Recensione Google Workspace 2024 (Prezzi e Applicazioni)

Google Workspace è una suite di produttività che comprende una serie di strumenti e applicazioni progettati per migliorare la collaborazione e la gestione del lavoro, sia individualmente che in team. Ma cosa si intende esattamente per “suite di produttività”? Si tratta di un insieme integrato di software e servizi che permettono di gestire attività quotidiane come la creazione di documenti, l’organizzazione di calendari, la gestione delle email e la collaborazione in tempo reale su progetti.

Il programma in questione è una delle soluzioni più utilizzate al mondo per la gestione del lavoro in ambienti aziendali, educativi e no profit. Offre una gamma di applicazioni che vanno da Gmail e Google Drive a Google Docs, Sheets, Calendar e Meet, il tutto integrato in una piattaforma facile da usare, accessibile ovunque ci sia una connessione internet. Lo scopo di questa guida è offrire una panoramica completa di Google Workspace, analizzandone le caratteristiche principali, le applicazioni incluse e a chi è consigliato.

Cos’è Google Workspace

Prima di tutto rispondiamo ad una domanda preliminare fondamentale: cos’è Google Workspace? È una piattaforma digitale che integra diversi tool e applicazioni progettati per facilitare la produttività e la collaborazione. Riunisce in un unico ecosistema applicazioni per la gestione di email, documenti, riunioni virtuali, calendari e file, il tutto sempre accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. La sua forza risiede nell’integrazione tra questi strumenti che permette di lavorare in modo fluido e senza interruzioni, migliorando l’efficienza e la comunicazione all’interno di un team di lavoro.

Si rivolge a professionisti, aziende di ogni dimensione, scuole e organizzazioni che necessitano di una piattaforma flessibile e scalabile per gestire il lavoro quotidiano, specialmente in ambienti che richiedono una collaborazione costante tra team distribuiti o in remoto. Inoltre, è adatta anche a chi cerca una soluzione unificata per gestire progetti personali o piccoli team in modo organizzato e intuitivo.

Caratteristiche Principali

Con Google Workspace è possibile gestire e ottimizzare praticamente ogni aspetto del lavoro quotidiano. Grazie alla sua natura cloud-based, permette di accedere ai propri file e strumenti ovunque ci si trovi, semplificando il lavoro da remoto o in mobilità. Inoltre, consente di sincronizzare email, calendari e attività in un’unica soluzione, garantendo una gestione ottimale del tempo e delle risorse.

Le principali caratteristiche di Google Workspace sono:

• Collaborazione in tempo reale: permette a più persone di lavorare simultaneamente su documenti, fogli di calcolo e presentazioni. È possibile aggiungere commenti, suggerimenti, e avviare chat o videochiamate per discutere direttamente all’interno degli stessi file;
• Integrazione con altre app: si integra facilmente con molte altre applicazioni e piattaforme, consentendo di collegare strumenti di terze parti per gestire attività, condivisione di file e workflow aziendali in modo fluido;
• Mail professionale: grazie a Gmail, offre un servizio di posta elettronica personalizzabile con il proprio dominio, dotato di funzionalità avanzate come filtri antispam, etichette e gestione centralizzata delle email;
• Gestione dei file su cloud: con Google Drive, tutti i file sono accessibili ovunque, sicuri e facilmente condivisibili con chiunque, evitando duplicati e complicazioni legate alla gestione delle versioni;
• Calendari condivisi: Google Calendar permette di creare calendari condivisi, organizzare riunioni e inviare inviti, rendendo la pianificazione di eventi aziendali o riunioni di team semplice e visibile a tutti;
• Sicurezza e controllo dei dati: include strumenti avanzati di sicurezza come autenticazione a due fattori e gestione centralizzata degli utenti, assicurando la protezione dei dati sensibili aziendali.

