Gestione delle associazioni: migliori strumenti e novità fiscali 2024

Avere successo nel creare e sostenere una normale associazione con partita IVA (ma anche per associazioni con solo codice fiscale) può dipendere da un’infinità di fattori, ma una cosa è certa: è importante che ognuno di questi riceva la giusta attenzione, così che non venga tralasciata alcuna informazione importante. In questo caso, uno degli aspetti che deve essere impeccabile è quello riguardante la contabilità, per tener sotto controllo il bilancio delle associazioni, e senza dei calcoli minuziosi e cauti al minimo dettaglio, è tremendamente facile commettere errori. È quindi essenziale ricorrere agli strumenti adatti per gestire le parti più importanti della propria attività, e di conseguenza è essenziale che questi siano all’altezza di ciò di cui si ha bisogno.

In generale, però, è raccomandato fare utilizzo di un singolo strumento che permetta di tenere tutto sotto controllo, come un software gestione associazioni, anziché ricorrere a mezzi aggiuntivi e spezzettare il lavoro. I vantaggi di fare ciò sono facili da intuire: si avrà una migliore gestione del proprio tempo e risorse, si potranno tenere tutti i documenti e le fatture in un unico posto senza rischiare di disperderle in software che potrebbero essere non sicuri, e soprattutto, avendo tutto in un unico posto, sarà estremamente più semplice condividere il tutto con il proprio commercialista per ogni evenienza.

La soluzione a tutti questi problemi è racchiusa in un unico software per gestione associazione proposto da WindDoc, strumento di fatturazione per piccole imprese e professionisti, ossia WindDoc No-Profit, un’estensione del mezzo appena citato che è però concentrata, per l’appunto, sulla gestione della propria associazione. Con questo programma si avranno a disposizione diversi strumenti utili sia per i soci che per il commercialista dell’attività: per citarne alcuni, si possono comodamente gestire i propri eventi, il libro soci, i verbali, i rimborsi spesa o la prima nota, ma anche eventuali certificazioni, corsi e attività di volontariato. Nei prossimi paragrafi andremo a spiegare il suo funzionamento, e includeremo anche delle informazioni utili per gestire la propria associazione al meglio.

Come funziona la fattura elettronica per le associazioni

Per sapere come funziona la fattura elettronica nel caso di un’associazione con partita IVA è importante tener conto di un paio di cambiamenti che sono stati effettuati sull’argomento di recente per i forfettari. Da luglio 2022, infatti, per i titolari di partita IVA forfettaria era necessario emettere fattura elettronica soltanto superato un fatturato di 25.000€ annui. Le regole hanno subìto una nuova modifica dal 1° gennaio 2024: tutti i titolari di partita IVA devono fare fattura elettronica, a prescindere dalla soglia di ricavi e compensi conseguiti nell’anno precedente.

La modalità di fatturazione elettronica per le associazioni segue la stessa procedura utilizzata dalle imprese e dai privati, adottandone il formato standard. In contrasto con la tradizionale fattura cartacea, la fattura elettronica viene trasformata in formato XML attraverso l’utilizzo di software dedicati e protocolli definiti dall’Agenzia delle Entrate.

Come scegliere il software di fatturazione elettronica

Prima di scegliere un software di fatturazione elettronica è bene stabilire ciò di cui si ha bisogno nello specifico, che può variare in base al tipo di associazione che si possiede. Ci sono però dei fattori in comune in ogni caso, ed è importante che questi siano presenti nel programma che si andrà a scegliere alla fine.

Innanzitutto, si deve stabilire se l’associazione in questione fattura grandi cifre o meno, poiché in base a ciò ci saranno esigenze diverse da soddisfare. In seguito, c’è da capire lo spazio necessario per poter gestire la propria attività, il quale è più alto se l’associazione ha un fatturato alto. Da non sottovalutare, poi, il costo: sfruttare un software di fatturazione elettronica deve non solo essere una comodità, ma deve anche valere l’investimento che si va a mettere su di esso.

