Milano – Quest’anno si parla di Office 365 a Ignite , conferenza annuale che Microsoft organizza per annunciare novità e formare i tecnici che lavorano sulla sua piattaforma, e le novità di Office 365 sono improntate a tre parole d’ordine: collaborazione, mobilità e intelligence . Ovvero tre fattori che sono già stati al centro degli annunci relativi a Windows 10 Anniversary, e che ricalcano ancora una volta il mantra di Satya Nadella CEO di Redmond.
A raccontare le novità di Office 365 questa volta è Claudia Bonatti, direttore della divisione Office per Microsoft Italia, che alla carrellata di novità fa una premessa: ci sono 1,2 miliardi di utenti di Office in giro per il mondo , e il settore enterprise è quello che sta regalando le maggiori soddisfazioni con crescita nell’ordine del 45 per cento anno su anno. Ma, ecco il ma, limitarsi a usare strumenti consumer per il lavoro in azienda può costituire una scelta limitante se non addirittura pericoloso lato sicurezza. Meglio fare scelte oculate in questo senso, con gli strumenti giusti e la giusta formazione del personale per sfruttarli al meglio.
Messo in cascina questo avviso, passiamo a vedere che novità ci sono effettivamente nell’Office delle nuvole. La novità più accattivante è sicuramente il nuovo Tap , una funzione integrata in Office 365 che consente di attingere in modo intelligente al patrimonio di documenti e dati già disponibili in azienda: disponibile per Word e Outlook, in lavorazione per gli altri software del pacchetto, facilità il recupero, l’inserimento e la formattazione delle informazioni presenti nello Sharepoint del gruppo di lavoro, o nell’archivio OneDrive, con in più il Microsoft Knowledge Graph impegnato a selezionare le informazioni più rilevanti per l’utente.
Qualcosa di simile fa Quickstarter , questa volta su PowerPoint e Sway: si appoggia a Bing e al suo Bing Knowledge Graph per estrarre materiale proveniente dal Web partendo da una frase o anche da una singola parola. In questo modo la presentazione viene riempita di materiale già pronto per essere modificato, per esempio dati che possono riguardare un luogo o uno specifico argomento, accorciando i tempi per recuperare le informazioni: il sistema rispetta anche le licenze d’uso per le immagini, ma al momento funziona al meglio per la lingua inglese sebbene sia già in lavorazione il porting per l’italiano e le altre lingue.
Lavoro è stato svolto, dietro le quinte, per integrare le nuove parole d’ordine del settore: machine learning e intelligence , ovvero strumenti per elaborare i dati più rapidamente e più efficacemente, soprattutto per accelerare il processo di redazione dei documenti. È il caso di Researcher ed Editor in Word , strumenti rispettivamente pensati per cercare materiale da citare e inserire in bibliografia se si sta producendo un documento di studio, e per migliorare la qualità dello scritto con suggerimenti mirati a ottimizzare il testo evitando ripetizioni o forme poco leggibili.
Discorso simile per PowerPoint, che con Zoom può generare una sorta di diapositiva di diapositive: un contenitore, un hub che permetta di saltare rapidamente tra diverse slide, senza rispettare l’ordine sequenziale tradizionale, e adattarsi meglio alle conversazioni di una sala riunioni o di un’aula di università. Anche OneNote aggiunge nuove funzioni: Ink Math Assistant è in grado di riconoscere e tradurre in digitale le equazioni matematiche scritte a mano tramite le funzioni di scrittura con stilo del sistema operativo, e (non ne saranno troppo felici gli insegnanti) è anche in grado di risolvere le stesse equazioni con tanto di dimostrazione passaggio per passaggio.
Outlook aggiunge alcune piccole novità che dovrebbero semplificare le operazioni di gestione della posta. La nuova Focus Inbox è un concetto familiare, visto che è frutto dell’acquisizione di tecnologia sviluppata per altre piattaforme e che è già stata vista all’opera altrove: il sistema interpreta la gestione quotidiana della posta per suggerire quali siano le email più importanti presenti nella casella, separando (ma solo apparentemente) le varie missive in diverse cartelle dentro cui pescare le email prioritarie in mezzo alla mole ormai sempre più soverchiante che affligge tutti. Con le @mentions si può taggare i propri colleghi permettendogli di sapere se è richiesta la loro interazione in una conversazione, mentre Outlook for Travel rileva informazioni su viaggi e biglietti aerei per creare automaticamente appuntamenti in agenda.
L’occasione è utile per una precisazione: Office 365 è un servizio certificato secondo gli standard ISO 27001 , FISM , ISO 27018 , ma Microsoft ci tiene soprattutto a chiarire che non effettua alcuna analisi dei contenuti caricati nella sua nuvola (email, documenti ecc) a scopo marketing , limitandosi a scandagliarli quando richiesto con il solo obiettivo di garantire il funzionamento di questi strumenti appena descritti. Inoltre ci sono specifiche clausole delle condizioni d’uso, soprattutto per la versione enterprise della piattaforma, che offrono chiarimenti e garanzie su dove fisicamente viene archiviato il dato dell’utente, quando viene acceduto e come viene trattato nei datacenter di Redmond.
Infine, proprio il capitolo sicurezza: la conversazione era partita da qui, con la raccomandazione di usare gli strumenti giusti per l’ambiente di lavoro, e Microsoft racconta di aver integrato due nuovi strumenti in Office 365 proprio per migliorare la sicurezza del servizio. Il pannello Threat Intelligence è una dashboard che consente al reparto IT di rilevare più facilmente e rapidamente eventuali punti deboli dell’infrastruttura attraverso cui fluiscono i preziosi dati aziendali, così come attraverso lo strumento Advanced Data Governance si possono impostare rapidamente policy specifiche per l’accesso ai dati per un singolo utente o una categoria, valutando in base al profilo di rischio quale tipo di accesso fornire a quali informazioni.
Ci sono poi anche altri piccoli e grandi cambiamenti relativi all’interfaccia (ma non solo), che ora include strumenti per la visualizzazione ad alto-contrasto e persino per la valutazione del livello di accessibilità di un documento prodotto (per esempio l’uso di colori compatibili col daltonismo), con tanto di chat con un assistente in carne e ossa che potrà supportare alcune categorie di utenti nell’utilizzo del pacchetto. Excel amplia le sue API, permettendo una maggiore integrazione con app terze . Office Lens migliora l’OCR e introduce la funzione di digitalizzazione dei contenuti anche su desktop. Infine, per chi utilizza il proprio dispositivo per lavorare (BYOD) è disponibile ora una funzione che distingue i dati personali da quelli aziendali, per far sì che eventuali cancellazioni da remoto per ragioni di sicurezza non coinvolgano anche documenti privati.
Lo spirito di questi annunci è chiaramente orientato al mercato aziendale : è lì che punta Microsoft , anche mettendo a disposizione un gran numero di soluzioni per piattaforme diverse da Windows (la maggior parte di queste novità funziona già o sarà disponibile a breve su iOS e Android). Non ci sono novità per quanto attiene le varie formule di abbonamento, ma Microsoft si sta impegnando a fornire oltre al software anche il supporto in formazione: dal dipendente fino al manager, spiega, per garantire l’impatto di questi strumenti sul mondo del lavoro occorre promuovere la collaborazione attraverso i nuovi mezzi, più che la semplice migrazione all’utilizzo dello stesso software semplicemente spostato dal server aziendale alla nuvola.
Luca Annunziata
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27 set 2016