UPDATE: Per dare più tempo ai piccoli Comuni – che in realtà, per la maggior parte, erano già pronti, a differenza dei più grandi – il Consiglio dei Ministri, proprio a ridosso della scadenza del 12 agosto, ha stabilito che tutto il discorso sia da rimandare .
Roma – E così si chiude un’epoca: basta con la carta, basta con le penne che perdono inchiostro o che non scrivono, basta con i timbri che disturbano i timpani e macchiano le dita degli impiegati: dal 12 agosto, mentre la maggior parte (?) degli italiani è al mare, la macchina della Pubblica Amministrazione cambia marcia e passa al digitale.
Entra infatti in vigore il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, che, dopo aver ragionevolmente concesso un tempo adeguato per assimilarne i principi ed adeguare le infrastrutture, obbliga la PA a gestire le pratiche in modo totalmente digitale.
Cosa significa nella sostanza? Che si farà esattamente come prima e si passerà tutto allo scanner! È una battuta, ma, temo, sarà davvero così per molti uffici, che difficilmente si rassegneranno a non stampare ogni cosa, che proveranno nostalgia per la firma olografa posata con mano sicura e tratti svolazzanti, che si chiederanno se quell’insieme di impalpabili bit danno davvero garanzia di autenticità a quel file così importante. Quasi sapessero com’è fatta la firma dell’impiegato che sottoscrive il certificato o il permesso.
A questi nostalgici posso raccontare un episodio: non molto tempo fa ho ricevuto la richiesta di conferma dello stato libero di una signora, che risultava essere nubile e vivere da sola. È in realtà sposata da oltre 15 anni e vive col marito ed i due figli, ma i relativi certificati avevano subito qualche “mutazione genetica” fra l’emissione da parte del Comune e la consegna al notaio, operata a mano da parte dell’interessata, che voleva sottrarre un immobile alla comunione dei beni. Se il notaio avesse chiesto i certificati direttamente al Comune a mezzo PEC ed avesse ricevuto la risposta in firma digitale, sempre con posta certificata, sarebbe stato altrettanto facile falsificare la situazione come si è fatto col foglio di carta, recante una firma a lui sconosciuta?
Dal 12 agosto gli atti originali della Pubblica Amministrazione dovranno essere digitali. Con questo non si intende che non potrà più esistere la carta, che non si potranno ricevere istanze cartacee dai cittadini o che non si potranno estrarre copie per quanti non sono dotati di strumenti informatici, ma significa che, mentre fino ad ora l’originale di un atto amministrativo è stato normalmente inteso come un foglio di carta con apposta la firma olografa del responsabile, con la nuova procedura l’originale dovrà per forza essere firmato digitalmente. Le copie sinora erano costituite da fotocopie o scansioni, oppure recavano la scritta “firmato in originale”, mentre ora saranno le copie su carta a recare la scritta “firmato digitalmente in originale”.
Chiaramente la possibilità di creare un originale elettronico firmato digitalmente esisteva già da parecchi anni, ma l’abitudine e l’affezione alla firma sul rotolo di papiro , pardon, sulla carta, non l’ha resa una procedura diffusa, se non in quei pochi casi dove già era obbligatoria la sola forma digitale. Posso raccontare di diversi impiegati che hanno passato una settimana a fare fotocopie e preparare il pacco da spedire alla Corte dei Conti, oppure a qualche altro organo di controllo, solo per vederselo respingere al mittente perché da quell’anno la norma prevedeva la sola forma digitale.
Purtroppo le abitudini sono dure a morire e se il passaggio al digitale non viene imposto, ma viene consentito come opzione, il 99 per cento delle amministrazioni (e spesso anche dei privati) tende a comportarsi come prima. E spesso continua anche dopo che il passaggio è divenuto obbligatorio, esponendosi a rischi di nullità, danno erariale, azioni di responsabilità e così via, cadendo dalle nuvole in caso di contestazioni, dato che lo non lo si è fatto per malafede ma per scarsa conoscenza delle norme. D’altra parte, alle lodevoli azioni di modernizzazione del Governo, non si accompagnano mai campagne di formazione che abbiano lo stesso standard che si vuole raggiungere con l’innovazione. Non so quanti Enti hanno adeguato le infrastrutture, quanti hanno le competenze e le risorse per implementare un sistema di conservazione e disaster recovery all’altezza delle mutate esigenze, quanti sono in grado di capire che una copia non può esistere senza un originale, per cui produrranno atti, delibere, determine in forma analogica e li acquisiranno con lo scanner, senza quindi che ci sia un originale digitale giuridicamente valido.
Comunque qualcosa si muove: il Ministero dell’Interno, finora in prima linea a produrre pessime scansioni delle circolari firmate con la penna, in occasione dell’avvio delle unioni civili ha prodotto una circolare ed un decreto con le formule da utilizzare. Il decreto è sempre vecchia maniera, ma la circolare stavolta è nativa digitale. Il 50 per cento di innovazione è sempre un progresso, anche se avrei preferito avessero scambiato il criterio: la circolare devo solo leggerla, le formule mi toccherà ricopiarle in larga parte a mano, visto che la scansione non darà risultati perfetti con un OCR!
Diego Giorio
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11 ago 2016