 

App incluse con Google Workspace

Le applicazioni di Google Workspace sono tante: ed è proprio questa una delle peculiarità di questa suite, ovvero l’abbondanza di strumenti che non lascia scoperto nessun aspetto del lavoro quotidiano. Ecco un elenco delle principali app, con una breve descrizione delle loro funzionalità:

• Gmail: noto servizio di posta elettronica con un’interfaccia semplice e pulita. Offre funzioni avanzate come filtri antispam, etichette personalizzabili e la possibilità di utilizzare un dominio personalizzato per la tua email aziendale;
• Meet: utile per organizzare riunioni virtuali con colleghi o clienti. Include funzioni come condivisione dello schermo, registrazione delle riunioni e partecipazione da qualsiasi dispositivo;
• Drive: tool di archiviazione cloud che consente di salvare, condividere e accedere ai file da qualsiasi luogo. Offre spazio di archiviazione illimitato a seconda del piano scelto, e una gestione avanzata dei permessi di condivisione;
• Gemini: è il nuovo modello di intelligenza artificiale (IA) di Google, una IA multimodale, il che significa che può comprendere e gestire diversi tipi di dati, inclusi testo, immagini, audio, video e codice, tutto all’interno di un unico sistema integrato;
• Chat: strumento di messaggistica istantanea che permette di comunicare con colleghi, creare stanze di discussione per team e progetti, e integra la funzionalità di bot per automatizzare alcune attività;
• Calendar: soluzione per creare e condividere calendari, organizzare eventi e inviare inviti per riunioni. Si integra perfettamente con Gmail e Meet per una gestione coordinata degli appuntamenti;
• Docs: editor di testo online che consente la creazione e la modifica di documenti. Consente la collaborazione in tempo reale, con più persone che possono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente, aggiungendo commenti e suggerimenti;
• Sheets: app per fogli di calcolo per creare tabelle, eseguire calcoli e analisi di dati. Anche qui è possibile collaborare in tempo reale, con funzioni di condivisione, commenti e integrazioni di dati da altre app;
• Slides: simile a PowerPoint, dà la possibilità di creare diapositive con testo, immagini, video e grafici, e consente di lavorare in collaborazione con altri utenti;
• Sites: permette di creare siti web interni o esterni, utilizzata principalmente per la realizzazione di intranet aziendali o pagine di progetto. Non richiede competenze tecniche particolari ed è facile da usare;
• Forms: utile per la creazione di moduli e sondaggi. Con questo strumento è possibile raccogliere informazioni, sondaggi o registrazioni, con la possibilità di visualizzare automaticamente i risultati in Google Sheets;
• Keep: app di gestione delle note che consente di prendere appunti veloci, creare liste di cose da fare e impostare promemoria. Le note possono essere condivise con altri utenti per collaborare in tempo reale;
• Currents: piattaforma di comunicazione interna per mezzo della quale i dipendenti possono condividere idee, discutere progetti e collaborare su argomenti aziendali, in modo simile a un social network interno;
• Jamboard: strumento per la creazione di lavagne virtuali, pensato per brainstorming e sessioni di collaborazione visuale. È integrato con altre app Google e permette di lavorare su uno spazio condiviso in tempo reale.

 

Prezzi e Abbonamenti

I prezzi di Google Workspace variano a seconda del piano scelto. Nello specifico, vengono proposti quattro piani di abbonamento principali, pensati per rispondere a esigenze diverse. Il piano Business Starter al costo di 5,75€ al mese è il più semplice, ideale per piccole imprese o team in crescita. Include Gmail professionale con un dominio personalizzato, 30 GB di spazio di archiviazione per utente su Google Drive e la possibilità di tenere videoconferenze fino a 100 partecipanti con Google Meet. È perfetto per chi ha bisogno di funzionalità di base senza eccessive complessità.

Business Standard amplia le offerte rispetto al precedente, proponendo videoconferenze fino a 150 partecipanti e registrazioni delle riunioni. Inoltre, offre 2 TB di spazio di archiviazione per utente, che è una risorsa importante per aziende che gestiscono una quantità maggiore di dati. Questo piano è pensato per chi desidera funzionalità più avanzate di collaborazione e archiviazione. Costa 11,50 € mensili.

Business Plus aggiunge ulteriori vantaggi, come la possibilità di ospitare fino a 500 partecipanti nelle videoconferenze e 5 TB di spazio di archiviazione per utente. Inoltre, include funzionalità di sicurezza e conformità avanzate, come l’archiviazione dei dati e il controllo degli accessi. È indicato per aziende di medie dimensioni che richiedono un maggior livello di sicurezza e gestione dei dati. Prezzo: 17,25 € al mese.

