La dematerializzazione della documentazione in ambito sanitario

La conservazione della documentazione in ambito sanitario costituisce una grande criticità per la riservatezza delle informazioni trattate, i livelli di sicurezza richiesti, gli obblighi normativi, la grossa quantità di dati, la necessità di potervi accedere velocemente anche a distanza di tempo. Per questi motivi la maggior parte delle strutture sanitarie si trova a dover gestire ingenti archivi cartacei e a dedicare a questi numerosi scaffali e ampi locali.

Un sistema di archiviazione cartaceo, anche se particolarmente ordinato e organizzato, comporta l’esigenza di spazi crescenti nel tempo con conseguenti costi di gestione sempre più elevati. I costi di gestione di questa grossa quantità di documenti cartacei non sono solo legati allo spazio fisico, ma anche e soprattutto al tempo necessario per archiviare correttamente le cartelle e reperirle quando serve. La gestione giornaliera dell’archivio può facilmente occupare circa il 50% del tempo delle risorse della segreteria.

SOFT PLUS può essere il partner ideale con il quale avviare un progetto per la dematerializzazione delle cartelle sanitarie.

SOFT PLUS, l’azienda di Torino che ha sviluppato MedMaker, il software ERP specifico per poliambulatori medici ha sviluppato particolari competenze ed esperienze in questo ambito.

Il progetto che propone per la dematerializzazione dei processi è diviso in due fasi:

• nella prima fase sono acquisite otticamente tutte le cartelle presenti in archivio, convertite in formato elettronico, rese facilmente accessibili direttamente dal software gestionale MedMaker e inviate in conservazione sostitutiva;
• nella seconda fase sono rivisti tutti i processi del Centro Medico al fine di evitare del tutto la produzione di nuovi documenti cartacei.

Il progetto ha un orizzonte temporale di pochi mesi e consente di raggiungere l’obiettivo di sostituire completamente l’archivio fisico del cliente con un archivio elettronico.

In particolare:

• i documenti cartacei di origine esterna come ad esempio la documentazione medica portata dal paziente vengono scannerizzati e allegati al fascicolo elettronico del paziente;
• vengono installati dispositivi per la firma elettronica avanzata (FEA) dei documenti da parte del paziente, come informative sulla privacy e consensi informati
• I referti prodotti dai medici vengono firmati elettronicamente ed allegati anch’essi in modo automatico al fascicolo elettronico del paziente;

• viene avviato un sistema per l’archiviazione elettronica e la conservazione digitale, conforme a tutte le Direttive e le Norme attive in ambito sanitario.

Il Progetto si completa nell’arco di alcuni mesi secondo il planning iniziale condiviso ad inizio lavori, tuttavia è possibile introdurre durante i lavori i primi cambiamenti nei processi consentendo significativi risultati in termini di riduzione di costi e di recupero di efficienza.

In conclusione un progetto di questo tipo realizza la perfetta integrazione del sistema documentale con il software gestionale MedMaker, evitando qualsiasi ridondanza. 

I clienti che già utilizzano il gestionale MedMaker hanno sperimentato ulteriori vantaggi in termini di riduzione del tempo di permanenza del paziente nella struttura ed inoltre nel garantire al paziente stesso sia una maggiore privacy sia un contesto che viene percepito come modernamente organizzato ed efficiente. 

Dal punto di vista finanziario la revisione dei processi aziendali contestualmente all’introduzione di nuove tecnologie consente di aumentare rapidamente l’efficienza e di ridurre al minimo il tempo di ritorno dell’investimento.

in collaborazione con MedMaker