Programmi di fatturazione elettronica: i migliori software del 2024
L’obbligo di fatturazione elettronica è in vigore dal 2019, ma per i primi tre anni e mezzo i titolari di partita IVA in regime agevolato hanno goduto di una serie di esenzioni. Dal 1° luglio 2022 l’obbligo è stato esteso anche alle partite IVA che nell’anno precedente hanno avuto ricavi e compensi superiori a 25.000 euro.
Così facendo, rientrano nella platea di soggetti obbligati alla fatturazione elettronica anche le partita IVA precedentemente esonerate, in base a quanto previsto dall’articolo 1, comma 3 del decreto legislativo n. 127/2015. Si tratta delle partite IVA nei regimi di vantaggio e forfettario, e le associazioni sportive dilettantistiche, quelle senza fini di lucro e pro-loco, in caso di proventi da attività commerciali non superiori a 65.000 euro.
A meno di ulteriori deroghe dell’ultimo minuto, si va verso l’estensione generalizzata della fattura elettronica a partire dal 1° gennaio 2024. Tutte le partite IVA dovranno quindi servirsi di un software per emettere la e-fattura.
In questo articolo spiegheremo cos’è e a cosa serve un programma per fatturazione elettronica, per poi passare in rassegna i migliori software disponibili a pagamento e gratuiti. Nella seconda parte della guida, invece, ci concentreremo su come funziona, quali sono i pro e gli eventuali contro, e come scegliere il miglior programma per fatture elettroniche.
L’approfondimento tratta temi diversi (e tutti importanti): se si ha già un’infarinatura generale sull’argomento, si possono trascurare i primi capitoli per andare subito a leggere la lista dei migliori software, aiutandosi con l’indice posizionato qui sotto. In ogni caso, un veloce ripasso fa sempre più che bene a tutti, per questo motivo il consiglio è di seguire gli argomenti disposti nell’ordine scelto.
Cos’è un programma per fatturazione elettronica
Prima di passare in rassegna i vari software per la fattura elettronica, chiariamo brevemente cos’è una fattura: si tratta di un documento fiscale obbligatorio che viene emesso da un soggetto fiscale (che possiede partita Iva) con lo scopo di dimostrare la prestazione di un servizio (o la cessione di beni), regolando così il rapporto di credito-debito.
Un programma per fatturazione elettronica è un software in grado di emettere, inviare e conservare a norma una fattura elettronica, quindi è uno strumento indispensabile per adempiere agli obblighi previsti dalla legge.
La fattura elettronica viene creata tramite un software di compilazione online apposito, usando un computer, un tablet o uno smartphone, per poi arrivare al cliente attraverso il Sistema di Interscambio, noto con l’acronimo di SdI.
L’Agenzia delle Entrate paragona il SdI a un “postino online", il cui compito è di verificare che la fattura sia completa nei suoi dati obbligatori ai fini fiscali e includa il codice destinatario o l’indirizzo PEC fornito dal cliente per ricevere la fattura elettronica. Inoltre, il Sistema di Interscambio verifica anche l’esistenza sia della partita Iva del prestatore e la partita Iva o il codice fiscale del committente.
Completate le verifiche, il SdI trasmette la fattura al destinatario e, in contemporanea, invia al fornitore del servizio una ricevuta telematica contenente la data e l’orario di consegna della fattura elettronica.
L’utilizzo del computer, del tablet o dello smartphone e il ruolo del SdI (Sistema di Interscambio) sono le uniche due differenze tra la fattura cartacea e quella elettronica. Per il resto, invece, i dati obbligatori da inserire in fattura restano gli stessi, a eccezione dell’indirizzo di posta elettronica o PEC del cliente al quale consegnare il documento.
Rimane valida anche la cosiddetta fattura differita, da trasmettere entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione.
