Recensione Gemini per Google Workspace (Cos'è e Come funziona) 2024

Nell’era dell’intelligenza artificiale, assistiamo ogni giorno a nuovi sviluppi che impattano notevolmente sulla nostra vita quotidiana e sul mondo del lavoro.

Piattaforme come Gemini di Google, per esempio, rappresentano delle vere e proprie innovazioni rispetto ai precedenti modelli di AI, capaci di migliorare l’interazione tra uomo e macchina, offrendo al contempo capacità di comprensione avanzate.

Conosciuta in passato come Google Bard AI, Google Gemini è una piattaforma che permette di cercare informazioni, rispondere alle domande, codificare e accedere ad una vasta gamma di funzioni per eseguire attività di scrittura, pianificazione e apprendimento.

In questo articolo vedremo insieme cos’è Google Gemini, come funziona e il suo impatto potenziale sul futuro della tecnologia e della comunicazione.

Cos’è Google Gemini

Come anticipato, Google Gemini è una suite completa di modelli di intelligenza artificiale creata da Google. Nello specifico, Gemini sfrutta le reti neurali per analizzare, comprendere e generare testo, apprendendo automaticamente con l’esperienza. I modelli sono già addestrati tramite un’ampia gamma di corpus di dati testuali, consentendo di ottenere risposte efficaci e veloci.

Ciò rende la piattaforma ideale per rispondere a domande o dubbi, scrivere testi e tradurre in lingua straniera. In più, si possono riassumere e trovare informazioni da Gmail o Google Drive, generare immagini tramite l’AI, usare la voce o le foto per impartire comandi, o usare il comando “Hey Google” da un dispositivo Android per chiedere aiuto a Gemini. Si possono anche programmare viaggi grazie all’integrazione con Google Maps e Google Voli.

Per utilizzare Google Gemini basta andare sul sito ufficiale gemini.google.com e creare un account o accedere con il proprio Account Google.

Bisogna avere almeno 13 anni e usare un browser compatibile con Google, come Google Chrome, Safari, Firefox, Opera o Edge. In caso di Account Google scolastici o di lavoro, servirà l’abilitazione da parte dell’amministratore.

Per iniziare a usare Google Gemini sul proprio dispositivo Android, invece, bisogna effettuare il download e attivare l’Assistente Google, come vedremo più avanti nel dettaglio.

Di seguito un riassunto delle caratteristiche principali di Google Gemini.

 

Cos’è un Modello Linguistico di Grandi Dimensioni (LMM) in breve

Google Gemini utilizza i cosiddetti Modelli Linguistici di Grandi Dimensioni (LMM) per lavorare in maniera efficiente. Gli LLM sono dei modelli di Deep Learning molto grandi e già addestrati tramite un’enorme quantità di dati e informazioni.

Tramite le già citate reti neurali, le informazioni vengono trasformate a seconda della richiesta. In particolare, questo lavoro viene svolto dall’Encoder e dal Decoder, che estrapolano il significato del testo e riescono a capire come rispondere al comando dell’utente.

Lavorando di continuo, i trasformatori riescono a memorizzare le risposte già date, apprendendo in automatico e senza bisogno di una supervisione, riducendo al contempo le tempistiche di risposta.

Grazie alla loro architettura complessa, inoltre, gli LMM riescono ad adattarsi a vari stili e registri, mantenendo un contesto corretto e risultando ideali per svariate applicazioni lavorative o di studio.

 

Come usare Google Gemini con Workspace

La peculiarità di Google Gemini rispetto ad altri sistemi di AI è la completa integrazione con Google Workspace. In poche parole, chi utilizza gli strumenti cloud di Google come Docs, Gmail, Meet, Keep, Calendar e Drive, può sfruttare la potenza di Google Gemini per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare le performance della propria attività.

Difatti, Gemini può accedere privatamente alle mail, ai documenti e ai fogli di calcolo, offrendo suggerimenti e funzioni utili per migliorare i contenuti. Ecco alcuni esempi pratici.

Docs

Docs è il programma dedicato alla scrittura di contenuti di Google. Integrando le funzionalità di Google Gemini, è possibile migliorare notevolmente il processo di scrittura e la collaborazione con altri utenti. Ad esempio, è possibile ottenere suggerimenti durante la scrittura, con la generazione di frasi o interi paragrafi pertinenti al contesto. Si possono anche chiedere introduzioni o conclusioni che riassumono i punti focali del testo, ottimizzando le tempistiche.

