Chi lavora parecchio con gli indirizzi email e con la posta elettronica sa quanto sia difficile avere sempre la rubrica in ordine. A volte, infatti, ci si ritrova con email doppie oppure con indirizzi scorretti dal punto di vista sintattico o non più validi. Soprattutto per chi invia molte comunicazioni al giorno ad un gruppo di utenti o per chi fa email marketing, queste situazioni sono davvero un ostacolo. Esiste però un metodo per ovviare a questi problemi. Si chiama Scan Mail Checker. Il software è fornito in modalità shareware. L’unica limitazione, però, è costituita da una nag screen di ingresso che richiede la registrazione ogni volta che si avvia il programma. Scan Mail Checker è capace di eliminare i contatti doppi, verificare la sintassi degli indirizzi memorizzati, verificare che il dominio dell’indirizzo sia valido e comprovare l’esistenza dell’account sul mail server corrispondente.
L’installazione dell’applicativo, così come l’uso d’altronde, è davvero semplice, a tal punto che il setup si conclude con quattro clic su Next , uno su Install e un altro su Finish . Al termine compare la schermata del programma, con la richiesta di registrazione.
Qui, possiamo proseguire cliccando su Remind me later . Così compare la finestra di avvio dell’applicativo.
Per iniziare ad usare Scan Mail Checker, dobbiamo dapprima importare la lista degli indirizzi email. Cliccare quindi su Import e da qui si capisce che il programma è in grado di estrapolare dati di posta elettronica da file formato testo (TXT), da CSV, da fogli di calcolo Excel o OpenOffice, da file Access, ma anche da database. Clicchiamo quindi sul formato nel quale sono salvati i file origine contenenti gli indirizzi di interesse. Molto interessanti sono le funzionalità di importazione da Access e da Database.
Nel primo caso, infatti, possiamo indicare il file contenente il database di interesse, specificare eventuali dati di login per l’accesso alla base di dati, selezionare una specifica tabella ed effettuare un test di connessione con il comando a link Test Connection .
Allo stesso modo, l’accesso a database permette di scegliere il driver ODBC fra quelli già disponibili (dBASE, Excel o MS Access) oppure di configurare manualmente la connessione, cliccando sul pulsante + e accedendo alla finestra di Amministrazione origine dati ODBC del sistema operativo. Anche in questo caso, comunque, possiamo selezionare una tabella dal menù a tendina Table e testare la connessione con Test Connection .
Nel caso in cui utilizzassimo un file Excel o OpenOffice o un documento TXT o CSV, una procedura guidata permetterà di scegliere il carattere tabulatore e la colonna in cui sono contenuti gli indirizzi email, in modo da estrapolare solo tali informazioni.
Al termine della fase di importazione, clicchiamo su Check emails per dare avvio alle operazioni di verifica degli indirizzi. Se l’operazione dovesse iniziare a protrarsi nel tempo oltre un certo limite, si può terminare l’analisi cliccando su Stop . Successivamente all’analisi, vengono evidenziati con una spunta verde gli indirizzi validi, mentre con una croce rossa sono indicati gli indirizzi non esistenti, non validi nella forma sintattica o replicati.
A questo punto, facciamo clic su Clear List e dal menù che compare scegliere Clear Bad . Rimarranno solamente gli indirizzi validi, che possono nuovamente essere esportati in formato TXT, attraverso il comando Export . La procedura di pulizia della lista con Clear List non è obbligatoria, purché in fase di esportazione si scelga Export good emails .
Infine, cliccando sul pannello Report in basso a sinistra, possiamo visualizzare un grafico a torta che riporta in formato statistico i risultati ottenuti dall’analisi.
Scan Mail Checker, quindi, aiuta a tenere ordinata la rubrica dei contatti email anche quando questa assume dimensioni spropositate. La versione completa è, come si è già detto, a pagamento e ha un costo di 49 dollari per licenza annuale.