A cosa serve un software per fatturazione elettronica
Innanzitutto, un software per fatturazione elettronica provvede all’emissione della fattura elettronica, sia per i clienti privati sia per la Pubblica Amministrazione, assolvendo così all’obbligo di fatturazione web.
Un programma per fatture, quindi, facilita la compilazione della fattura elettronica online, consentendo una migliore gestione delle fatture elettroniche. In questo modo, un libero professionista riesce a essere più autonomo rispetto ad altre figure esterne, su tutte quella del commercialista (o eventualmente del CAF).
Oltre all’invio e alla ricezione delle fatture, un programma per fatturazione elettronica include anche l’utile servizio di firma digitale. Altro aspetto da non sottovalutare è che i software che soddisfano le ultime normative aggiornate conservano le fatture per un totale di dieci anni. Non mancano nemmeno l’assistenza via email, telefono o chat con un team a disposizione del cliente.
Un’altra funzionalità inclusa nei software che descriveremo in breve nel prossimo capitolo è la realizzazione di report dettagliati per monitorare in maniera costante da una parte la tassazione fiscale e dall’altra i contributi previdenziali.
La maggior parte dei programmi di fatturazione elettronica permette anche di comunicare con il proprio commercialista all’interno della stessa piattaforma telematica, così da agevolare il lavoro di ciascuno.
Ulteriori servizi offerti dai programmi per computer, tablet o smartphone sono:
- creazione e l’upload di fatture elettroniche in formato XML
- monitoraggio di pagamenti e incassi di ogni fattura online attraverso un semplice e intuitivo gestionale
- sincronizzazione delle scadenze grazie tramite la compatibilità e l’integrazione con l’app Calendario di Google
- fatture digitali in automatico sfruttando il riconoscimento facciale
- tracciamento apertura email.
I migliori software per fatturazione elettronica a pagamento
Passiamo ora in rassegna i migliori software per fatture elettroniche, che il più delle volte comprendono anche delle apposite app per fattura elettronica. Ci concentreremo in particolare sui principali programmi di fatturazione web a pagamento, ossia Fatture In Cloud, Invoice Buddy, Aruba, Legalinvoice (InfoCert), Tieni il Conto (Zucchetti), Danea, FattureWeb e FatturaElettronica APP.
Presenteremo una breve descrizione di ciascun servizio di fatturazione elettronica, tenendo conto dei costi e della compatibilità con i sistemi operativi e i browser.
Ciascun programma qui di seguito si rivolge ad aziende e liberi professionisti che hanno incassi e un numero di transazioni tali da dover ricorrere a software più completi rispetto a quelli gratuiti. Per tutti gli altri, invece, rimandiamo direttamente alla sezione dedicata ai programmi a costo zero.
1° – Fatture in Cloud
Fatture in Cloud è un software di fatturazione elettronica completo, veloce e semplice da usare, ideale per professionisti e piccole imprese.
Entrato a far parte del gruppo TeamSystem nel 2015, oggi conta oltre 500.000 clienti in Italia.
Fatture in Cloud offre un servizio completo di fatturazione elettronica, dalla generazione all’invio, fino alla ricezione e alla conservazione a norma.
Con Fatture in Cloud, infatti, è possibile generare la fattura elettronica in pochi istanti, richiamando le anagrafiche dei clienti dalla rubrica (o dalla banca dati delle aziende iscritte alla Camera di Commercio) e i prodotti/servizi dal listino.
Finalizzata la fattura, la firma digitale si appone in automatica e con un clic si invia il documento al Sistema d’Interscambio. Le fatture passive vengono ricevute all’interno di Fatture in Cloud e si registrano in pochi clic. Tutte le fatture elettroniche, attive e passive, si pongono in automatico in conservazione digitale a norma per i 10 anni obbligatori per legge.
