Se si lavora in un ambiente professionale, è probabile che si trascorra buona parte della propria giornata a scrivere email… Che si tratti di comunicare con i colleghi, i clienti o i partner, l’invio di e-mail è essenziale per costruire, e soprattutto mantenere, relazioni proficue. Ed è qui che entra in gioco ChatGPT. Il chatbot AI, infatti, può aiutare a scrivere non solo e-mail più efficaci e incisive, ma anche in meno tempo. Il che, non guasta assolutamente.
Come promemoria, ChatGPT è un sistema di intelligenza artificiale sviluppato da OpenAI, che utilizza modelli di linguaggio naturale per generare testo. Il sistema è stato addestrato su una grande quantità di dati testuali e non solo, consentendogli di produrre testi molto simili a quelli che scriverebbe un qualunque essere umano.
Perché usare ChatGPT per scrivere e-mail di lavoro
ChatGPT può essere impiegato in diversi modi. Ad esempio, si può utilizzare per generare idee per frasi o paragrafi da includere nelle proprie e-mail, o anche per scrivere e-mail complete.
Se si vuole usare ChatGPT per generare idee per frasi o paragrafi, basta semplicemente digitare l’inizio di una frase o di un paragrafo nell’interfaccia di ChatGPT e lasciare che il sistema generi il resto del testo in autonomia. È possibile quindi utilizzare queste idee per scrivere l’e-mail.
Se invece, si desidera usare il chatbot AI di OpenAI per scrivere e-mail complete, si può iniziare inserendo l’oggetto dell’e-mail nell’interfaccia di ChatGPT. Il sistema genererà un’email completa da personalizzare in base alle proprie esigenze.
Sebbene ChatGPT possa essere uno strumento utile per scrivere e-mail professionali, è importante adottarlo in modo strategico. In altre parole, non bisogna affidarsi esclusivamente al chatbot per scrivere tutte le proprie e-mail. È importante usare il proprio giudizio e la propria esperienza per determinare ciò che funziona meglio per la propria azienda e per i propri clienti.
Inoltre, vale la pena ricordare che ChatGPT non è perfetto, tutt’altro… Nonostante sia in grado di generare testi molto simile a quelli scritti dagli esseri umani, a volte può incappare in errori grossolani. Tutti i modelli AI, infatti, possono soffrire di allucinazioni. È quindi importante rileggere attentamente tutto ciò che si scrive con l’aiuto di ChatGPT, per assicurarvi che sia adatto al proprio contesto aziendale.
Come usare ChatGPT per scrivere email professionali impeccabili
Per capire meglio come utilizzare ChatGPT per scrivere e-mail professionali, ecco come procedere:
1. Accedere a ChatGPT
Fare l’accesso a ChatGPT dal PC con il proprio browser o dispositivo preferito. Se non si ha ancora un account, basta registrarsi per iniziare (è gratuito).
2. Fornire il contesto per dare un tocco più personale
Per consentire a ChatGPT di generare testi pertinenti al contesto ed allo stile personale dell’utente, è importante fornire alcune informazioni di base che permettano di inquadrare meglio l’obiettivo e il tono della comunicazione. Ad esempio, è possibile inserire nel prompt indicazioni quali: “Devo scrivere un’e-mail a [destinatario] su [argomento]. Il tono dovrebbe essere [formale/casuale/amichevole]. Puoi aiutarmi a scriverla?“.
Questo tipo di richiesta consente a ChatGPT di ottenere risultati qualitativamente migliori, più vicini alle proprie necessità e al proprio modo di esprimersi. Ovviamente il testo prodotto richiede sempre una revisione umana, ma di certo snellisce il processo.
3. Scrivere l’incipit perfetto
Per un inizio efficace e accattivante, può essere utile richiedere a ChatGPT di proporre diverse opzioni tra cui scegliere quella più appropriata. Ad esempio, si può utilizzare questo prompt: “Puoi fornire 3 possibili frasi di apertura per questa e-mail?“. In questo modo, il chatbot potrà generare un ventaglio di alternative stilistiche da valutare.
Questa strategia consente di iniziare la comunicazione in modo incisivo. Avendo a disposizione più varianti, è possibile optare per quella che appare più adatta, migliorando l’impatto complessivo della comunicazione sin dalle prime battute.
4. Scrivere una chiusura convincente
L’inizio e la fine sono fasi delicate, chi scrive lo sa bene. Per una chiusura altrettanto incisiva, ecco il prompt da dare in pasto a ChatGPT: “Puoi suggerire 3 possibili frasi di chiusura per questa e-mail, che incoraggino una risposta da parte del destinatario?“. Il chatbot genererà più opzioni, con lo scopo di suscitare un feedback o una reazione da parte di chi riceve il messaggio.
Questo approccio permette di terminare la comunicazione nel modo più adeguato per incoraggiare un riscontro positivo da parte del lettore.
5. Rifinire e personalizzate
Infine, è importante fare in modo che il messaggio rifletta il proprio stile personale di comunicazione. Ecco un esempio di prompt per ChatGPT: “Utilizzando [la frase di apertura scelta] e ]la frase di chiusura scelta], scrivi un’e-mail completa di richiesta di ferie. Assicurati che il tono sia [professionale, amichevole, formale] e che trasmetta le caratteristiche volute [entusiasmo, sicurezza, rispetto].
ChatGPT per scrivere e-mail di vendita a freddo
Per assicurarsi che l’e-mail a freddo non sia solo una goccia nell’oceano, ecco un prompt efficace: “Scrivi un’e-mail concisa e personalizzata che evidenzi come la nostra soluzione [citare soluzione] affronti una sfida specifica [cita una sfida comune nel loro settore] che il destinatario probabilmente dovrà affrontare. Includi una domanda alla fine per incoraggiare il dialogo“.
Questo tipo di prompt può aiutare a scrivere un’e-mail che si distingua dal rumore di fondo. Una comunicazione mirata e rilevante per il destinatario aumenta le probabilità di instaurare un rapporto proficuo e duraturo con il potenziale cliente.
ChatGPT per inviare un’e-mail di prospezione
La prospezione è come la ricerca dell’oro: si setaccia una grande quantità di materiale per trovare le pepite che offrono opportunità. L’e-mail deve colpire il potenziale cliente in modo personale. Ecco il prompt per ChatGPT: “Genera un’e-mail che presenti la nostra soluzione aziendale [descrivere brevemente la soluzione], evidenziando come essa abbia aiutato aziende simili [citare un caso di studio o una statistica] nel loro settore di attività”. Concludi con una CTA che offra un breve incontro o una telefonata per discutere le loro esigenze specifiche“.
Una richiesta di questo tipo incoraggia un approccio personalizzato e incentrato sui vantaggi che può suscitare l’interesse dei potenziali clienti.
Usare ChatGPT per scrivere e-mail di lavoro con giudizio
ChatGPT è uno strumento utile per scrivere e-mail professionali, ma non deve essere concepito come una soluzione rapida e indolore. È importante adattare sempre il testo generato all’azienda e al destinatario e combinare l’uso dell’intelligenza artificiale con il proprio buon senso, per garantire che il messaggio sia chiaro, professionale ed efficace.
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14 ott 2024