Il decreto legge anti-crisi approvato il 28 novembre dal Consiglio di Ministri contiene delle inattese novità in materia di digitalizzazione documentale.
Come da tempo ci hanno abituato un po’ tutti i governi italiani precedenti, si approfitta della legislazione d’urgenza per far entrare in vigore nel nostro ordinamento norme delicate che, per poter essere inserite seguendo un iter legislativo “normale”, avrebbero dovuto attendere molto di più, a causa dei variegati interessi che esse vanno a toccare.
È successo anche questa volta con l’atteso decreto “anti-crisi” il quale prevede, tra le misure per la riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese, rilevanti modifiche al Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) e al Regolamento per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (D.P.R. n. 68/2005) .
Da una parte si rende obbligatoria la PEC per pubbliche amministrazioni, società e professionisti iscritti agli albi , dall’altra si conferisce un’ulteriore, forte spinta ai processi di dematerializzazione del cartaceo.
Inutile ripetere quanto si sostiene da tempo sulla posta elettronica certificata (caso italiano unico a livello europeo e mondiale). Le norme inserite nel decreto anti-crisi si allineano a quanto già contenuto in altri precedenti articoli contenuti nella legge finanziaria 2008 e mirano a diffondere, a suon di moniti e sanzioni, uno strumento che purtroppo è nato monco, seppur nei suoi intenti poteva avere una evidente utilità. Ecco cosa si legge nei commi sulla PEC:
“6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.
7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.
8. Le amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell’articolo 47, comma 3 lettera a), del Codice dell’Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall’attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell’ambito delle risorse disponibili.
9. Salvo quanto stabilito dall’articolo 47, commi 1 e 2, del codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le comunicazioni tra i soggetti di cui al comma 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
10. La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti ai sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri. L’estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza”.
Una vera e propria rivoluzione si respira invece nei commi 4 e 5 dell’art. 16 del decreto legge, dove di fatto si rende possibile una conservazione sostitutiva degli originali analogici unici a cura del detentore del documento cartaceo (o comunque a cura del responsabile della conservazione da lui nominato) che apporrà la sua firma digitale (e la validazione temporale a chiusura del processo), salvo eccezioni che saranno indicate con successivo decreto ministeriale finalizzato a individuare solo specifiche categorie documentali per le quali esigenze pubblicistiche determinino un obbligo di conservazione dell’originale analogico o comunque rendano indispensabile una sostituzione “certificata” del documento analogico unico con la sua copia conforme digitale, a cura di un pubblico ufficiale.
Vi si legge infatti:
“4. Le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è assicurata da chi lo detiene mediante l’utilizzo della propria firma digitale e nel rispetto delle regole tecniche di cui all’ articolo 71.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico oppure, in caso di conservazione ottica sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.”.
Insomma, la presenza del notaio diventa un’eccezione nei processi di dematerializzazione degli originali analogici unici e ci saranno rilevanti conseguenze per i processi di digitalizzazione di contratti, polizze assicurative e altre tipologie documentali per le quali ancora si nutrivano (immotivati) dubbi in merito alla loro possibile sostituibilità in digitale!
Andrea Lisi
Presidente dell’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti
ANORC
Studio Legale Lisi
nota
A proposito di PEC, si ricorda che ANORC insieme ad Adiconsum e all’Associazione Cittadini di Internet, ha presentato all’attenzione degli organi competenti dell’Unione Europea una formale denuncia di infrazione della normativa comunitaria da parte dello Stato Italiano.
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1 dic 2008