Il VoIP è un tassello centrale del lavoro di domani

Spesso si tende a considerare il mondo del lavoro come un monolite costruito attorno a specifici dogmi. La realtà, tuttavia, è molto differente: sebbene molti aspetti possano sembrare ormai consolidati in virtù di standard andatisi a stratificare negli anni, è evidente invece che l’avvento di nuove tecnologie, nuove abitudini e nuove modalità collaborative abbiano introdotto una progressiva riorganizzazione dei tempi e degli spazi. Dietro questo orizzonte sta spuntando un tassello destinato a rivelarsi sempre più fondamentale e che fin da oggi fa la differenza nelle aziende più attente a queste dinamiche: il VoIP.

Non si tratta più soltanto di risparmio. Sebbene sia stato quest’ultimo la testa di ponte di una nuova telefonia in azienda, oggi i vantaggi vanno anche ben oltre e rendono il VoIP un elemento pressoché irrinunciabile. Comprenderne i motivi non è soltanto un modo di avvicinarsi a questa realtà, ma è anche e soprattutto un modo per comprendere come possa e debba evolvere un’azienda per oliare i propri meccanismi e farli funzionare nel migliore dei modi. Anche e soprattutto nell’era del lavoro agile.

Il lavoro che cambia

Secondo gli ultimi dati disponibili (e oggi ormai da considerarsi arrotondati per difetto), le PMI che in Italia hanno aperto al lavoro agile sono il 58% del totale: non ci stupiremmo se dati più aggiornati alzassero questa soglia in modo considerevole. Lo smart working offre all’azienda importanti possibilità di risparmio ed al lavoratore quella flessibilità di cui si ha sempre più bisogno nella società odierna, soprattutto se si ha famiglia e se vivere vicino al luogo di lavoro diventa proibitivo per costi, tempi, trasporti e organizzazione personale. Inoltre lo smart working introduce maggior efficienza, consentendo ai lavoratori di esprimersi al meglio, senza distrazioni, né tempo sprecato nel pendolarismo.

Se il lavoro agile è un’opzione valida sotto ogni punto di vista, al tempo stesso non bisogna pensare che sia sufficiente calarlo nella propria realtà aziendale senza che specifici correttivi debbano essere adottati. Il primo importante cambiamento è la gestione logistica e funzionale degli spazi. Se fino allo scorso decennio gli uffici vivevano in relazione biunivoca con i lavoratori che li occupavano, definendo unità operative stabili nel tempo, tutto ciò è venuto rapidamente meno: oggi servono meno spazi (perché in parte vengono occupati quelli esterni), ingressi flessibili ed una riorganizzazione che non consideri l’ufficio come un riferimento stabile, ma come un’area funzionale.

Il VoIP è la risposta

Ecco perché il VoIP diventa un elemento essenziale: è l’esempio fulgido di come vada reinterpretata l’organizzazione lavorativa. Ehiweb, provider che ha ormai una presenza storica da protagonista sul mercato italiano dei centralini VoIP, ha dato vita ad un servizio che ben illustra tutto ciò che possa servire per innestare il VoIP in azienda:

• Menù vocale con selezione automatica
  Ossia una guida automatica che reindirizza la chiamata ovunque lo desideri il chiamante. Si tratta di un elemento fondamentale per un’organizzazione che non vuole mettere il chiamante in relazione con un ufficio, ma con la relativa funzione, ovunque si trovi (a casa, in una sede distaccata, in trasferta, eccetera);
• Impostazione delle code di attesa
  Nessun chiamante viene respinto, ma tutti trattenuti e gestiti: la coda organizzerà quindi la chiamata sulla base di quale sia il primo riferimento utile per la risposta. L’organizzazione degli instradamenti sarà basata sugli orari di apertura, sulle disponibilità degli interni e sulle regole fissate a monte a livello aziendale per ordinare le priorità di risposta;
• Gestione delle fasce orarie di apertura
  Nessun telefono suonerà a vuoto, perché il centralino può essere programmato ad hoc per trasferire le chiamate quando, come e se utile. Così facendo si migliorerà profondamente il rapporto con i clienti, offrendo informazioni sempre utili e sempre aggiornate per fare in modo che nessun contatto esterno possa andare perduto e nessun cliente potenziale possa essere lasciato senza una proposta valida;
• Inoltro di chiamata tra interni o verso l’esterno
  Il che significa creare una rete di comunicazione interna che, grazie alla propria struttura virtuale, consente di comunicare con chiunque ignorando completamente dove sia in quel momento: il chiamante non è tenuto a sapere se un collega è in smart working o in un nuovo ufficio, avrà comunque la possibilità di contattarlo in modo puntuale ed efficiente;
• Segreteria telefonica e invio di messaggi vocali via mail
  La gestione delle chiamate su IP consente di mettere in piedi strumenti aggiuntivi con molta facilità, facendo la differenza rispetto a qualsivoglia chiamata telefonica tradizionale;
• Chat tra gli utenti del centralino
  Il centralino è la struttura logistica di un vero e proprio network interno, che potrà essere utilizzato a tal fine con efficienza: si potranno così chiamare uffici o colleghi digitando il loro ID ed operando all’interno del proprio stesso network con massima efficienza e senza doversi preoccupare di qualunque altro problema: risponditori automatici e regole preimpostate forniranno immediatamente nuove soluzioni in caso di indisponibilità momentanea alla risposta;
• Videocall e APP per smartphone
  Le chiamate possono essere indirizzate anche su smartphone personali attraverso l’utilizzo di app dedicate, rendendo così molto semplice l’organizzazione del network in qualsiasi momento, senza necessità di hardware dedicato e con la gestione semplificata e attenta di tutte le risorse in mobilità o in smart working;
• Statistiche e registrazione delle telefonate
  Monitorare l’utilizzo del centralino consente di gestirne in modo consapevole gli sviluppi: identificare l’origine dei ritardi, migliorare le comunicazioni interne, ottimizzare i risponditori automatici per orientare al meglio le scelte dei chiamanti e altri aspetti ulteriori rendono le statistiche uno specchietto utilissimo per comprendere l’impatto del centralino sulla propria attività e su questi dati costruire gli sviluppi ulteriori;
• Multisede per diversi uffici o lavoratori in smart working
  Comunque l’azienda sia organizzata, le chiamate saranno sempre reindirizzate nel migliore dei modi. Anche in caso di riorganizzazione delle sedi o dell’aumento dei lavoratori agili, non serviranno spese infrastrutturali, né nuova strumentazione: tutto può essere rimodulato con semplici impostazioni sull’interfaccia, senza costi né perdite di tempo;
• Pannello di controllo e gestibile in autonomia
  La gestione di un centralino è oltremodo semplice e può essere portata avanti in piena autonomia tramite una semplice interfaccia gestionale: ancora una volta non ci saranno perdite di tempo né costi da sostenere.

Appare del tutto evidente, insomma, come un centralino VoIP come quello di Ehiweb risponda alla perfezione alle necessità di un’azienda, qualunque sia la sua dimensione e qualunque sia la sua complessità interna. Una volta messo in piedi il centralino, infatti, si potranno associare più terminali allo stesso interno; si potranno organizzare audioconferenze multiutente; si potranno registrare le chiamate; si potranno definire gruppi chiusi interni; si possono gestire i fax (ebbene si, in alcuni casi ancora utili). Si può inoltre gestire una rubrica unificata da cui poter attingere i riferimenti utili, così come si può sfruttare un Database Connector per l’instradamento dinamico delle chiamate in base al risultato di query su web service esterni.

Risparmio ed efficienza

Ecco perché, oggigiorno, un centralino VoIP non sia più soltanto occasione di grande vantaggio economico (aspetto sempre più evidente, ma per certi versi secondario rispetto al quadro generale delle prospettive che si possono determinare): la sua utilità è in primis la capacità di rispondere a necessità impellenti a cui la telefonia tradizionale non è più in grado di rispondere. Sarebbe tuttavia ingenuo pensare che il VoIP possa essere una mera conseguenza del lavoro agile. Semmai, queste due realtà sono risposte parallele ad un problema che è andato a crescere negli ultimi anni e che oggi cerca nuovi sbocchi evolutivi sui quali far leva: il mondo del lavoro è in profondo e radicale mutamento, cosa che richiede nuove forme organizzative ed una nuova filosofia alla base del rapporto tra l’uomo e l’azienda.

In tutto ciò il VoIP si fa strumento in grado di interpretare al meglio le prerogative di entrambe le parti. Ecco perché, senza ombra di dubbio, il VoIP è qui per rimanere. Mai come oggi.

 

In collaborazione con Ehiweb