Il Codice SdI di Fatture in Cloud (o Codice Destinatario) è M5UXCR1. Fatture in Cloud è però molto più di un software per fatture elettroniche: è un programma completo per la gestione aziendale. Infatti, tra le numerose altre funzionalità, Fatture in Cloud offre:
- La gestione della prima nota: che si compila in automatico con le fatture in entrata e in uscita e può essere completata con altre voci.
- Lo scadenzario: che si compila in automatico con le fatture attive e passive non ancora saldate e gli F24 e ti ricorda le scadenze tramite notifica
- La ricezione di pagamenti elettronici, grazie all’integrazione tra Fatture in Cloud e TS Pay, la piattaforma dei servizi di pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments. Il cliente clicca su un bottone in fattura e paga in pochi istanti, scegliendo tra carta di credito/debito, addebito SDD o PayPal. Una volta completato il versamento, il saldo della fattura viene registrato in automatico.
- L’emissione di ordini di bonifico ai fornitori direttamente da Fatture in Cloud, sempre grazie all’integrazione con TS Pay.
- La generazione di preventivi, ddt e altri documenti e la loro trasformazione in automatico in fattura.
- L’integrazione con altri programmi di uso aziendale (piattaforma e-commerce, CRM, software per il marketing, etc.)
- La trasmissione delle spese sanitarie grazie all’integrazione con la tessera sanitaria.
- …e molto altro ancora.
È possibile provare Fatture in Cloud gratis e senza impegno per un mese, dopodiché si può scegliere tra licenze di diversi prezzi che si adattano ad ogni esigenza, com’è possibile vedere dalla sintesi presente qui di seguito, con un’offerta speciale per i regimi forfettari.
Funziona con: tutti i principali browser Internet (web app), smartphone e tablet iOS, Android e Huawei (app mobile).
| Piano | Costo (fatturato annualmente) | Ideale per |
| Forfettari | 4 euro al mese + IVA | regimi fiscali agevolati (minimi, forfettario) |
| Standard | 10 euro al mese + IVA | piccole imprese o Partite IVA |
| Premium | 19 euro al mese + IVA | chi vuole disporre di funzionalità avanzate per mantenere tutto sotto controllo |
| Premium Plus | 27 euro al mese + IVA | imprese che desiderano funzionalità come la multiutenza e i solleciti di pagamento automatici |
| Complete | 39 euro al mese + IVA | chi vuole avere tutte le funzionalità per gestire anche i dipendenti |
2° – Aruba
Il programma di invio di fatture elettroniche di Aruba consente di gestire ordini online, pagamenti e incassi in maniera davvero semplice e intuitiva. Il piano base offre 1 GB di spazio, sufficiente per conservare fino a 100.000 fatture.
L’emissione, l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche seguono le ultime normative del governo italiano. Il servizio propone un’intuitiva dashboard tramite cui è possibile monitorare fatturato e saldo IVA (anche rispetto a periodi precedenti) e avere veloce accesso alle proprie fatture elettroniche. Inoltre, Aruba permette anche di gestire fatture elettroniche per il regime forfettario.
Il servizio può essere utilizzato anche da smartphone e tablet: basta infatti scaricare l’app di Aruba per la fattura elettronica, gratuita e disponibile per dispositivi iOS, Android e Huawei; grazie al servizio di notifiche push è possibile restare aggiornati in tempo reale sullo stato delle fatture inviate e ricevute.
Altra importante caratteristica del programma di fatturazione online di Aruba è la possibilità di collaborare online gratuitamente con il proprio commercialista: sarà sufficiente che quest’ultimo si registri al software in maniera gratuita e acceda al pannello di fatturazione.
Funziona con: tutti i principali browser Internet (web app)
Costo: 25 euro + IVA all’anno (costo rinnovo per servizio + 1 GB di spazio); 1 euro + IVA per 3 mesi (costo per la prima attivazione); 25 euro + IVA all’anno per ogni GB aggiuntivo; con Aruba la fatturazione elettronica è a costo zero per commercialisti.
