Lo smart working in Italia è diventato molto popolare soltanto negli ultimi anni, ma Google, da parte sua, lavora da sempre a servizi e piattaforme capaci di trasformare qualsiasi luogo in un vero e proprio ufficio personale o di gruppo. Tutti questi sforzi si sono poi trasformati in quello che oggi conosciamo come Google Workspace e che solo poco tempo fa veniva identificato come G Suite.
Come avrete quindi intuito, oggi andremo proprio ad analizzare nel dettaglio tutto ciò che l’azienda di Mountain View offre, a che prezzo e soprattutto per chi. Cercheremo di non tralasciare alcun dettaglio, così da creare una guida completa sotto ogni punto di vista. Detto questo, partiamo subito con le ultime novità a riguardo.
Cos’è Google Workspace
Innanzitutto però, rispondiamo in maniera un po’ più generale alla domanda che ci accompagnerà per tutta la guida: Cos’è Google Workspace? Per dirla nella maniera più tecnica possibile, si tratta di un gruppo di servizi, software e strumenti dedicati alla produttività e alla “vita da ufficio”. In particolare però, tutte le piattaforme di cui parleremo tra poco, non si limiteranno ad offrire le proprio funzionalità al singolo utente, ma lo metterlo anche in contatto con i propri colleghi, grazie alla sincronizzazione cloud e alla collaborazione diretta con altri utenti Google.
Tutto ciò quindi, trasformerà un qualsiasi computer dotato di browser Web in un potentissimo strumento di lavoro. Proprio per questo motivo, moltissime aziende utilizzando Google Workspace, non solo per facilitare lo smart working, ma anche per collaborare e completare i propri compiti in ufficio.
Google Workspace ora è disponibile per tutti
Fino a poco tempo fa, Google Workspace era un servizio offerto a pagamento unicamente alle aziende, ma da oggi, o meglio, a partire da giugno 2021, tutte le sue caratteristiche e funzioni saranno pronte all’uso per chiunque (sempre sottoscrivendo un abbonamento). Tutto ciò che servirà, sarà possedere un account Google (sempre gratuito), il quale potrà essere richiesto tramite il sito di Gmail.
Dopodiché, per avviare la registrazione a Workspace, non servirà altro che accedere al sito Web ufficiale cliccando su questo link e premere sul tasto blu “Inizia la prova gratuita” in alto a destra. Da qui inizierà una rapida configurazione guidata, in cui sarà possibile scegliere anche il piano personale.
Le ultime novità di Google Workspace
Oltre al nuovo piano individuale però, Google ha presentato ulteriori novità per i servizi di Workspace e tutte consentiranno agli utenti di migliorare ancor di più la propria produttività e facilitare la collaborazione con i colleghi.
Tra le aggiunte più importanti, non possiamo che citare un’importante evoluzione per le stanze virtuali conosciute come “Rooms”, all’interno delle quali tutti gli utenti che lavorano ad un progetto potranno assegnare compiti, dialogare e scambiarsi idee senza alcuna difficoltà. Il suo utilizzo risulterà molto simile a quello di “Trello“, e quindi caratterizzato da task da completare e da spostare sotto la colonna più adeguata.
Non poteva poi mancare anche la questione privacy, che interesserà principalmente Google Meet, servizio di videoconferenze. A partire da settembre infatti, verranno rilasciate diverse ottimizzazioni hardware, così da migliorare la stabilità e la sicurezza durante le riunioni. E infine, ulteriori funzionalità di sicurezza e privacy per favorire la protezione contro malware e phishing di ogni tipo.
Che cosa include Google Workspace
Dopo aver dato un’occhiata più generale al servizio però, concentriamo l’attenzione sulle piattaforme incluse, ricordando sempre che nessuna di queste sarà fine a se stessa, ma tutte potranno dialogare fra loro in maniera semplice e rapida e ovviamente faciliteranno anche la collaborazione tra più utenti Google Workspace.
Gmail
Iniziamo dal servizio probabilmente più popolare. Gmail è la casella di posta più utilizzata al mondo, che in questo contesto si trasforma in un potente e protetto strumento aziendale in grado di integrare Rooms, Meet, Chat, Calendar, Keep e molto altro ancora. Ogni progetto parte da un messaggio di posta e con Gmail sarà possibile gestirlo nel migliore dei modi. Qualora voleste scoprire qualche opzione in più, vi consigliamo di leggere il nostro articolo dedicato cliccando su questo link.
