Come trasformare Copilot su Word in un partner di scrittura

Chi scrive per lavoro, inevitabilmente, ha un rapporto di amore e odio con la scrittura. Da un lato, è fantastico poter dare vita alle proprie idee e trasformarle in parole. Dall’altro, trovarsi davanti a una pagina bianca può mettere un’ansia tremenda. Ma Copilot su Microsoft Word può diventare un alleato prezioso, soprattutto in caso di sindrome da pagina bianca.

Copilot su Word per scrivere, revisionare e analizzare contenuti

Copilot può aiutare a trasformare gli spunti in bozze complete, revisionare i testi, ma anche analizzare e ottimizzare i documenti esistenti. Naturalmente, per accedere a Copilot su Word, è necessario un piano Microsoft 365 Copilot.

1. Dalla pagina bianca alla bozza completa

Copilot sa come sbloccare la creatività quando ci si trova davanti a un documento vuoto. Basta cliccare sull’icona di Copilot sul margine sinistro e aprire la finestra “Bozza con Copilot“. Qui si può scrivere un prompt semplice o una richiesta più articolata, e lasciare che l’AI faccia tutto il resto. Ma Copilot non si limita a generare testo dal nulla.

Se si ha un testo già scritto, si può usare il pulsante “Ispirami” per far sì che l’assistente continui a scrivere basandosi sul contenuto esistente. È una funzione interessante, soprattutto nei momenti di esitazione o quando la creatività è temporaneamente fuori uso…

Una volta che Copilot ha generato del testo, si ha il pieno controllo su come utilizzarlo. Si può accettare, scartare o chiedere una nuova versione. È possibile navigare tra i suggerimenti usando le frecce, o cambiando il prompt iniziale se si vuole un approccio diverso. E per migliorare il tono o lo stile della risposta, basta aggiungere ulteriori istruzioni nella casella di composizione.

2. Riscrivere e migliorare i testi

E se capita di aver buttato giù qualcosa e si vuole semplicemente migliorare? Niente paura: Copilot sa come trasformare una prima bozza in un capolavoro. Basta selezionare il testo, cliccare sull’icona di Copilot e scegliere “Riscrivi automaticamente“. In un attimo, l’assistente proporrà diverse opzioni di riscrittura tra cui scegliere.

Se non si trova subito la versione perfetta, non è un problema: si può cliccare su “Rigenera” per ottenere nuove proposte, o aggiungere istruzioni più specifiche per indirizzare Copilot. Alla fine, basterà usare le frecce per navigare tra le varie versioni e scegliere quella che convince di più.

3. Trasformare il testo in tabelle e grafici

Copilot non è solo un mago delle parole: sa anche trasformare il testo in formati più visivi e accattivanti. Prendiamo le tabelle, per esempio. Se si ha una lista di informazioni nel documento, si può selezionare, cliccare su Copilot e scegliere “Visualizza come tabella“. E voilà, l’elenco si trasforma in una bella tabella ordinata.

Per migliorare il risultato, come sempre, basta inserire istruzioni più dettagliate nella casella di composizione, come aggiungere una colonna vuota o scambiare righe e colonne. Copilot eseguirà le richieste alla lettera, permettendo di ottenere esattamente la tabella che si ha in mente.

3. Analizzare e riassumere documenti

Ma questo strumento sa fare molto di più che generare e migliorare i testi. Ad esempio, si può chiedere di analizzare e sintetizzare i documenti, per capire subito il succo del discorso.

Immaginiamo di avere tra le mani un report di 50 pagine e di dover estrapolare i punti chiave per una presentazione. Invece di perdere ore a leggere e rileggere, si può chiedere a Copilot di fare il lavoro al posto nostro. Basta inserire un prompt come “Riassumi questo documento” o “Questo testo contiene una call to action efficace?“, l’assistente analizzerà il contenuto e fornirà una risposta sintetica. Da notare: Copilot permette anche visualizzare i riferimenti con le citazioni da cui ha tratto le informazioni nel documento.

Copilot può generare anche idee, tabelle o elenchi che da copiare e incollare nel proprio documento. E se si ha una domanda specifica a cui il testo non risponde direttamente, si può provare a chiedere all’assistente. Se l’informazione non è presente, Copilot proverà a generare un nuovo contenuto per approfondire l’argomento.

Cosa può fare Copilot su Word?

Si vogliono esplorare tutte le potenzialità di Copilot? Semplicissimo: basta andare nella scheda “Home” di Word, cliccare sull’icona dedicata e si aprirà il pannello con tutti gli strumenti a disposizione. Qui si trova anche la casella di composizione, dove si possono inserire i prompt e le istruzioni. E se si è a corto di idee, c’è anche l’opzione “Visualizza prompt” che apre una galleria di suggerimenti su come sfruttare al meglio questo strumento.

L’aspetto più interessante di Copilot è che si può interagire con lui in modo naturale. Di volta in volta, si possono affinare le richieste per ottenere esattamente ciò che si vuole. A ogni prompt, l’assistente passa di nuovo in rassegna il documento e genera una nuova risposta, ricavando le informazioni chiave o trasformando il testo a proprio piacimento. Basta fornire più contesto e dettagli per ottenere risultati sempre migliori.

I limiti di Copilot (e come aggirarli)

Certo, anche Copilot ha i suoi limiti. Per i riassunti può gestire al massimo circa 80.000 parole. Se il testo è più lungo, bisogna suddividerlo in più parti e chiedere la sintesi di ogni blocco.

Il limite più grande di Copilot (ma è in buona compagnia), è che a volte può generare contenuti non accurati o inventati di sana pianta. È il famoso fenomeno dell’allucinazione, che spinge i modelli AI a produrre affermazioni plausibili ma completamente false.

Ecco perché è fondamentale passare al setaccio i contenuti generati dall’AI prima di utilizzarli, soprattutto se si tratta di documenti importanti o testi che richiedono una precisione assoluta. L’assistente può accelerare enormemente il lavoro, ma non può sostituire il proprio giudizio e la propria competenza.

Nonostante questi limiti, Copilot può dare una gran bella mano. Invece di partire da zero e arrancare per mettere insieme una bozza decente, si può contare su una sorta di coautore. Ci vuole un po’ per abituarsi a questo modo di lavorare. All’inizio, inserire continuamente prompt e istruzioni può sembrare una perdita di tempo. Ma dopo poco, ci si rende conto che il tempo risparmiato nella fase di stesura e rielaborazione è decisamente superiore a quello investito inizialmente.

Copilot non è per forza una minaccia per chi scrive, può essere anche un’opportunità. È chiaro che non bisogna affidarsi ciecamente ai suoi output. Va utilizzato come uno strumento di supporto, quando si ha bisogno di spunti e suggerimenti. Come tutti gli strumenti di scrittura AI, anche Copilot non può (e non deve) essere un surrogato della nostra creatività.