E-mail scritta dall'intelligenza artificiale: vantaggi e svantaggi

21Le E-mail rappresentano il principale mezzo di comunicazione nel mondo del lavoro ma la loro stesura può risultare spesso complessa. Ci si trova di fronte all’incertezza di cosa scrivere e come rispondere, cercando di mantenere un tono professionale ma non troppo formale, dove la difficoltà varia anche in base al ruolo ricoperto. Per questo motivo, almeno una volta nella vita, ogni lavoratore cerca una scorciatoia per scrivere un’eccellente e-mail senza sforzo. Questa necessità si traduce spesso nella scelta di sfruttare l’intelligenza artificiale per la stesura delle e-mail. Ma quali sono le conseguenze a lungo termine di questa scelta? Ecco i vantaggi e gli svantaggi di un’e-mail scritta dall’intelligenza artificiale.

E-mail e intelligenza artificiale

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale per ottenere una e-mail è una scelta certamente pratica e semplice. Esistono numerosi strumenti che lo consentono, come il noto ChatGPT, Copilot Gemini e molti altri, dove basta inserire un prompt che guida l’AI nella scrittura di un’email da zero o nella modifica di una già esistente. Questa è sicuramente una comodità dove in un click, il gioco è fatto. Ma quali sono gli svantaggi?

Quando si utilizza l’AI, spesso non ci si preoccupa troppo delle conseguenze. Di fatto, la praticità di ottenere il testo di un’email in pochi secondi sembra prevalere su tutto il resto. In tutto questo però, sì ci sono i vantaggi, ma non sono da meno gli svantaggi, importanti da analizzare e da tenere in considerazione per avere un quadro più completo quando si usa l’intelligenza artificiale. Ecco quali sono gli svantaggi delle e-mail scritte dall’intelligenza artificiale:

• Output troppo generico o errato: Le email possono risultare leggibili ma palesemente innaturali, vaghe e poco precise.
• Tempo di sperimentazione: Inserire una richiesta spesso non basta, è necessario familiarizzare con lo strumento AI in uso, tentare e sperimentare più volte prima di ottenere un output specifico.
• Tempo più lungo del previsto: Tra i test con lo strumento, l’inserimento di tutti i dettagli del prompt iniziale, la revisione della versione AI, l’aggiunta di altri dettagli o la modifica da solo e la rilettura, il processo a volte richiede più tempo rispetto alla scrittura da zero.
• Bassa originalità e personalizzazione: Le email generate dall’IA possono mancare di originalità e personalizzazione.

In sostanza, qualunque sia lo scopo e gli strumenti AI utilizzati, è sempre importante controllare il contenuto generato dall’AI prima di premere “Invia”. Inoltre, l’uso quotidiano dell’AI per scrivere email può portare, con il tempo, all’incapacità di muoversi in autonomia senza contemplare questi strumenti. Sicuramente, usati saltuariamente, possono essere un notevole supporto e inoltre un uso sporadico piuttosto che quotidiano fa emergere maggiormente i vantaggi.

I vantaggi di un E-mail scritta dall’AI

Se pur “Non è tutto oro quel che luccica” scrivere email con l’AI porta sicuramente dei vantaggi, soprattutto in situazioni in cui è necessario redigere email complesse o che devono seguire un formato specifico. Se impiegata in modo appropriato, l’intelligenza artificiale e i vari strumenti correlati possono migliorare e accelerare le attività quotidiane, come l’invio di email, specialmente se si è consapevoli di cosa richiedere inserendo un prompt efficace. Inoltre, nello specifico, i vantaggi di email scritta dall’AI riguardano sia l’aspetto tecnico che pratico.

Iniziando dalla possibilità di cambiare il tono in base al destinatario e al contesto, partendo magari da una bozza personale. Ad esempio, si potrebbe cercare un tono più formale per un contatto professionale, sia partendo da zero che modificando un testo esistente.

Inoltre, è di grande aiuto anche la possibilità di utilizzare l’intelligenza artificiale per aggiungere qualche dettaglio all’email e renderla meno formale, o ottenere piccole modifiche per un’email simile ma non identica da inviare a più contatti. L’AI in questo caso è un supporto da non sottovalutare perché modificare il tono delle email, soprattutto se sono lunghe o includono vari dettagli, può richiedere molto tempo. Strutturare un’email con un tono diverso con l’AI riduce le tempistiche di realizzazione, evitando di sprecare tempo prezioso sul lavoro e fuori il lavoro.

Il supporto dell’AI quando la risposta di un’E-mail è solo “Sì”

I vantaggi e gli svantaggi di scrivere un’email con l’intelligenza artificiale sono molteplici, ma c’è qualcosa che va oltre la semplice visione dell’AI e dell’email. Si tratta di una vera e propria evoluzione nella comunicazione, che potrebbe ridurre anche quel blocco davanti a risposte “difficili”. Quante volte capita di trovarsi di fronte a delle email dove la risposta potrebbe essere un semplice sì o no, o addirittura basterebbe non rispondere? Prima dell’AI, seppur banale, è un problema che almeno una volta nella vita, o una volta al giorno, capita a tutti. Cosa fare? Ore e ore a pensare a cosa dire e come rispondere, ma oggi ci pensa l’AI e i problemi si azzerano alla velocità della luce, o dell’AI.

L’AI permette di personalizzare un’email o anche trovare una risposta quando non la si ha. Di fato, l’AI è un tuttofare e risponde a qualsiasi richiesta, correndo in supporto anche per richieste particolare come creare una e-mail interessante, che vada oltre il sì, evitando così di perdere troppo tempo a scrivere e-mail con informazioni superflue. L’AI si occupa quindi di quella parte più noiosa durante lo scambio di email.

Attenzione però, una velocità e una perfezione che può diventare un’ossessione, proprio uno dei rovesci della medaglia dell’uso dei strumenti AI sempre e comunque, dove si diventa incapaci anche di rispondere all’email senza contemplare ChatGPT o altri. Certamente, gli strumenti di intelligenza artificiale sono incredibilmente utili per fare chiarezza tra le proprie idee, persino per trovare un oggetto efficace, ma l’uso va ponderato.

L’evoluzione AI e l’uso consapevole

In conclusione, si può affermare che l’evoluzione dell’intelligenza artificiale è utile e interessante e che gli strumenti come il noto ChatGPT, se utilizzati in maniera consapevole, possono rivelarsi molto utili. Però, è fondamentale non dimenticare di personalizzare tutto ciò che l’AI genera e di mantenere sempre attive la proprie capacità. In poche parole l’AI è uno strumento potente, ma non deve mai sostituire completamente l’ingegno e la creatività umana.