“Stai esaurendo lo spazio di archiviazione”. Quel fastidioso avviso a sfondo giallo che compare in cima alla pagina web ogni volta che controlli la tua posta elettronica su Gmail proprio non se ne vuole andare? Il motivo, come si può intuire, è semplice: la tua casella va svuotata prima che diventi così piena da non poter più ricevere alcun messaggio, con il rischio di perdere per strada qualche e-mail importante. Google mette a disposizione 15 GB gratuiti a tutti i suoi utenti, i quali però non distinguono tra file archiviati in Google Drive e tra gli allegati di Gmail. Così tra una foto e un backup, lo spazio si riempie in un attimo. Fortunatamente esistono soluzioni per risolvere il problema in modo semplice e veloce: scopriamo insieme come liberare spazio se il proprio account Gmail è pieno fino all’orlo.
Trova gli allegati più pesanti
Come abbiamo anticipato, anche gli allegati “pesano” sullo spazio di archiviazione gratuito messo a disposizione da Google. Cancellare le e-mail con i file più pesanti è quindi un’ottima soluzione per liberare spazio velocemente. Ma se i messaggi archiviati nella casella di posta sono centinaia? Niente paura: non dovrai controllarli uno per uno. Basterà un semplicissimo comando di ricerca nell’apposita barra posta in alto alla pagina. Prova a scrivere size:[size in bytes] inserendo al posto del testo tra parentesi quadre la dimensione desiderata. Ad esempio, scrivendo size:524880 o size:5mb Gmail elencherà tutte le e-mail la cui dimensione è pari o superiore a 5 MB, mentre size:10485760 (o più semplicemente size:10mb) indicherà quelle superiori ai 10 MB.
Questa stringa di ricerca non include però i messaggi con allegato. In quel caso bisognerà aggiungere anche la frase has:attachment. Un esempio pratico, quindi, può essere: size:5mb has:attachment per trovare tutte le e-mail di dimensioni superiori ai 5 MB e contenenti file allegati. Altri filtri di ricerca utili sono larger, larger_than, smaller e smaller_than che permette di individuare una particolare finestra. Per esempio, larger_than:5m smaller_than:8m troverà tutti i messaggi con dimensioni comprese tra 5 e 8 MB.
Salva i file in cloud e condividili tramite link
Google mette a disposizione gratuitamente 15 GB di spazio di archiviazione cloud a tutti i suoi utenti. Tuttavia, se stai leggendo questa guida, significa che non bastano per le tue esigenze. È possibile aumentare lo spazio disponibile, ma a una condizione: pagare un abbonamento mensile (o annuale) per poterne usufruire e accedere ai nostri dati archiviati. Fortunatamente esistono provider che offrono un servizio alternativo ma soprattutto molto più economico a lungo termine: un esempio è pCloud, che propone due piani cloud a vita. Hai capito bene: una volta acquistato, lo spazio sarà tuo per sempre e potrai farne ciò che vuoi. Il prezzo è accessibile (175 euro per 500 GB e 350 euro per 2 TB) e include una serie di ottime funzionalità.
Molto utile per liberare spazio dalla tua casella Gmail è la possibilità di condividere link e richieste file con chiunque. Anziché allegare il file direttamente all’e-mail (e sprecare così preziosa memoria) basterà caricarla sul proprio spazio pCloud e condividere il link da scaricare. È possibile anche creare cartelle condivise e ottenere statistiche dettagliate per tutti i link condivisi. Avrai inoltre il vantaggio di portare sempre il tuo piccolo mondo virtuale con te: tutti i dati e i file caricati saranno sincronizzati automaticamente attraverso i tuoi dispositivi. Non mancano i protocolli di sicurezza con protezione TLS/SSL e crittografia 256-bit AES per tutti i file caricati (di cui vengono effettuate cinque copie su server differenti).
Grazie a questi due trucchi potrai così liberare in men che non si dica la tua casella di posta elettronica Gmail da messaggi e allegati troppo pesanti che potrebbero – a lungo andare – compromettere l’efficienza del tuo lavoro.
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20 giu 2022