Sempre parlando di comodità del software, è anche importante che questo sia semplice da utilizzare. Gestire la contabilità di un’associazione è già di per sé un’attività che richiede un’estrema precisione, per cui è vitale che il programma al quale ci si affida per compiere quest’operazione sia affidabile e facilmente accessibile a chiunque decida di utilizzarlo. In sostanza, è importante che questo strumento vada in effetti ad aiutare l’utente, e non a metterlo in ulteriore difficoltà.

 

Dal rimborso spese alla Prima Nota: strumenti per la gestione della fiscalità

Come già menzionato in apertura, il software di WindDoc No-Profit mette a disposizione un grosso numero di strumenti utili per gestire la propria associazione. Ad esempio, il programma permette di gestire facilmente il rimborso spese tramite un pannello apposito. Si possono inserire tutte le spese che devono o che sono già state rimborsate e contrassegnare ogni dettaglio, e tutte le voci verranno inserite in una lista che mostra i rimborsi dell’anno fiscale corrente, che può essere cambiato per vedere anche quelli degli anni precedenti. È persino possibile creare dei rimborsi prestabiliti con dei prezzi fissi qualora ci sia bisogno di utilizzarli più volte: basterà inserire una nuova spesa da rimborsare nel pannello apposito e scegliere una categoria tra quelle create, e verrà automaticamente applicato il prezzo già predefinito.

Per tenere sotto controllo tutte le entrate e le uscite dell’associazione, invece, lo strumento di prima nota risulta non solo molto utile, ma facile e intuitivo. Inserendo tutti i movimenti della propria attività, infatti, è possibile avere un quadro completo del saldo attuale sul conto dell’associazione, tenendo ben sott’occhio ogni cifra che è entrata e uscita.

 

Creazione delle ricevute di pagamento

Una delle operazioni che più prendono tempo in un’associazione è la creazione delle ricevute, e vien da sé che più se ne generano, maggiore sarà il tempo speso su di esse. A un certo punto diventa quasi obbligatorio trovare uno strumento che gestisca in automatico questo tipo di attività, e il software in questione è ben provvisto anche da questo punto di vista. Con WindDoc No-Profit, infatti, è possibile non solo generare le ricevute a mano, bensì farlo anche in modo automatico.

La generazione automatica di ricevute torna molto utile ad esempio se si organizzano eventi con ingresso a pagamento. Tutto ciò che è necessario fare è creare un modulo di registrazione, e il software si occuperà di generare le dovute ricevute, permettendo a chi gestisce l’associazione di occupare il proprio tempo ed energie su altri ambiti.

 

Contabilità di un’associazione: come generare il bilancio e il rendiconto

Il bilancio di un’associazione è composto da due documenti differenti e listati in modo separato, ossia lo stato patrimoniale e il conto economico. Per questi due strumenti sarà il software stesso a occuparsi di fare i dovuti calcoli, in base ai movimenti che vengono inseriti, manualmente o meno, durante l’anno fiscale tramite fattura. Questi verranno tutti sommati ai due documenti appena citati in tempo reale, il tutto in modo automatico.

Quando arriverà il momento di generare il bilancio, sarà necessario recarsi nella categoria apposita e premere un paio di pulsanti, e in un paio di secondi verranno subito mostrati lo stato patrimoniale e il conto economico nello stato attuale. Sarà possibile visualizzare tutte le eventuali entrate e uscite nel dettaglio, e il bilancio si aggiornerà in automatico, sempre in tempo reale, anche qualora dovesse essere aggiunta o rimossa una voce dalle fatture registrate.

Anche il rendiconto può essere generato con pochi semplici click, e andrà a mostrare tutte le entrate e le uscite dell’associazione nell’anno fiscale corrente, riportando il totale di tutti i conti correnti dell’attività registrati in WindDoc. Viene anche affiancata una previsione ipotetica per l’anno fiscale a seguire, la quale può essere creata sia a mano che automaticamente in tutta facilità.