Drive
Drive è invece un contenitore di file sul cloud. Può essere visto come una sorta di chiavetta USB all’interno del quale aggiungere tutti i documenti da utilizzare. Lo spazio a disposizione varierà in base al profilo attivato e si partirà in ogni caso da 30 GB. Ovviamente Drive sarà accessibile anche da Gmail e da tutti gli altri servizi, così da avere sempre sotto mano tutti i file necessari.
Meet
Con l’arrivo dello smart working e della didattica a distanza, Google Meet è riuscito a spuntarla su tanti altri servizi simili. Si tratta infatti di una piattaforma di videoconferenze, completamente online e quindi accessibile da qualsiasi dispositivo dotato di uno schermo, una fotocamera e una connessione ad internet. Perfetto quindi per “accorciare le distanze” tra colleghi e gestire al meglio le riunioni.
Chat
Proprio come intuibile dal nome, Chat è il servizio di messaggistica istantanea di Google dedicato ai team. Questo disporrà di un sito web dedicato, ma potrà essere utilizzato anche direttamente da Gmail, Fogli, Documenti, Presentazioni e altri, in modo da rendere ancora più rapida le conversazioni singole o di gruppo. Supporta perfettamente il testo, le immagini, gli allegati, i link e molto altro ancora.
Calendar
Nulla può organizzare meglio le fasi di un progetto, o comunque tutte le ore lavorati, di un calendario personale o condiviso. In particolare, Google Calendar dispone di tantissime funzionalità avanzate e utili e include anche i promemoria, le liste di cose da fare e un’integrazione profonda con gli appuntamenti ricevuti tramite Gmail e le riunioni previste su Meet. Per approfondire ulteriormente il discorso però, vi invitiamo a leggere l’articolo dedicato cliccando su questo link.
Documenti
Documenti è lo strumento perfetto per la stesura e la formattazione di testi. Può essere considerato il “Word” di Google, ma la sua peculiarità è che può essere utilizzato in tutte le sue funzioni senza dover scaricare alcun programma, visto che risulta essere accessibile unicamente dal sito Web ufficiale o direttamente da Drive. Ovviamente è anche perfettamente integrato in Gmail, Fogli e Presentazioni.
Fogli
Per la gestione dei fogli di calcolo c’è invece Fogli, ovvero la controparte di “Excel” sviluppata però da Google. La cosa interessante è che supporterà qualsiasi file esportato in “.XLSX”, perciò non servirà preoccuparsi per nessun motivo del supporto e la compatibilità. Inoltre, proprio come Documenti e Presentazioni, un qualsiasi file di Fogli potrà essere condiviso fra più utenti, così da poterci lavorare in gruppo.
Presentazioni
Dopo la stesura di fogli di calcolo e documenti, non si può che creare anche una presentazione perfetta e ben sviluppata. Con Presentazioni sarà ovviamente possibile farlo, così come gli utenti Microsoft utilizzano “PowerPoint”. Anche in questo caso però, il tutto sarà disponibile direttamente online, in perfetta integrazione con tutti gli altri servizi Google e con possibilità di collaborazione con altri utenti.
Moduli
Con Moduli si potranno invece gestire al meglio tutti i sondaggi e i test, grazie principalmente alla possibilità di impostare delle domande personalizzate, delle risposte aperte o a scelta multipla, oppure anche del tempo limitato per il completamento per ogni singolo utente.
Keep
Prima di iniziare la stesura di un documento, creare un sondaggio, effettuare calcoli c0n Fogli o avviare una conferenza di gruppo, è necessario prendere appunti sulle cose da fare e per farlo, lo strumento più semplice e immediato da utilizzare è Keep. Si tratta infatti di un servizio capace di generare rapidamente delle note oppure degli elenchi, offrendo anche la possibilità di includere link e immagini e di categorizzare tutti gli elementi tramite tag. Tutte le note saranno poi disponibili nella barra laterale di Gmail, Fogli, Documenti, Presentazioni e tutti gli altri servizi Google.
Sites
La presenza sul Web è essenziale per qualsiasi azienda. Per questo motivo è necessario possedere un sito Web informativo, in cui vengono illustrati i lavori, gli obiettivi e tutti i contatti più importanti. Grazie a Sites, incluso in Google Workspace, sarà quindi possibile creare un sito Web semplice e chiaro, in maniera rapida e senza troppe difficoltà (ovviamente dipenderà dalla complessità del sito da costruire). In ogni caso, tutti gli elementi verranno messi a disposizione in una colonna che includerà anche temi già pronti e i collegamenti ai vari Social Network e servizi Google.
