Fattura elettronica con Invoice Buddy: il tempo è denaro

Il tempo dovrebbe essere denaro, ma a volte qualcosa si frappone nella dinamica di conversione e per molte aziende trasformare il lavoro in guadagno non è semplice come potrebbe e dovrebbe essere. Sulla base di questa constatazione, Invoice Buddy ha messo a punto un sistema gestionale per la fatturazione in cloud che, facendo leva sulla semplicità del proprio approccio, promette di regalare alle aziende due risorse estremamente preziose e scarse: sia il tempo che il denaro.

Invoice Buddy: riprenditi il tuo tempo

Il progetto Invoice Buddy nasce come esigenza interna di una piccola azienda di sviluppo software che ha voluto iniziare a maturare un sistema più preciso e puntuale di rendicontazione del lavoro eseguito. La semplicità della soluzione trovata (fin dal 2009) ha portato ad una evoluzione del progetto fino ad aprirne le porte anche ad altre aziende e trasformando quindi il tutto in una soluzione in cloud per qualsiasi PMI senza la necessità di ricorrere a medesima soluzione.

Come riappropriarsi di tempo e denaro

Ne abbiamo parlato con Federico Miotti, CEO di Invoice Buddy, il quale mette la gestione del tempo al centro dell’offerta del gruppo e ne spiega il significato in modo molto chiaro:

Secondo le nostre analisi, in tutte le aziende c’è un quantitativo di lavori, occupanti dal 5 al 10% del tempo complessivo, che va perduto tra le maglie della rendicontazione. Si tratta di lavori dimenticati, di tempo che non viene tracciato e che, benché teoricamente da riportare in una qualche fattura, viene perduto per la strada e con esso il denaro in cui avrebbe dovuto essere convertito. Invoice Buddy non solo consente di tener traccia dei lavori compiuti, ma permette di avere anche maggior consapevolezza degli stessi e di gestire in modo più ordinato, affidabile e preciso la fatturazione finale.

Il servizio prevede una formulazione ideale per le piccole aziende di servizi, nelle quali proprio il fattore “tempo” è al centro del rapporto con il cliente. Si tratta di agenzie di marketing o di comunicazione, studi legali, consulenti, ma anche giardinieri, elettricisti o artigiani che seguono lavori basati su tariffe orarie e che nel marasma dei lavori e nel quantitativo dei cantieri rischiano di perdersi per strada ore di lavoro destinate a smarrirsi prima di arrivare in fattura. Un altro ambito fortemente interessato è quello di fisiatri, fisioterapisti, psicologi e altri professionisti che basano il proprio lavoro su servizi orari e che spesso fatturano al termine di un ciclo di cura con la necessità di verificare tutti gli appuntamenti per evitare di perdere per strada ore di servizio già erogate.

Invoice Buddy spiegato da Federico Miotti

“Nelle piccole aziende, il fattore tempo è cruciale: abbiamo sviluppato Invoice Buddy con l’obiettivo di rendere tutto sempre estremamente semplice e veloce, per fare in modo che ci si possa concentrare sul proprio lavoro invece che sul meccanismo di rendicontazione e fatturazione“, spiega Miotti: “le fatture possono essere realizzate in 3 click e questo va a tutto vantaggio di attività che non possono permettersi di perdere tempo“. Subentra chiaro un concetto di lotta all’entropia: Invoice Buddy riduce l’onere della computazione, facilita la compilazione automatica della fattura, semplifica la gestione dei lavori “a forfait” rispetto a quelli da fatturare e permette così di raggiungere l’obiettivo con i minori oneri possibili in termini di impegno di compilazione.

Abbiamo quindi approfondito il funzionamento di Invoice Buddy proprio attraverso la spiegazione del CEO Federico Miotti:

Da dove nasce l’idea di Invoice Buddy?

Invoice Buddy nasce da un’esigenza: è stato sviluppato da chi aveva bisogno di un servizio simile ed è stato pertanto pensato per rispondere a pragmatiche necessità quotidiane legate alla computazione dei lavori ed alla loro successiva fatturazione.

Quali sono le caratteristiche principali che definiscono Invoice Buddy?