 

Strumenti indispensabili per la gestione di soci ed eventi

Per quanto la parte contabile sia essenziale per gestire un’associazione al meglio, non si tratta dell’unico fattore importante. Un altro che ha bisogno di essere seguito con precisione, infatti, è quello amministrativo, e anche in questo WindDoc No-Profit riesce a fornire strumenti che vanno a braccetto con le esigenze del cliente.

Il software, ad esempio, mette a disposizione un pannello dedicato alla creazione degli eventi, tramite il quale si possono inserire tutte le eventuali attività future. Per una migliore organizzazione, si può anche aggiungere una descrizione, il luogo e, nel caso, una quota per l’evento o per l’iscrizione del socio.

Per gestire gli associati, poi, c’è un comodo libro soci, il quale può essere utilizzato per registrare appunto tutti i membri dell’associazione, e profilarli con tutte le informazioni del caso. Sempre tramite lo stesso pannello, poi, si potrà tener conto della quota che deve pagare ogni socio e impostare una data di scadenza, e mettere una spunta quando viene fatto il pagamento.

Tramite il software e il suo Portale Soci, inoltre, si può interagire con tutti i soci dell’associazione con facilità, senza dover ricorrere a mezzi esterni. Questo strumento è utilizzabile sia tramite browser che tramite la sua applicazione mobile apposita, e con essa sarà possibile scambiarsi messaggi, documenti o spazi web (come Google Drive), mentre il socio potrà utilizzarlo anche per rinnovare la propria quota, visualizzare documenti e inserire le proprie ore di volontariato o i rimborsi spesa.

Compilazione e conservazione dei verbali

Molto semplice anche creare verbali grazie al libro verbali, il quale dà la possibilità di generarne uno nel giro di pochi istanti. Ciò è dovuto alla possibilità di scegliere tra una lista di template pre-generati, i quali possono anche venir compilati in modo automatico con i dati della propria associazione o del socio. In alternativa, si possono personalizzare o creare completamente da zero, qualora lo si preferisca.

Tutto ciò che si deve fare è inserire alcune informazioni essenziali, come il nome, la data e il tipo del documento, e dopodiché selezionare il modello che più si preferisce, e questo verrà compilato nel giro di pochi secondi secondo i dati appena inseriti e quelli dell’associazione/del socio. Infine, se fosse necessario, si può anche aggiungere dei file in allegato.

 

Rilascio delle certificazioni

Nel caso in cui si cerchi un modo per semplificare la gestione associazione Onlus, gestione associazione sportiva o gestione associazioni sportive, WindDoc No-Profit mette a disposizione degli utili strumenti per tenere sotto controllo tutte quelle attività che potrebbero essere collegate a questo tipo di associazioni, ad esempio il rilascio di certificati a seguito di lezioni specifiche. Sempre tramite il software, infatti, si possono creare dei corsi, suddividendoli anche in pacchetti e specificando il tipo di lezione, il prezzo ed eventualmente i punti necessari per potervi accedere.

Dopo aver creato i corsi, i soci potranno iscrivercisi in autonomia prenotando direttamente dal software, e tutte le entrate da ciascuna lezione verranno registrate in modo automatico.

 

I costi di gestione di un’associazione

Al momento il programma offre quattro piani di abbonamento differenti. Il primo, quello gratuito, rende WindDoc un’ottima scelta tra i software gestione associazione gratis. Questo offre un massimo di 5 documenti all’anno e 5 soci in rubrica, 2 ticket all’assistenza annui, una sezione social, e la possibilità di gestire i soci, il libro soci, gli eventi e la gestione automatizzata dei verbali.

Il piano Professional, invece, al costo di 12€ al mese, include i vantaggi del piano precedente più un massimo di 400 documenti l’anno e 200 soci in rubrica, 4 ticket all’assistenza annui, modelli di stampa personalizzati, la possibilità di gestire il rendiconto, i corsi, le ore di volontariato, e la fattura elettronica.