Jamboard
Tutte le migliori idee a volte nascono difronte ad una lavagna bianca e Jamboard è proprio questo: una lavagna digitale collaborativa. Al suo interno saranno inclusi pennarelli, gomme, colori, matite e quant’altro, perfetti per l’utilizzo tramite pennino digitale, ma non solo. Ovviamente ogni lavagna potrà essere condivisa con più utenti, così da poter lavorare insieme ad un progetto.
Currents
Chiudiamo infine con Currents, ovvero una sorta di Social Network unicamente dedicato al settore business. Si tratta sostanzialmente di un modo per salvare Google+, esperimento completamente fallito da parte dell’azienda di Mountain View. Risulta essere accessibile soltanto dagli utenti Google Workspace e potrà essere utilizzato per publicare post, immagini, file e commenti all’interno della propria rete aziendale, così da creare un dibattito online sulle cose da fare.
Come usare Google Workspace?
Come accennato in precedenza, Google Workspace è un insieme di piattaforme tutte disponibili, perciò, tutto ciò che servirà fare sarà accedere al servizio che in quel momento risulta essere il più adatto. Prima di farlo però, bisognerà richiedere un profilo Workspace scegliendo uno dei piani a disposizione. Per farlo basterà accedere al sito Web ufficiale cliccando su questo link.
Per poter utilizzare tutti gli strumenti di cui abbiamo precedentemente parlato sarà sufficiente possedere un qualsiasi computer dotato di browser web e di una connessione ad internet. Inoltre, qualora si volesse lavorare da smartphone o tablet, non mancheranno neppure le applicazioni dedicate sia per iOS che per Android.
Cosa fa Google Workspace?
Alla luce di tutto ciò che abbiamo precedentemente detto, potremmo riassumere dicendo che Google Workspace riesce a trasformare ogni luogo in un posto di lavoro, offrendo tutti gli strumenti da ufficio su un qualunque computer. Inoltre, amplifica le funzionalità presenti in ogni piattaforma di Google e, cosa più importante, semplifica la collaborazione tra utenti e colleghi.
Quanto costa Gmail per aziende?
Gmail per aziende è incluso all’interno di Google Workspace, il quale dispone di quattro piani diversi, tutti cuciti su particolari tipologie di utenti. Prima di tutto però, c’è da specificare che tutti i piani includeranno le piattaforme viste in precedenza e che le differenze saranno perlopiù legate alla spazio a disposizione e ai controlli sui computer dei dipendenti.
- Il piano base offre, al prezzo di 5,20 euro al mese, l’email aziendale di Gmail, riunioni con Meet fino a 100 partecipanti, 30 GB di spazio cloud, controlli sulla gestione e la sicurezza e un’assistenza standard.
- Il piano Business Standard offre, a 10,40 euro al mese, l’email aziendale di Gmail, riunioni con Meet fino a 150 partecipanti con possibilità di registrazione, 2 TB di spazio cloud, controlli sulla gestione e la sicurezza e un’assistenza standard con possibilità di upgrade a pagamento.
- Il piano Business Plus offre, a 15,60 euro al mese, l’email aziendale di Gmail con eDiscovery e conservazione inclusi, riunioni con Meet fino a 250 partecipanti con possibilità di registrazione e monitoraggio delle partecipazioni, 5 TB di spazio cloud, controlli sulla gestione e la sicurezza con Vault e gestione avanzata degli endpoint e un’assistenza standard con possibilità di upgrade a pagamento.
- Il piano Enterprise offre, ad un prezzo variabile, l’email aziendale di Gmail con eDiscovery, crittografia e conservazione inclusi, riunioni con Meet fino a 250 partecipanti con possibilità di registrazione, live streaming interno e monitoraggio delle partecipazioni, spazio cloud illimitato, controlli sulla gestione e la sicurezza con Vault e gestione avanzata degli endpoint e un’assistenza Enhanced con possibilità di upgrade a pagamento.
Le novità di Google Workspace for Education
Google Workspace for Education è il servizio in abbonamento di Google messo a disposizione delle istituzioni scolastiche e delle università. Include sostanzialmente opzioni avanzate per Meet e Classroom, i quali vengono comunemente utilizzati per tenere lezioni, condividere con gli studenti compiti da svolgere, le registrazioni delle lezioni o i test da completare.
Inoltre, non mancano piani personalizzati per lo spazio di archiviazione a disposizione, sconti per i Chromebook e opzioni avanzate per Fogli, Documenti, Presentazioni e Moduli. Tutte le informazioni a riguardo saranno reperibili tramite questo link.
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12 lug 2021