3° – Invoice Buddy
Sebbene non rientri tra i più conosciuti in assoluto, Invoice Buddy è un programma di fatturazione elettronica a pagamento pensato per il mondo della consulenza e dei servizi che propone diverse funzionalità interessanti.
Invoice Buddy è un software di fatturazione web semplice da usare, intuitivo e immediato; basti sapere che sono sufficienti appena tre clic per generare una fattura.
Tra le principali caratteristiche di questo programma di fatturazione elettronica troviamo il monitoraggio degli incassi e il timesheet integrato, che consente di tenere traccia di tutti gli appuntamenti e le prestazioni, indicando le ore lavorate o gli importi forfettari e richiamando poi il tutto direttamente nella fattura che si desidera inviare al cliente. A proposito di clienti, poi, con Invoice Buddy è possibile anche gestire in modo automatico i solleciti nei confronti dei committenti in ritardo con i pagamenti.
Grazie a una schermata dedicata all’analisi approfondita dei clienti, infatti, risulta decisamente più facile e immediato determinare la puntualità dei clienti, avendo un’idea chiara di eventuali arretrati o di pagamenti in corso.
Altro aspetto interessante è che Invoice Buddy consente di confrontare il prezzo concordato con le ore impiegate per la realizzazione del lavoro: così facendo si può capire se l’incasso è stato congruo o meno rispetto alle ore spese.
Inoltre, l’emissione della fattura elettronica e la ricezione delle fatture di acquisto avvengono senza intermediari. Questo permette ai prestatori del servizio di risparmiare tempo e denaro.
Funziona con: tutti i principali browser Internet (web app)
| Piano | Costo (fatturato annualmente) | Ideale per |
| Novice Buddy | 4,99 euro al mese + IVA | regimi fiscali agevolati (minimi, forfettario) |
| Expert Buddy | 11,99 euro al mese + IVA | chi utilizza la fatturazione elettronica |
| Guru Buddy | 18,99 euro al mese + IVA | gruppi di lavoro (piano multiutente) |
4° – MiaFattura
Tra i migliori programmi di fatturazione elettronica per partite IVA in forfettario c’è sicuramente MiaFattura, un software semplificato e intuitivo per emettere fatture in modo immediato. Questa soluzione si rivolge principalmente a piccoli professionisti e imprenditori che si avvalgono del regime forfettario.
MiaFattura consente di:
- creare e gestire la propria anagrafica clienti;
- creare e trasmettere le fatture al Sistema di Interscambio (SdI);
- scaricare le fatture in formato PDF con copia di cortesia per il cliente;
- contattare l’assistenza tramite app;
- emettere fatture per clienti esteri e verso la Pubblica Amministrazione;
- dare accesso al commercialista per ottimizzare i processi.
In sintesi, ha tutto quello di cui un forfettario ha bisogno. Il software è disponibile sia come app per smartphone che in versione Web e si può usare in qualsiasi momento anche offline.
MiaFattura costa 5€ al mese + IVA, scontati al momento a 3,99€ per chi opta per la formula con pagamento annuale anticipato. Esiste anche una versione di prova gratuita con alcune funzionalità di base, come la gestione dell’anagrafica clienti, la creazione e l’invio di fatture in formato PDF.
Funziona con: PC e smartphone (iOS e Android)
| Piano | Costo | Ideale per |
| Free | Gratis | start-up appena avviate |
| Forfettari | 3,99€ + IVA al mese | Partite IVA a regime forfettario |
5° – Legalinvoice di InfoCert
Legalinvoice è il programma di proprietà di InfoCert che consente l’invio di fattura elettronica.
Il software Legalinvoice è disponibile in tre piani diversi: GO, START e PRO. Il piano GO si rivolge alle partite IVA in regime forfettario (RF19) e regime dei minimi (RF02). La versione START, invece, è ottimizzata per commercianti, agricoltori, artigiani che fatturano da e verso i privati e la Pubblica Amministrazione. Infine, il piano PRO è indirizzato alle imprese interessate all’impiego di un software in grado di gestire le fatture B2B.
