Google Meet: come registrare le videoconferenze

In questo periodo molti stanno facendo ricorso a Google Meet per le sessioni di lavoro in modalità smart working o per la didattica a distanza con le dinamiche proprie dell’e-learning. Non tutti però sanno che è possibile registrare le videoconferenze (o le lezioni della classe virtuale) così da poterne conservare una copia da rivedere all’occorrenza in seguito.

Google Meet e la registrazione delle riunioni

Per farlo è sufficiente seguire le istruzioni descritte nella guida di bigG. Precisiamo anzitutto che la funzionalità è disponibile con G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education. Come prima cosa l’amministratore deve accertarsi che l’accesso a Drive sia attivo per tutti gli utenti coinvolti poiché è lì che verranno conservati i file creati: lo può fare dalla Console di Amministrazione. Poi, nel caso in cui la possibilità debba essere offerta solo a determinati account, è possibile inserirli in un’unità organizzativa (così da applicarla in base al reparto) o in un gruppo di configurazione (per applicarla a utenti di reparti diversi). A questo punto non resta che seguire sei step:

• accedere alla Console di Amministrazione con il proprio account amministratore;
• dalla homepage entrare in “Applicazioni” quindi “G Suite” e infine “Hangouts Meet e Google Hangouts”;
• fare click su “Impostazioni di Meet“;
• per applicare l’impostazione a tutti lasciare selezionata l’unità organizzativa di primo livello oppure sceglierne una secondaria o un gruppo di configurazione;
• fare click su “Registrazione” e selezionare o deselezionare la casella “Consenti agli utenti di registrare le proprie riunioni”;
• fare click su “Salva”.

Nel caso in cui sia stata configurata un’unità organizzativa o un gruppo è possibile che vengano visualizzate le opzioni “Eredita” o “Sostituisci” per un’unità organizzativa principale oppure l’opzione “Annulla impostazioni” per un gruppo. Il cambiamento diviene solitamente operativo in pochi minuti, ma in alcuni casi potrebbe essere necessario attendere fino a 24 ore.

È bene precisare che le registrazioni includono l’oratore attivo e tutto ciò che viene presentato, non altre finestre o notifiche. Il file generato è posizionato nella cartella “Registrazioni di Meet” sullo spazio Drive dell’organizzatore e un’email contenente il link per raggiungerlo inviata a chi ha organizzato la riunione e a chi ha avviato la registrazione. Lo stesso collegamento sarà aggiunto a un evento su Calendar.

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In merito all’ambito e-learning, gli insegnanti possono effettuare registrazioni dopo aver eseguito l’accesso al proprio account G Suite (ad esempio a Gmail), mentre gli studenti non possono farlo. Nulla vieta però di condividere con loro i file a posteriori.