Ogni job description sulla faccia della terra ha una cosa in comune: ha sottointeso la frase “e dovrai usare Excel tutto il giorno“. Chi lavora ormai lo sa e lo accetta: bisogna passare ore e ore su Excel per estrarre le informazioni che ci interessano. Ma bisogna davvero? La risposta è no, almeno secondo Alex Lanaro, Coach Excel presso Skill Hackers. Ma andiamo con ordine e chiediamoci prima: cos’è un Excel “usa e getta”?
Cos’è un Excel “usa e getta”?
Prendiamo come esempio Paolo, uno degli ultimi studenti di Alex. Paolo ha 54 anni, fa il Controller, lavora in una media azienda da circa 7 anni e il suo venerdì è sempre uguale: deve presentare il report prodotti.
Il processo è sempre lo stesso: scarica i dati di vendita dal gestionale, cerca nella mail i report che gli hanno mandato i fornitori, li scarica e copia tutto in un unico file. Tempo richiesto: circa 1 ora. Poi pulisce i dati, integra i dati mancanti, cancella righe che si sa sono sbagliate, chiama i fornitori per farsi mandare i dati mancanti, e se tutto fila liscio arriva ad avere un dataset decente per l’ora di pranzo. Dopodiché crea le tabelle pivot necessarie, le formatta come da standard, fa un ultimo controllo di non aver fatto errori e invia. Se è fortunato finisce poco prima delle 17, archivia il file e riparte da zero la settimana dopo.
Questo è un processo di Excel “usa e getta”, e si può fare di meglio.
Come creare file Excel “riciclabili”?
La risposta è in una parola: PowerQuery.
Power Query è un tool di ETL (Elaborate, Transform and Load) che permette di connettere tra loro varie fonti di dati, effettuare pulizia e trasformazioni sui dati e caricarli poi in Excel. Power Query è una funzionalità costruita all’interno di Excel per connettere Excel con altre fonti di dati come gestionali, database in cloud e altri file Excel o CSV. Insomma, si può far convergere più fonti di dati in una stessa tabella, automatizzando quelli che sarebbero una marea di task manuali. Non solo si possono portare i dati dentro al file Excel, ma si possono anche trasformare e combinare, lasciando alla fantasia il limite di quel che si può fare. Usando le parole di Alex: “È l’antidoto al copia-incolla”.
Power Query ha una curva di apprendimento abbastanza veloce, ma richiede una fase di allenamento per automatizzare completamente un processo. Il gioco però vale la candela: infatti si può ridurre un processo da 8 ore al semplice tempo di un click.
È un must, insomma, per chiunque lavora con Excel tutti i giorni.
E come è andata la nostro Paolo?
Paolo ha stravolto completamente i suoi venerdì! Il suo file ora si connette direttamente al gestionale estraendo sia i dati di vendita che le anagrafiche, combinandoli in modo da avere tutte le informazioni che gli servono. Scarica poi i file dei fornitori che mette tutti in una cartella, connessa anch’essa al file Excel tramite Power Query.Tutte le trasformazioni sono già state impostate in PowerQuery, per cui clicca “Aggiorna”, aspetta 2 minuti, e il gioco è fatto.
Paolo può ora mandare il report alle 9.30 e andare a bersi un caffè.
Per chi è utile Excel Power Query?
Power Query è utile per chiunque usi Excel regolarmente, ma è specialmente utile per chi lavora in ambito manifatturiero o di distribuzione, dove ci sono molti processi ed è necessario analizzare periodicamente i dati. I controller e i responsabili produzione infatti sono coloro che hanno più risparmio benefici da PowerQuery, risparmiando anche 2 o 3 intere giornate lavorative a settimana.
La possibilità di connettersi contemporaneamente a più fonti di dati infatti consente di combinare automaticamente il gestionale, i file Excel su OneDrive, e trasformarli e combinarli a piacimento, rimpiazzando copia-incolla, CERCA.VERT, e macro in VBA.
E se voglio saperne di più?
Skill Hackers è una società di formazione specializzata in Excel e Power BI, è Microsoft Learning Partner® e ha già aiutato più di 50 aziende ad automatizzare i propri processi.
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In collaborazione con Skill Hackers
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14 giu 2023