Funziona con: tutti i principali browser Internet (web app)
| Piano | Costo | Ideale per |
| GO | 24 euro + IVA all’anno | regimi fiscali agevolati (minimi, forfettario) |
| Start | 50 euro + IVA all’anno | piccole imprese o Partite IVA |
| Pro | 86 euro + IVA all’anno | medie imprese, chi gestisce più aziende |
6° – Tieni il Conto di Zucchetti
Tic (Tieni il Conto) è il servizio di Zucchetti per la fatturazione elettronica.
Tieni il Conto permette di gestire la fatturazione elettronica in pochi clic, verificare la disponibilità di cassa e monitorare gli incassi e i pagamenti. In più, Tieni il Conto offre un’utile agenda aggiornata con tutte le prossime scadenze. Il software sviluppato da Zucchetti è ideale per aziende, ristoranti, professionisti, artigiani, ditte individuali e microimprese.
È disponibile anche via app per dispositivi mobile, da scaricare dall’App Store e da Google Play Store.
Funziona con: tutti i principali browser (web app)
| Costo | Tipologia |
| da 105 euro + IVA all’anno | Modulo fatturazione c/o Fornitori |
| 66 euro + IVA all’anno | Modulo base |
7° – Danea
Per la fatturazione elettronica è possibile optare anche per Danea Easyfatt, il software di Danea per la fattura elettronica.
Ciascuna versione consente di emettere e ricevere fatture elettroniche, nonché di gestire gli adempimenti previsti dalle più recenti normative in modo automatico.
In più, l’integrazione con il sistema di pagamento TS Pay di TeamSystem offre l’opportunità di avere incluso nell’offerta anche un POS digitale integrato. Per la firma digitale e l’invio del file XML al Sistema d’Interscambio, Easyfatt si avvale dell’infrastruttura tecnologica Agyo.
Danea offre quindi degli ottimi strumenti per la fatturazione elettronica, presentando però dei prezzi più importanti, come si può osservare dalla sintesi del costo per ogni piano.
Funziona con: PC Windows
| Piano | Costo annuale |
| FattureinCkoud.it | 48 euro + IVA |
| Easyfatt Professional | 168 euro + IVA il primo anno |
| Enterprise One | 288 euro + IVA il primo anno |
| Enterprise | 396 euro + IVA il primo anno |
8° – FattureWeb di Sistemi
FattureWeb di Sistemi è un software che consente di gestire via cloud le fatture, pensato per liberi professionisti, start-up e micro imprese.
Con il programma sviluppato da Sistemi, ogni fattura viene gestita sul web in completa autonomia. Lo studio professionale o l’associazione che segue i prestatori d’opera (che emettono fatture) gestisce tutto via cloud, portando avanti la contabilità e gli adempimenti fiscali senza alcun problema grazie al programma proposto da Sistemi.
Funziona con: tutti i principali browser (web app)
Costo: per conoscere i prezzi del programma sviluppato da Sistemi è necessario inviare una richiesta via email tramite il sito ufficiale della società. Sistemi propone diversi software gestionali, PROFIS è quello di riferimento per le fatture elettroniche.
9° – FatturaElettronica APP
Un altro software a pagamento per gestire in autonomia la fatturazione elettronica è FatturaElettronica APP.
FatturaElettronica APP offre tutti gli strumenti necessari per procedere con l’invio e la gestione delle fatture elettroniche direttamente via app, incluse firma digitale e conservazione delle fatture. In più, garantisce un supporto via chat o numero di telefono e invita una notifica tramite SMS o email per ogni fattura inviata.