Infine, il piano Enterprise è la soluzione più completa e flessibile, adatta alle grandi organizzazioni. Oltre alle funzionalità avanzate di Google Meet, come il noise cancellation e la partecipazione illimitata, offre uno spazio di archiviazione illimitato e strumenti di sicurezza e amministrazione avanzati come l’autenticazione a due fattori e il controllo avanzato degli endpoint. Per informazioni sui prezzi è necessario contattare il team di vendita.

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
Prezzo per utente al mese:	da 5,75 €	da 11,50 €	da 17,25 €	custom
Email personalizzata:	✓	✓	✓	✓
Riunioni video con un massimo partecipanti:	100	150	500	1000
Registrazioni delle riunioni:		✓	✓	✓
Spazio Drive per utente:	30 GB	2 TB	5 TB	5 TB (di più su richiesta)

Tutti i piani di Google Workspace mettono a disposizione una prova gratuita di 14 giorni.

 

Differenze tra Google Workspace e le applicazioni gratuite di Google

La principale differenza tra Google Workspace e le applicazioni gratuite di Google, come Gmail o Google Drive, risiede nelle funzionalità avanzate, pensate per un contesto professionale e aziendale. Google Workspace permette di avere ad esempio un dominio email personalizzato, con la possibilità di gestire account multipli, mentre nelle versioni gratuite si utilizza il dominio comune “@gmail.com”.

Inoltre, Google Workspace offre più spazio di archiviazione per utente. Un’altra differenza significativa è nella sicurezza e gestione dei dati: Workspace include funzionalità di sicurezza avanzate come l’autenticazione a due fattori e il controllo centralizzato degli utenti, mentre le app gratuite hanno opzioni limitate in questo ambito.

Le videoconferenze con Google Meet in Workspace permettono un numero maggiore di partecipanti e includono funzionalità come la registrazione delle riunioni e il noise cancellation, che non sono disponibili nelle versioni gratuite. Infine, Workspace offre strumenti di collaborazione potenziati, come la possibilità di gestire documenti, fogli e presentazioni con controlli di accesso specifici e funzioni di monitoraggio dell’attività, tutte opzioni non disponibili con le app gratuite.

 

A chi è consigliato

Il target di riferimento di Google Workspace sono le aziende di tutte le dimensioni, poiché offre una piattaforma completa e flessibile per la gestione della posta elettronica, dei documenti e delle comunicazioni interne. Le piccole aziende possono beneficiare di strumenti di collaborazione e gestione centralizzati, mentre le grandi organizzazioni trovano vantaggi nelle avanzate funzioni di sicurezza e nei controlli amministrativi personalizzati.

È particolarmente utile per i team che lavorano da remoto, poiché permette di collaborare in tempo reale su documenti condivisi, organizzare videoconferenze efficaci e sincronizzare calendari e attività da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Questo facilita la gestione del lavoro in modalità distribuita, riducendo le barriere legate alla distanza e migliorando la produttività. Ma è anche molto apprezzato in ambito scolastico e umanitario, come vedremo nei prossimi paragrafi.

 

Google Workspace Education

Google Workspace for Education è una versione di Google Workspace progettata specificamente per l’ambito educativo. Questa piattaforma fornisce a insegnanti e studenti una serie di strumenti digitali per migliorare la collaborazione e l’apprendimento, sia in classe che da remoto. Include applicazioni come Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Meet, Google Classroom e altri strumenti di produttività, tutti integrati per facilitare la creazione, la distribuzione e la gestione di compiti e materiali didattici.

 

Google Workspace per Associazioni No Profit

Google Workspace offre una versione specifica per le associazioni no-profit attraverso il programma Google for Nonprofits. Le organizzazioni senza scopo di lucro che soddisfano i requisiti di ammissibilità possono accedere gratuitamente a Google Workspace for Nonprofits, una suite di strumenti per migliorare la gestione interna, la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.

Google Workspace for Nonprofits include le stesse applicazioni di base di Google Workspace, ma con alcuni vantaggi particolari. Uno dei principali è la possibilità di accedere a Google Ad Grants, un altro programma incluso in Google for Nonprofits, che fornisce fino a $10.000 al mese in credito pubblicitario su Google Ads, consentendo alle organizzazioni di promuovere la loro missione e aumentare la visibilità.