Inoltre, si può chiedere a Gemini di effettuare una revisione completa del documento, ottimizzando le frasi ridondanti e rimuovendo eventuali refusi, errori di battitura o errori grammaticali. Si può anche ottenere aiuto nelle fasi di brainstorming. Se ci si blocca su un punto preciso del testo o mancano idee, Gemini può generare una serie di suggerimenti pertinenti, dall’elaborazione di una strategia di marketing fino alla creazione di spunti sulle ultime tendenze di settore.

Gmail

Chi usa Gmail nella vita quotidiana per rispondere a e-mail di lavoro e richieste specifiche da parte di clienti o collaboratori, può semplificare diversi processi per comunicare in modo veloce, efficace e coerente al contesto tramite le funzioni di Google Gemini.

Alcuni esempi pratici sono:

• risposte automatiche intelligenti: Gemini può analizzare il contenuto delle e-mail e rispondere automaticamente in modo personalizzato. Per esempio, se bisogna fissare un appuntamento, Gemini propone una risposta formale con un elenco delle date disponibili, ottimizzando il flusso di lavoro;
• riassunto delle conversazioni: se la conversazione con l’altro utente è molto lunga, Gemini può effettuare un riassunto sintetico consentendo di carpire i punti salienti senza dover legge a ritroso, risparmiando tempo e fatica;
• organizzazione automatica: è possibile usare l’intelligenza di Gemini per categorizzare in modo automatico le e-mail, dando priorità ai messaggi importanti e archiviando quelli meno rilevanti.

Queste funzioni possono risultare utili a una vasta gamma di utenti, dall’imprenditore che deve gestire più richieste allo studente che deve organizzare i messaggi in modo intuitivo.

Meet

Google Meet viene ormai usato all’ordine del giorno per comunicare con i propri collaboratori a distanza, ottimizzando i flussi di lavoro all’interno di numerose aziende. Integrando Google Gemini con Google Meet è possibile accedere a numerose funzioni che migliorano la produttività e la gestione delle riunioni virtuali.

Per esempio, è possibile generare una trascrizione automatica in tempo reale, aiutando i partecipanti a tenere traccia della discussione senza dover prendere appunti a mano.

Inoltre, si possono generare sintesi delle riunioni in modo da avere tutti i punti chiave a portata di mano, consentendo una facile distribuzione delle informazioni ai membri del team che non hanno potuto partecipare.

Un’altra funzione di spicco è la traduzione simultanea, che consente di ottenere sottotitoli generati in automatico durante una conversazione in lingua, rendendo la comunicazione tra team internazionali facile e comprensibile.

Keep

L’integrazione di Google Gemini su Google Keep rende la gestione degli appunti molto più veloce ed efficiente. L’utente, infatti, può creare in modo automatico dei promemoria suggeriti da Gemini. Se, per esempio, l’utente annota di “parlare con il fornitore per problemi con l’ultimo ordine”, Gemini suggerirà di aggiungere il promemoria al calendario.

I contenuti, inoltre, possono essere organizzati secondo una categorizzazione automatica, suggerita a seconda del tipo di argomento, semplificando la ricerca di note importanti.

Si possono anche ottenere riepiloghi semplificati dopo aver preso appunti durante una riunione, in modo da poter cogliere i punti chiave in pochi secondi.

Calendar

Gestire gli appuntamenti diventa ancora più facile con l’integrazione di Google Gemini su Google Calendar, che permette di automatizzare la pianificazione degli impegni. Per esempio, è possibile far effettuare un’analisi dei vari appuntamenti e ottenere suggerimenti su come organizzare le proprie giornate, tenendo conto delle preferenze specifiche dell’utente. Se la settimana è molto piena, Gemini aiuta a trovare un momento libero tra i vari appuntamenti.

Si possono anche ottenere riepiloghi immediati delle attività da svolgere durante la giornata, evidenziando le attività più importanti e fornendo consigli utili sulla gestione del tempo. Anche gli inviti possono essere gestiti in modo automatico, rispondendo ai clienti a seconda delle proprie disponibilità.

Drive

Google Drive nasce come strumento di organizzazione e gestione semplice e intuitivo, ma con Gemini l’esperienza utente diventa ancora più piacevole.

Tra le funzioni disponibili, ci sono:

• organizzazione automatica: i file vengono analizzati da Gemini e organizzati a seconda della tipologia di contenuti, con suggerimenti utili per gestire meglio ogni cartella;
• ricerca intelligente: Gemini mette a disposizione una funzione di ricerca intelligente per trovare documenti non solo per titolo, ma anche per contenuto, ottimizzando le tempistiche in caso di vuoti di memoria;
• riepiloghi automatici: se i documenti sono molto lunghi, Gemini può fornire un riepilogo veloce dei file complessi, ottimizzando le tempistiche di gestione.