Funziona con: tutti i principali browser (web app)
| Piano | Costo mensile | Ideale per |
| Forfettari | 4,99 euro + IVA | regimi fiscali agevolati (minimi, forfettario) |
| Standard | 7,99 euro + IVA | piccole imprese o Partite IVA |
| Unlimited | 21,99 euro + IVA | medie imprese che gestiscono un numero elevato di fatture |
I migliori software per fatturazione elettronica gratis
Ora è il momento di presentare i migliori programmi che consentono di emettere la fattura elettronica gratis. Rispetto all’elenco precedente, il numero di servizi offerti dai programmi in questione risulta ridotto, ma la possibilità di inviare e gestire le proprie fatture elettroniche gratis può rappresentare un buon compromesso per alcuni professionisti.
I software di fattura elettronica gratis di cui parleremo sono collegati all’Agenzia delle Entrate, ad AssoSoftware e alle Camere di Commercio Italiane. Nel dettaglio sono: lo strumento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, Assoinvoice (sviluppato appunto da AssoSoftware) e Infocamere (società di informatica delle Camere di Commercio Italiane).
Come accennato in precedenza, un programma per le fatture online gratis può essere una buona scelta per i titolari di un’attività che presenta incassi e un numero di transazioni non elevati, o quantomeno non tali da giustificare la spesa richiesta da un software a pagamento.
Naturalmente un programma di fatturazione elettronica gratis presenterà meno funzionalità avanzate, dunque sarà bene valutare quali sono le proprie esigenze specifiche durante la scelta.
1° – Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate ha realizzato un software gratuito per la fattura elettronica. Il programma dell’Agenzia delle Entrate funziona su PC Windows e Mac, a patto di scaricare prima la virtuale machine Java Virtual Machine dal sito ufficiale di Java. Per l’accesso a questo programma gratis di fatture sono inoltre richieste le credenziali SPID, CNS, Entratel o Fisconline.
Come fare per creare una fattura elettronica con l’Agenzia delle Entrate? Semplice: basta installare il file del software e cliccare prima su File e poi sulla voce Nuova fattura, compilando tutti i dati necessari.
A differenza degli altri programmi a pagamento descritti nel capitolo precedente, il software per la fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate non invia in automatico la fattura al Sistema d’Interscambio: per questo step aggiuntivo, occorre collegarsi alla sezione relativa a fatture e corrispettivi.
Un ulteriore plus è l’app FatturAE: con quest’app per le fatture elettroniche, l’Agenzia delle Entrate consente di creare una fattura ordinaria o semplificata tra privati oppure verso la Pubblica Amministrazione.
Inoltre, l’applicazione è abilitata all’invio della fattura elettronica al Sistema d’Interscambio. FatturAE è scaricabile gratuitamente tramite Google Play Store (device Android) e App Store (iPhone e iPad).
Funziona con: PC Windows e Mac
2° – AssoInvoice
AssoInvoice è un programma di fatture online gratis fornito da AssoSoftware, che permette di visualizzare le fatture elettroniche in formato XML inviate in precedenza alle aziende private e alla Pubblica Amministrazione.
Il servizio si caratterizza per l’impiego di un foglio di stile aggiuntivo che traduce il linguaggio XML in un formato leggibile per tutti. In breve, con AssoInvoice leggere un documento XML come una fattura cartacea diventa un gioco da ragazzi.
Il servizio di fatturazione elettronica gratuita di AssoSoftware (Associazione nazionale produttori di software gestionale e fiscale) si rivolge a Pubbliche Amministrazioni, persone fisiche e aziende che ricevono fatture elettroniche. Tra le altre caratteristiche principali, si possono citare la verifica, la stampa e la ricerca delle fatture XML (oltre che della firma digitale). In più, è anche possibile scaricare gli allegati presenti all’interno delle fatture.
Un’altra differenza rispetto alla maggior parte delle app per fattura elettronica descritte qui sopra, è che si tratta di un programma desktop a tutti gli effetti. Il download di AssoInvoice è disponibile per PC Windows, macOS e Linux. Poco più sotto, restando nella stessa pagina, si può scaricare anche il foglio di stile di AssoSoftware. L’associazione AssoSoftware propone inoltre un’utile sezione con le istruzioni per l’installazione e il setup del software.