 

Prestazioni e Facilità d’uso

Le prestazioni di Workspace sono eccellenti sotto diversi aspetti, grazie alla sua architettura basata sul cloud e all’integrazione di tecnologie avanzate. Ecco una valutazione approfondita di quattro elementi fondamentali:

• Velocità: una delle caratteristiche più apprezzate è la velocità con cui i vari strumenti rispondono. Le app funzionano in modo fluido, anche con grandi volumi di dati o utenti che lavorano simultaneamente sugli stessi file. Grazie ai continui aggiornamenti di Google, le prestazioni sono ottimizzate per offrire tempi di caricamento rapidi e ridurre al minimo le latenze, anche su connessioni Internet di media qualità;
• Stabilità: è estremamente stabile e affidabile. Poiché i servizi sono gestiti sui server cloud di Google, l’infrastruttura è altamente scalabile e resiliente, riducendo i tempi di inattività al minimo. Gli aggiornamenti avvengono in background senza interrompere l’operatività degli utenti, garantendo così continuità lavorativa. Inoltre, Google implementa backup automatici per prevenire la perdita di dati, anche in caso di crash improvvisi o errori dell’utente;
• Capacità di archiviazione: altro punto di forza di Google Workspace. Google Drive tra l’altro permette di salvare e accedere ai file in qualsiasi momento, e grazie alla funzione di ricerca avanzata, trovare documenti specifici è facile anche in presenza di grandi volumi di dati. Per le aziende che gestiscono molti file, l’archiviazione cloud scalabile è un vantaggio significativo;
• Semplicità: Google Workspace si distingue per la sua interfaccia intuitiva e user-friendly. La familiarità delle sue app rende la transizione o l’adozione delle piattaforme particolarmente facile, anche per chi non è esperto di tecnologia. La possibilità di collaborare in tempo reale senza dover gestire versioni multiple di un file semplifica il lavoro di team, migliorando la produttività generale.

 

Privacy e Compliance GDPR

Google Workspace prende molto seriamente la privacy e la conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea, implementando misure avanzate per proteggere i dati personali degli utenti e rispettare le normative internazionali. Per quanto riguarda la privacy, adotta un approccio trasparente e basato sul controllo degli utenti. Le informazioni personali non vengono utilizzate per la pubblicità, e i dati sono crittografati, garantendo che l’accesso ai dati sia limitato solo ai soggetti autorizzati. Big G offre anche strumenti che consentono agli amministratori di avere un controllo completo su chi accede ai dati e su come questi vengono utilizzati all’interno dell’azienda.

Google ha adottato politiche per garantire che i dati trattati attraverso Google Workspace siano conformi agli standard imposti dal GDPR. Ciò include la nomina di responsabili del trattamento dei dati e la stipula di contratti di trattamento dei dati con i clienti, che delineano chiaramente come vengono gestiti i dati personali. Google offre anche funzionalità di audit e monitoraggio per consentire alle organizzazioni di rispettare i propri obblighi normativi, garantendo la trasparenza e la sicurezza nel trattamento dei dati. Inoltre, i clienti hanno il diritto di cancellare, accedere e trasferire i propri dati in conformità con il GDPR.

Google Workspace è certificato con diversi standard di sicurezza internazionali, come ISO/IEC 27001, 27017 e 27018, e aderisce al Privacy Shield per i trasferimenti di dati tra l’UE e gli Stati Uniti (nonostante questo accordo sia stato in parte invalidato dalla Corte di Giustizia Europea, Google ha implementato le Clausole Contrattuali Standard per garantire la conformità).

 

Perché usare Google Workspace? Pro e Contro

Uno dei principali punti di forza è l’accessibilità da qualsiasi dispositivo, poiché tutte le applicazioni sono basate su cloud. Ciò significa che puoi lavorare su documenti, email o gestire progetti da desktop, laptop o dispositivi mobili, senza dover preoccuparti di sincronizzazioni manuali. Inoltre, lo spazio di archiviazione cloud garantisce una gestione efficace dei file, evitando la necessità di server interni o memorie fisiche, e permette di condividere facilmente i file con il proprio team. La collaborazione in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni è un altro vantaggio significativo, riducendo i tempi di attesa e aumentando l’efficienza, soprattutto per team che lavorano in remoto o su progetti complessi. Da menzionare poi la sicurezza avanzata che Google Workspace offre, con strumenti come l’autenticazione a due fattori e la crittografia dei dati, che garantiscono la protezione delle informazioni aziendali. È particolarmente utile per le aziende che gestiscono grandi volumi di dati sensibili e necessitano di controlli di sicurezza robusti.

Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi da considerare. Il costo di Google Workspace può risultare elevato per le piccole aziende o per chi non ha bisogno di tutte le funzionalità offerte. Inoltre, mentre l’integrazione delle app di Google è fluida, potrebbero esserci limitazioni nell’integrazione con software esterni o legacy che alcune aziende utilizzano, creando potenziali problemi di compatibilità. Un altro svantaggio può essere la dipendenza dalla connessione Internet: in assenza di una connessione stabile, l’accesso ai file e alle app diventa difficoltoso, cosa che limita la produttività.

 

Alternative a Google Workspace

Una delle migliori alternative a Google Workspace è Microsoft 365. Come Google Workspace, Microsoft 365 è una suite di produttività cloud-based che integra strumenti per la collaborazione, la comunicazione e la gestione dei dati. Entrambe le piattaforme offrono funzionalità simili, ma presentano alcune differenze chiave che rendono una più adatta rispetto all’altra a seconda delle esigenze.

Microsoft 365 include applicazioni classiche come Word, Excel e PowerPoint, che sono strumenti molto potenti e ampiamente utilizzati nel mondo aziendale. Queste applicazioni sono disponibili sia in versione desktop che online, offrendo una maggiore flessibilità a chi preferisce lavorare anche offline. Un altro grande vantaggio di Microsoft 365 è la perfetta integrazione con Microsoft Teams, uno strumento per videoconferenze e collaborazione con funzionalità avanzate, come la gestione delle chat di gruppo e l’integrazione con altre applicazioni aziendali.

D’altra parte, Google Workspace è più focalizzato sull’accessibilità e la collaborazione in tempo reale tramite il browser, con applicazioni cloud-native come Google Docs, Google Sheets e Google Slides, che permettono la condivisione e la modifica simultanea dei documenti senza bisogno di installare software. Risulta quindi molto vantaggioso per i team che lavorano in remoto o che preferiscono una piattaforma interamente basata su cloud.

 

Recensione Finale

Google Workspace si conferma una delle suite di produttività più complete e versatili sul mercato. Con strumenti pensati per ottimizzare la collaborazione e la gestione delle attività aziendali, offre una piattaforma basata sul cloud che consente di lavorare da qualsiasi dispositivo e ovunque ci sia una connessione Internet. Le applicazioni sono perfettamente integrate, favorendo un ambiente di lavoro fluido e in tempo reale, che facilita la collaborazione tra team distribuiti o remoti. La capacità di archiviazione cloud e l’elevato livello di sicurezza offerto, con la crittografia dei dati e l’autenticazione a due fattori, garantiscono protezione e facilità d’uso per aziende di tutte le dimensioni.

È particolarmente indicato per aziende che cercano un ambiente di lavoro moderno, flessibile e completamente online, e per team che operano a distanza. Anche per il settore educativo e le organizzazioni no-profit, offre piani dedicati con funzionalità adattate alle loro esigenze.

Domande Frequenti su Google Workspace

Che differenza c'è tra GSuite e Google Workspace?

G Suite è il precedente nome della suite di produttività di Google per aziende e organizzazioni. Nell’ottobre 2020, Google ha rinominato G Suite in Google Workspace, introducendo al contempo nuove funzionalità, un’interfaccia utente aggiornata e una maggiore integrazione tra le applicazioni.

Come avere Google Workspace gratis?

Google Workspace non offre una versione gratuita per uso aziendale, ma le organizzazioni no-profit possono ottenere Google Workspace gratuitamente attraverso il programma Google for Nonprofits. Inoltre, le scuole possono accedere a Google Workspace for Education Fundamentals, che è disponibile gratuitamente per istituzioni educative idonee. Per gli utenti personali, le app come Gmail, Google Drive e Google Docs rimangono gratuite, anche se con funzionalità limitate rispetto a Workspace.

Chi può usare Google Workspace?

Google Workspace può essere utilizzato da aziende di qualsiasi dimensione, organizzazioni no-profit, istituzioni educative e professionisti individuali. Sono disponibili diversi piani per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun tipo di organizzazione, dalle piccole imprese alle grandi aziende, con opzioni specifiche per scuole e no-profit.

Dove trovo il contratto Google Workspace?

Puoi trovare il contratto di Google Workspace consultando i Termini di Servizio direttamente sul sito ufficiale di Google Workspace nella sezione legale.