo sottoscrivendo un abbonamento.

Dropbox Plus permette infatti di portare lo spazio cloud a 2 TB e di inviare singoli file fino a 50 GB al prezzo di 9,99€ al mese.

 

Come funziona la condivisione su Cloud

Per condividere un file troppo grande per una email è necessario prima di tutto caricare il suddetto su un cloud storage e successivamente creare un link di condivisione. Nel caso di pCloud la procedura può essere effettuata direttamente online o dall’app installata sul dispositivo, effettuando l’accesso e trascinando o caricando il file in questione sullo spazio cloud o in una cartella creata per l’occasione.

Una volta caricato il file è sufficiente fare clic destro su di esso, premere su “Copia link di download” e attendere la creazione del link. Una volta creato verrà salvato subito negli appunti e sarà possibile inserirlo nel corpo del messaggio di posta elettronica che si vuole inviare.

La procedura è leggermente diversa in base al servizio cloud scelto, ma il funzionamento è il medesimo: si crea un link pubblico ed esso è subito accessibile a chiunque riceva il messaggio di posta elettronica. Nelle opzioni è possibile anche scegliere una password di condivisione, così da proteggere i file sensibili e i documenti che non devono essere visti da terzi.

 

Altri metodi per trasferire file pesanti

Oltre al cloud storage esistono altri metodi efficaci per inviare e condividere file pesanti. Vale la pena conoscerli tutti, così da poter scegliere di volta in volta come inviare file di grandi dimensioni gratis, senza riempire lo spazio di cloud storage personale.

1. Servizi di trasferimento file

I servizi di trasferimenti file sono dei siti web che permettono di caricare i file online e di fornire subito un link di condivisione. Funzionano come dei magazzini temporanei e, a detta di tutti i provider, i file vengono definitivamente cancellati dopo un determinato periodo di tempo.

Tra i migliori servizi di questo tipo è possibile provare WeTransfer. Esso permette di inviare file di grandi dimensioni gratis fino a 2 GB senza la necessità di un account, creando direttamente l’email con il file che si è deciso di caricare e indicando i destinatari (fino a 3 indirizzi email). I link creati con questo servizio scadono dopo 3 giorni. Pagando 10€ al mese è possibile inviare e ricevere file fino a 200 GB, impostare una password, cambiare data di scadenza o conservarli perennemente nel cloud storage dedicato di 1 TB.

Un servizio alternativo simile al precedente è Filemail. Esso offre la possibilità di inviare file di grandi dimensioni fino a 5 GB, anche in questo caso senza registrare un account. Il sito permette di compilare direttamente l’email e di indicare i destinatari del file, oltre alla possibilità di creare un link di condivisione classico. Pagando 12€ al mese è possibile inviare file fino a 250 GB, conservarli in un cloud da 1 TB, utilizzare i download più veloci (UDP) e automatizzare l’invio dei file.

2. App di messaggistica

Un altro metodo interessante per inviare file di grandi dimensioni gratis prevede l’utilizzo delle app di messaggistica più famose come Telegram e WhatsApp. Queste app infatti non sono solo utili per inviare messaggi e immagini agli amici e ai parenti, ma funzionano come dei veri cloud storage e permettono di condividere file grandi senza dover creare nessun link di condivisione.

Telegram è la scelta migliore per inviare i file, offrendo la possibilità di caricare in una chat fino a 2 GB per singolo file. Non c’è un limite di spazio globale ed è possibile usare anche la chat personale come “magazzino di file” privato, senza dover condividere nulla. Gli utenti Telegram Premium raddoppiano il limite di invio per il singolo file, portando il limite a 4 GB. Questo vantaggio è offerto al costo di 5,99€ al mese.

WhatsApp è l’app di messaggistica più diffusa al mondo e prevede anch’essa un limite di 2 GB per singolo file condiviso nelle chat o nei gruppi. Attualmente non è possibile incrementare le dimensioni per i file da inviare, ma nulla vieta di fornire un link di condivisione creato con uno dei metodi visti in precedenza.

 

Consigli di condivisione

Prima di condividere un file di grandi dimensioni con il cloud storage o con altri metodi vale la pena tenere in considerazione i seguenti consigli.

• Proteggere i file condivisi: se il servizio scelto lo consente aggiungete sempre una password al link di condivisione o fornite l’accesso al file o alla cartella a un utente fidato, così da impedire la diffusione di informazioni sensibili o documenti riservati.
• Considerare la velocità di connessione: quando si carica un file sul sito online o su un cloud storage viene utilizzato l’upload della nostra linea Internet attuale. Se la connessione è troppo lenta potrebbero volerci minuti o ore per caricare un singolo file, rendendo l’operazione decisamente scomoda da eseguire su linee diverse dalle FTTH (le uniche abbastanza veloci sia in upload che in download).
• Ottimizzare i file: se la connessione è troppo lenta o il file è davvero molto grande (5 GB o superiori) vale la pena dividere il file in tanti “pezzi”, condividendo un pezzo alla volta tramite cloud e lasciando al destinatario il compito di riunire i pezzi e ottenere il file finale. Questa operazione (chiamata split file) è effettuabile con una qualsiasi applicazione di compressione, come per esempio WinRAR, 7-Zip o WinZip.

 

Riepilogo

Inviare un file di grandi dimensioni tramite email potrebbe non rivelarsi la scelta giusta, visti i limiti imposti dai server di posta per evitare il traffico eccessivo. Se il file da inviare supera i 25 MB conviene utilizzare da subito un servizio di cloud storage come pCloud, caricando il file online e creando al volo un link di condivisione, da inserire successivamente nel corpo del messaggio di posta elettronica.

Se il contatto a cui spedire il file ha WhatsApp o Telegram si può prendere in considerazione l’invio tramite app di messaggistica, ma è necessario tenere in considerazione anche l’aspetto privacy. Per i file che contengono informazioni sensibili o documenti privati è preferibile usare fin da subito un servizio con supporto alla crittografia end-to-end e che permetta di aggiungere una password al link di condivisione.

Domande frequenti su come inviare e condividere file di grandi dimensioni

Come inviare file oltre i 2 GB gratis?

Per inviare file che superano i 2GB di dimensioni è possibile puntare fin da subito sui servizi di cloud storage. Con questi si possono inviare file molto più grandi, ottenendo un link di condivisione da inviare al destinatario tramite posta elettronica o tramite messaggio istantaneo.

Come inviare email che superano i 25 MB?

Se un file supera di poco le dimensioni massime per un allegato di posta elettronica si può rimediare velocemente inviando il file tramite WhatsApp o Telegram o caricando il file su pCloud o servizi di cloud storage simili. Su file così piccoli il caricamento sarà sempre abbastanza veloce anche utilizzando una linea Internet poco performante.

Come ridurre le dimensioni di un allegato mail?

Un file troppo grande può essere ridotto di dimensioni utilizzando un’app di compressione come WinRAR, 7-Zip o WinZip. Queste applicazioni forniscono la funzione split file, permettendo così di creare tanti file da 25 MB e consentendo così di allegare una moltitudine di file nella stessa email. Sarà compito del destinatario riunire i file per ottenere quello originale.