Il pacchetto Premium, poi, al costo di 17€ al mese include tutti i vantaggi del piano precedente, più un massimo di 1000 documenti annui e 500 soci in rubrica, 6 ticket all’assistenza annui, e la possibilità di gestire più associazioni. Il pacchetto Premium+, infine, al costo di 25€ al mese è pressoché identico a quello precedente, con l’unica differenza che offre un massimo di 4000 documenti annui e 2000 soci in rubrica.

Tutti i prezzi dei pacchetti sono da considerarsi con IVA esclusa. È possibile acquistare un pacchetto con PayPal Stripe, che include carta di credito, Google Pay, Apple Pay, e bonifico bancario.

Acquistato uno dei pacchetti proposti da Winddoc, le associazioni possono attivare i pagamenti tramite Satispay per automatizzare il pagamento delle quote associative, dei rinnovi, iscrizione ad eventi e donazioni, e in questo modo i documenti fiscali saranno generati in modo automatico e contrassegnati come pagati.

 

Riepilogo e conclusioni

Tirando le somme, aprire un’associazione racchiude un grande numero di sfide, dovute ai diversi aspetti di cui tener conto durante l’organizzazione, come la contabilità, l’amministrazione, la gestione di soci ed eventi, e molto altro. Al giorno d’oggi, però, trovare degli strumenti che possano aiutare a mantenere tutto sotto controllo e gestire tutto nel modo più ottimale possibile è estremamente semplice, e WindDoc No-Profit ne è la prova. Grazie alla miriade di strumenti che questo software per gestione associazione mette a disposizione per aiutare la propria associazione a prosperare, e al suo prezzo accessibile, si può tirare un sospiro di sollievo e trovare più tempo da dedicare alle attività più importanti.

Domande frequenti sulla gestione delle associazioni

Quando è obbligatorio per un’associazione aprire la partita IVA?

È obbligatorio aprire partita IVA soltanto quando l’associazione realizza dei ricavi da attività commerciali, che possono includere gli introiti abituali generati da ingressi a pagamento per eventi aperti al pubblico, vendita di alimenti e/o bevande durante eventi o riunioni, o sponsorizzazioni/pubblicità.

Non è obbligatorio, invece, aprire la partita IVA quando le entrate dell’associazione provengono esclusivamente da attività istituzionali (quote versate dai soci per iscrizioni e rinnovi) e decommercializzate (ricavi per servizi svolti per i soci).

Quanto costa aprire un’associazione?

Aprire un’associazione di per sé non ha un costo, poiché per farlo sono necessari soltanto il gruppo dei fondatori, l’atto costitutivo e lo statuto. La registrazione dell’atto costitutivo e dello statuto all’Agenzia delle Entrate, però, prevede un’imposta di 200€, ai quali vanno sommati i costi delle marche da bollo da 16€, da applicare ogni 4 pagine o 100 righe.

Per le associazioni riconosciute come Onlus o Organizzazioni di volontariato (iscritte al registro regionale), invece, non sono previsti prezzi da pagare.

Infine, per le associazioni che vogliono ottenere personalità giuridica, ossia l’autonomia tra l’associazione e i suoi soci, il costo da sostenere è quello dell’onorario del notaio, che può variare in base alle caratteristiche dell’associazione, e al quale va poi aggiunto quello di registrazione all’Agenzia delle Entrate.

Come si costituisce un’associazione non profit?

È necessario creare un gruppo di minimo 3 o 7 soci, a seconda del tipo di associazione che si vuole fondare, tra cui ETS (Enti del Terzo Settore), Culturale, Promozione sociale, Sportiva dilettantistica e di volontariato. In seguito sarà necessario redigere l’atto costitutivo e lo statuto dell’associazione, e ricevere il riconoscimento da un notaio. Infine, si dovrà registrare l’associazione all’Agenzia delle Entrate, e se necessario aprire una partita IVA.