Documenti informatici, le proposte di ANORC

ANORC ha portato all’attenzione della commissione competente un documento di modifica al nuovo testo contenente la “Proposta di regole tecniche relative ai processi di formazione e conservazione dei documenti informatici” (elaborata in seno alla Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione, la quale ha operato in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l’innovazione tecnologica, prevista dall’art. 18 del Codice dall’Amministrazione Digitale).

In merito a tale documento pubblicato sul sito del Ministero www.funzionepubblica.it , ANORC ha espresso considerazioni finalizzate a migliorare la proposta e a semplificare gli adempimenti degli operatori del settore e responsabili della conservazione digitale dei documenti nel rispetto del vigente quadro normativo.

Il testo contenente le nuove regole è acquisibile online sul sito dell’Associazione.

ANORC, in particolare, ha invitato chi di competenza a prestare maggiore attenzione su alcune definizioni e concetti che, se non dovessero essere modificati, rischierebbero di paralizzare molti processi di dematerializzazione documentale. Si ricordano, tra gli altri suggerimenti indicati, l’invito a:

– modificare la definizione di “originali analogici non unici” in i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria per legge o per obbligo contrattuale la conservazione, anche se in possesso di terzi . In questo modo basterebbe ottenere il consenso dal destinatario di un documento che si impegna contrattualmente/convenzionalmente ad assicurarne la corretta conservazione per determinare la “non unicità” di quel documento. In pratica, si potrebbero mandare in conservazione molti documenti la cui non unicità risulta non chiaramente definita, quali ad esempio, i contratti in genere, gli ordini di forniture di beni e servizi, le dichiarazioni di consenso al trattamento dei dati personali, ecc
– specificare come la memorizzazione dell’immagine del documento da portare in conservazione digitale non debba necessariamente transitare dalla scansione del documento analogico, nella ipotesi in cui il soggetto abbia già a disposizione la copia informatica del documento stesso (ipotesi, questa, che accade di frequente). È il caso del Responsabile della conservazione che abbia già a sua disposizione il formato immagine del documento da conservare (quale, ad esempio, un.pdf frutto di una “stampa virtuale” del documento). È, infatti, essenziale che il sistema di conservazione garantisca solo la conformità degli elementi previsti dall’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale.
– limitare ai soli casi previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale la presenza del pubblico ufficiale a chiusura del processo di conservazione
– fare molta attenzione nello sviluppo (seppur facoltativo) di sistemi di accreditamento del ruolo dei responsabili della conservazione.

“La presentazione del documento di lavoro – spiega l’Associazione – ha costituito l’occasione per pubblicare il nuovo sito web dell’Associazione ( www.anorc.it ), dedicato alle tematiche della conservazione digitale dei documenti e alla fatturazione elettronica”.