Anzitutto è possibile creare una anagrafica dei propri clienti che consente di velocizzare la compilazione dei dati con la clientela già registrata. Inoltre è disponibile la funzione “Timesheet” che permette di inserire le attività compiute, potendo così avere una computazione puntuale e capillare del tempo e dell’impegno riversati nei singoli lavori: ciò permette di fatturare quanto effettivamente lavorato, senza tralasciare nulla e senza perdite di denaro dovute alla semplice inefficienza nel registrare quanto realizzato. Si tratta di una funzione particolarmente importante ad esempio per gli studi di consulenza, dove il lavoro viene misurato in ore e dove la somma di più interventi potrebbe eccedere rispetto a quanto inserito in preventivo (rischiando di portare in fatture un costo sottostimato). Tali interventi possono essere indicati come “fatturabile” o “non fatturabile” a seconda del fatto che l’intervento specifico debba o meno entrare in fattura in base agli accordi intrapresi con il cliente. Come si vede tutto è quindi declinato ad una semplice fruibilità nell’attività lavorativa quotidiana, contemplando quei bisogni e quelle eccezioni che preventivi e fatture determinano ogni singolo giorno.

Altra funzione importante è relativa alla registrazione dei pagamenti, creando in automatico un vero e proprio scadenziario che permette di tenere tutto sotto osservazione nel tempo. Semplici ricerche sull’interfaccia online consentono di filtrare i dati inseriti ed ottenere informazioni aggiuntive basate sullo storico: il semplice confronto tra lavori fatturabili e lavori fatturati consente di vagliare eventuali computazioni ancora da fatturare e la disamina dei pagamenti incassati consente di capire quali siano i clienti ed i lavori in arretrato.

La registrazione dei dati consente dunque di ottenere informazioni statistiche oltre alla mera computazione di lavori e pagamenti?

Invoice Buddy diventa una preziosa fonte di informazioni proprio grazie ai dati storici inseriti. Consente ad esempio di portare avanti una gestione automatica dei solleciti, oltre che fornire analisi puntuali sui buoni e sui cattivi pagatori. Inoltre consente di valutare le differenze tra fattura e preventivo, nonché di scandagliare l’andamento del fatturato rispetto alle annate precedenti per capire meglio l’andamento della propria attività.

La semplicità di lettura dell’interfaccia è un elemento che fa la differenza poiché consente a grafici e numeri di esplicare le informazioni più importanti di cui l’azienda ha necessità: di qui la scelta di un design molto pulito ed essenziale, riconsegnando soltanto gli elementi più importanti per lasciar emergere le situazioni che necessitano di prioritaria attenzione.

Come funziona l’emissione di fattura elettronica con Invoice Buddy?

Nel momento in cui una fattura è compilata e pronta all’emissione, basterà un click per l’invio immediato al sistema di interscambio (“Invia a SDI”). Una fattura “pro forma” può inoltre essere inviata al cliente per notificare l’avvenuta emissione. Non solo: la funzione “controlla esiti SDI” vaglia la bontà dell’accettazione delle fatture emesse da parte del sistema di interscambio e, nel caso in cui possa essere stato ravvisato qualche errore (quali la mancanza di dati essenziali per l’emissione della fattura stessa), il tutto viene notificato per avere pieno controllo sulla situazione complessiva.

Oltre la fatturazione

Invoice Buddy è dunque un servizio di fatturazione in cloud che si pone obiettivi ben più alti in realtà. A fare la differenza non è la fatturazione stessa, ma il percorso che porta alla gestione dei lavori, delle note orarie e dei costi da imputare al cliente. Lungo il percorso, dove distrazione, impegni e stress possono causare dimenticanze che diventano onere, un semplice servizio online si occupa del processo per togliere dall’elemento umano risorse mentali, tempo prezioso e possibilità di errore.

Invoice Buddy non si occupa dunque soltanto della meta finale, ma di ogni singolo passo compiuto durante la giornata lavorativa. Semplificare, velocizzare, rendere affidabile: in questo modo Invoice Buddy è uno strumento che tende a diventare parte integrante del flusso di lavoro, volando leggero sulle giornate ed evitando di diventare a sua volta onere e impegno. Per una piccola azienda fa la differenza così come per un forfettario (categoria che avrà ora l’obbligo di fattura elettronica) diventa del tutto essenziale.

Tre i profili disponibili, con costi pressoché insignificanti per quella che è una normale e proficua attività aziendale:

• Novice Buddy (4,99 euro/mese)
• Expert Buddy (11,99 euro/mese con 3 mesi di prova gratuita)
• Guru Buddy (18,99 euro al mese, piano multiutente per gruppi di lavoro)

Pochi euro per riguadagnare tutto il tempo perduto: un grosso affare, è del tutto chiaro.

In collaborazione con Invoice Buddy