Funziona con: PC Windows, Mac e Linux
3°- Infocamere (Camere di Commercio)
Infocamere offre la possibilità di emettere, inviare e conservare ogni fattura elettronica tramite un programma online gratis e completo.
Gestire la fattura elettronica con Infocamere significa per le piccole e medie imprese avvalersi della garanzia delle Camere di Commercio per l’invio e la conservazione secondo la più recente normativa italiana. In più, si ha modo di inoltre le fatture in automatico al proprio commercialista.
Per utilizzare il servizio delle fatture elettroniche di Infocamere è necessario accedere con SPID o CNS. Chiunque abbia un’attività commerciale è in grado di inviare la fattura alla Pubblica Amministrazione ai liberi professionisti o ad altre imprese. A conferma della semplicità d’uso, oggi sono oltre 33.000 le aziende che si affidano al software di fatturazione elettronica delle Camere di Commercio.
Oltre a essere gratuito, il servizio di Infocamere è senza limiti di utilizzo. A questo si aggiunge la massima protezione dei dati, dal momento che l’accesso viene consentito soltanto al rappresentante della propria azienda o a un delegato, fermo restando l’obbligo dello SPID o della CNS.
Alla pagina ufficiale del servizio (fatturaelettronica.infocamere.it), è attivo il conteggio del numero di fatture già registrate: ad oggi sono quasi 8 milioni.
Funziona con: tutti i principali browser (web app)
Come funziona la fatturazione elettronica
Cerchiamo ora di comprendere meglio come si fa una fattura elettronica, capendo quindi anche come funziona quest’ultima. Capire come fare correttamente una fattura elettronica è fondamentale per non sbagliare e adeguarsi alle normative vigenti.
Prima di tutto, occorre un software che consenta di creare un file XML, il formato richiesto per trasmettere la fattura ai clienti. Il mittente deve poi provvedere alla compilazione della fattura elettronica, inserendo quindi le informazioni richieste nei vari campi: i suoi dati, quelli del cliente, il codice destinatario, l’importo e il prodotto fatturato.
Il passaggio successivo alla produzione della fattura elettronica è l’apposizione della firma digitale qualificata e della marca temporale. I due elementi appena citati garantiscono la natura integra del file.
Una volta creata la fattura elettronica, si procede con l’invio avvalendosi del SdI, il Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta di due operazioni che possono essere svolte senza difficoltà da un comune gestionale di fatturazione.
Importante: il mittente deve osservare dei tempi precisi per l’invio della fattura elettronica. In tal senso, il D.L. Crescita n. 34/2019 stabilisce che si hanno fino a 12 giorni di tempo dalla prestazione del servizio o dalla vendita del prodotto per emettere la fattura.
Una volta che il Sistema d’Interscambio verifica il rispetto dei requisiti tecnici, il cliente riceve la fattura e il prestatore la notifica dello stato dell’invio. Ciò significa che chi elabora la fattura elettronica sa con certezza l’orario di consegna e di lettura. Inoltre, il SdI segnala anche eventuali errori nella trasmissione del file XML.
Lo step finale consiste nell’importazione della fattura nel proprio programma e la registrazione. La normativa attuale specifica che bisogna conservare le fatture elettroniche per almeno dieci anni. Va da sé che anche questo processo è digitale al 100%.
Quali sono pro e contro nell’utilizzo di un software per fatturazione elettronica
L’uso di un programma apposito per l’invio e la gestione di fatture elettroniche, per quanto completo possa essere, porta sempre con sé degli aspetti più o meno convenienti a seconda dei casi.
Vediamo più nello specifico quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’uso di un software per fatturazione elettronica.