Sheet

Chi usa spesso fogli di calcolo per l’elaborazione di tabelle e informazioni, può sfruttare la potenza dell’integrazione di Google Gemini in Google Sheet. In pochi click, è possibile automatizzare le formule con suggerimenti personalizzati, ottenendo aiuto nell’elaborazione di dati complessi.

Gemini può anche analizzare i dati e generare report e previsioni dettagliate, risultando ideale per chi deve effettuare la proiezione di un business in un certo arco temporale.

Lo stesso vale per la creazione di grafici e statistiche, che possono essere generati in modo automatico semplificando l’elaborazione del contenuto. Al contempo, Gemini permette di organizzare e correggere eventuali errori, rimuovere dati duplicati e ottenere assistenza per prendere decisioni strategiche, effettuando analisi intelligenti delle informazioni.

In sintesi, Sheet con Google Gemini integrato permette di far fronte a numerose esigenze di business, riducendo drasticamente le tempistiche.

 

Piani e Abbonamenti

Google Gemini per Workspace è disponibile in due piani distinti per le aziende, che possono integrare l’AI nei loro strumenti di lavoro: Gemini Business e Gemini Enterprise. Entrambi i piani sono pensati per ottimizzare la gestione aziendale migliorando la produttività e riducendo le tempistiche di lavoro.

Gemini Business prevede un canone di 19,20€ al mese per ogni utente, con possibilità di prova gratuita. Il piano offre tutti gli strumenti di base di Gemini, consentendo l’integrazione con Gmail, Docs, Drive, Presentazioni, Fogli e Meet per utilizzare le funzioni di cui abbiamo parlato. I dati sono protetti da avanzati sistemi di sicurezza, che garantiscono la massima tranquillità alle aziende.

Con il piano Enterprise, invece, il prezzo è di 28,86€ al mese per utente se si opta per l’abbonamento annuale.

Questo include tutte le funzioni del piano Business a cui si aggiungono strumenti esclusivi come:

• riunioni potenziate dall’AI: Gemini Enterprise permette di generare appunti automatizzati durante le riunioni, con tanto di sottotitoli tradotti in oltre 65 lingue;
• protezione avanzata: Gemini classifica e protegge i documenti sensibili, garantendo la massima privacy.

Di conseguenza, con il piano Business è possibile far fronte alla maggior parte delle esigenze aziendali, risultando adatto sia a PMI che società strutturate. Il piano Enterprise, dall’altro lato, è dedicato ad aziende che collaborano con dipendenti, clienti e fornitori a livello internazionale, risultando adatto anche alle multinazionali.

Come funziona la prova gratuita di Gemini

Prima di attivare il servizio, Google permette di provare gratuitamente Gemini per 30 giorni, in modo da capire se può essere uno strumento utile per la propria attività. Le funzionalità incluse nel periodo di prova sono quelle offerte dal piano Business, consentendo quindi di usare strumenti AI con Gmail, Docs, Drive, Meet, Keep, Calendar e, Fogli.

L’attivazione può essere effettuata dalla dashboard di Google Workspace, dove viene suggerito l’utilizzo dello strumento. Una volta terminato il periodo di prova, si può optare per la versione a pagamento, oppure fare un upgrade al piano Enterprise.

Per gli utenti che non hanno Google Workspace, è possibile effettuare una prova del servizio della durata di 14 giorni, con Google Gemini già integrato nell’offerta. 

A prescindere dal tipo di attività svolta, richiedere il periodo di prova può essere utile per testare di persona i vari strumenti e iniziare a prendere dimestichezza con l’AI.

 

Cosa puoi fare con Gemini

In questa sezione vedremo nel dettaglio cosa si può fare con Google Gemini, esaminando le sue funzioni principali in merito alla generazione di testi, comprensione del linguaggio, creatività ed immagini.

In quanto ai testi, è possibile generare articoli, blog post e contenuti creativi, gestendo codici in diversi linguaggi di programmazione come Python, JavaScript, e HTML. In più, si possono ottimizzare i codici e risolvere problemi di scrittura, tradurre in più lingue e riassumere contenuti in modo conciso e informativo, facilitando la comprensione per il lettore.

Inoltre, Gemini è in grado di rispondere a domande complesse su svariati argomenti, offrendo risposte precise in base alla conoscenza accumulata. Il sistema è anche capace di gestire conversazioni con l’utente, rispondendo in modo fluido e coerente con ciò di cui si sta parlando, migliorando l’interazione con assistenti virtuali e chatbot.