- Risparmio di tempo: creazione, invio e archiviazione facilitati
- Tracciabilità dei pagamenti
- Firma digitale e marca temporale
- Costo aggiuntivo
- Interfaccia del software non è sempre intuitiva
- Gestione degli errori più complesso
Come scegliere un software per fatturazione
La scelta di un software per la fattura elettronica per professionisti comporta l’attenta valutazione di diversi aspetti.
Prima di tutto va considerato il volume di affari: un’azienda o un libero professionista che fattura grandi cifre non può, e non potrà mai avere, le stesse necessità di un collega che incassa molto meno.
Un altro fattore di scelta è dato dallo spazio offerto dal programma in questione. Oggi un software per la comunicazione di fatture emesse e ricevute mette a disposizione un certo quantitavo di spazio espresso in MB o GB: ad esempio, chi nel corso dell’anno sostiene un numero elevato di transazioni e deve gestire un notevole flusso di denaro, ricorrerà gioco-forza a servizi di cloud più generosi.
Un’ulteriore osservazione riguardo alla scelta di un software per la fattura elettronica per i professionisti è la facilità d’uso della piattaforma. Non tutti i programmi sono semplici da usare, non tutti offrono un’interfaccia user-friendly, non tutti garantiscono un’esperienza d’uso che risponda alle aspettative anche di chi si avvale del servizio per la prima volta.
Altro aspetto importante è il costo: confrontare i prezzi proposti dai vari software di fatturazione elettronica è indispensabile per capire quale fa più al caso proprio, in base al piano che si ha intenzione di attivare. Come già detto in precedenza, un software per fatture a pagamento offre solitamente delle funzionalità aggiuntive molto utili, ma la convenienza di tale scelta dipende dalle proprie necessità a livello professionale.
C’è chi è più fortunato di altri, potendo sfruttare un gestionale preesistente e cavarsela con una spesa ridotta per l’aggiunta di un plugin in grado di implementare la funzionalità della fatturazione elettronica. In altri casi bisogna investire una somma di denaro più consistente, motivo per cui è bene valutare con attenzione il rapporto qualità-prezzo.
Conclusione
I programmi per le fatture elettroniche al giorno d’oggi risultano indispensabili per una gestione efficiente e autonoma delle fatture e per l’archiviazione a norma.
Per una scelta consapevole consigliamo di confrontare con attenzione tutte le caratteristiche dei servizi di cui abbiamo parlato in questa guida. Come detto in precedenza, è indispensabile anche capire se è il caso di utilizzare un software di fatturazione gratis o se, invece, risulta più saggio investire in un programma a pagamento.
Per quanto riguarda i programmi gratuiti, poiché non richiedono un investimento economico, è sufficiente testarli per un breve periodo per capire se fanno al caso proprio oppure no.
Per chi è interessato all’acquisto di un programma per la fatturazione elettronica, invece, fare delle prove per poi decidere potrebbe risultare alquanto dispendioso, oltre che scomodo in termini di gestione della contabilità.
Tra i servizi di fatturazione elettronica online a pagamento più convenienti, al netto delle funzionalità offerte, segnaliamo sicuramente Invoice Buddy e FattureInCloud. Questi servizi presentano infatti dei prezzi molto contenuti e diversi piani di abbonamento tra i quali scegliere, offrendo al tempo stesso tutto ciò che serve per una gestione rapida ed efficiente della contabilità aziendale.
Per i professionisti che operano nel settore dei servizi e della consulenza, Invoice Buddy è la scelta più opportuna. Funzionalità come il timesheet integrato, l’analisi del profilo dei clienti e il sollecito dei pagamenti permettono infatti di monitorare aspetti chiave per l’azienda, ottimizzando ricavi e tempi di pagamento. Il piano Expert Buddy, in particolare, al costo di 11,99 euro al mese (con fatturazione annuale), è indicato anche per chi rientra nei regimi fiscali agevolati.