Come se non bastasse, è possibile ricevere aiuto nella creazione di contenuti creativi come poesie, storie, e testi per la pubblicità, stimolando l’inventiva e la fantasia grazie a suggerimenti unici e originali.

In quanto alla possibilità di creare e modificare immagini, Google sta rilasciando gradualmente nuove funzioni.

Ad oggi, è possibile creare immagini inserendo un prompt su gemini.google.com e fornendo una descrizione. Si possono anche creare testi con immagini integrate, ad esempio per la creazione di storie o post sui social media.

Le immagini possono anche essere modificate o aggiornate, ottimizzando la qualità e il risultato finale del contenuto.

 

Valutazione esperienza utente

La valutazione di Google Gemini in termini di esperienza utente è estremamente positiva. Uno dei punti di forza è rappresentato dalla pulizia e semplicità dell’interfaccia, che risulta intuitiva anche per un utente principiante.

Nella schermata principale si trova una barra in cui scrivere per conversare e impartire comandi a Gemini. Sulla sinistra, si trovano i comandi per aprire una nuova chat, insieme a dei pulsanti che permettono di riprendere in un click le ultime conversazioni.

Andando su Impostazioni, che si trova in basso a sinistra, si possono attivare o disattivare le estensioni, tra cui Google Flights, Google Hotels, Google Maps, Workspace e YouTube.

Inoltre, se nella chat si inserisce il simbolo “@”, viene fornita una lista delle estensioni già attive, offrendo un semplice comando rapido per accedere a tutte le funzioni integrate. Quando si riceve una risposta, si può anche cliccare la freccetta vicino alla risposta per ottenere informazioni aggiuntive, come la fonte dell’informazione e il sito web da cui è stata estrapolata.

Nel complesso, quindi, la piattaforma risulta adatta a qualsiasi tipologia di utente, dal principiante all’esperto di tecnologia.

 

Come attivare Gemini in Google Workspace

Attivare Google Gemini in Google Workspace è molto semplice. La cosa importante è seguire i passaggi giusti per evitare di sbagliare, col rischio di creare confusione tra i collaboratori.

Innanzitutto bisogna avere un account Google Workspace. Nel caso in cui non sia disponibile un account, basta crearne uno selezionando tra i vari piani disponibili.

Una volta all’interno del proprio account, bisogna recarsi nella Console di Amministrazione Workspace. Da qui, bisogna seguire questi step:

• accedere con le proprie credenziali alla Console tramite l’URL admin.google.com;
• andare su “App” per visualizzare tutte le app disponibili;
• abilitare Google Gemini se disponibile per il proprio dominio cliccando su “Attiva” o “Aggiungi“.

Dopo l’abilitazione, si può iniziare con il periodo di prova gratuito oppure scegliere uno dei piani tra Gemini Business e Gemini Enterprise. Una volta attivato, sarà possibile assegnare le licenze agli utenti che desiderano utilizzare l’AI.

Basta andare su “Utenti” all’interno della Console di amministrazione e selezionare quelli desiderati tramite il tasto “Assegna licenza“. Le funzioni saranno integrate direttamente nelle app come Gmail, Docs e Meet.

 

Gemini e Google Workspace per le aziende

Come abbiamo visto, Google Gemini integrato su Workspace permette alle aziende di accedere a tantissime funzionalità non presenti su nessun altro strumento di lavoro.

Ciò lo rende perfettamente integrabile sia da parte di piccole aziende e PMI, sia da parte di aziende strutturate che lavorano su scala internazionale.

Gli strumenti sono molteplici, e prevedono:

• automazione e suggerimenti intelligenti per le e-mail, con risposte coerenti e personalizzate in base alla propria agenda;
• supporto nella redazione di documenti con Google Docs, dal brainstorming alla creazione di frasi e paragrafi coerenti, fino alla revisione dell’intero documento;
• trascrizione automatica di appunti su Meet e accesso a traduzioni simultanee durante le riunioni internazionali;
• organizzazione automatica dei file su Google Drive, con tag personalizzati e archivi ordinati in base alla loro importanza;
• sistemi di sicurezza per identificare e proteggere i dati sensibili, prevenendo attacchi informatici e furti di informazioni;
• generazione di report, statistiche e suggerimenti per migliorare le performance delle grandi aziende;
• pianificazione automatica con Calendar per gestire appuntamenti, scadenze e riunioni su larga scala.

Ecco perché, ad oggi, Google Gemini rappresenta una delle soluzioni più avanzate disponibili sul mercato.