Legittimi gli archivi digitali?

Roma – La deliberazione CNIPA n. 11/2004 contiene le regole tecniche che dovrebbero consentire di sostituire gli archivi cartacei con archivi digitali dotati della stessa dignità giuridica; infatti, una delle novità della nuova deliberazione è quella di riferirsi costantemente alla “conservazione sostitutiva” anziché alla “conservazione digitale” disciplinata dalla precedente deliberazione AIPA n. 42/2001.

Nel disegno ispiratore delle nuove regole tecniche tale innovazione terminologica dovrebbe forse indurre i più timorosi a ritenere che, grazie anche alla esplicita qualificazione “sostitutiva” del processo di conservazione, sia possibile superare gli ostacoli sinora frapposti all’ammissibilità di una conservazione esclusivamente digitale dei documenti e, quindi, di una pacifica distruzione degli archivi cartacei.

Riteniamo, tuttavia, che aver puntato su una qualificazione “sostitutiva” del processo di conservazione, nell’ambito di mere regole tecniche, esponga a un grosso rischio .

Infatti, le regole tecniche in materia devono fondarsi su precisi presupposti normativi, contenuti nell’art. 6 del DPR 445/2000 (Testo Unico Documentazione Amministrativa). In particolare, il comma 1 di questo articolo prevede la possibilità di sostituire i documenti degli archivi tradizionali con la loro riproduzione su supporto ottico o comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali; il comma 3, tuttavia, precisa che i limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, cioè quelli che devono confluire negli archivi sostitutivi, debbano essere stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, non con regole tecniche dell’AIPA (ora CNIPA ).

Le regole tecniche (AIPA o CNIPA), invece, sono previste solo dal comma 2 dell’art. 6 TUDA, che concerne la possibilità di soddisfare gli obblighi di conservazione dei documenti, ma senza riferimenti a quei limiti e a quelle modalità tecniche che dovrebbero prima essere disciplinati da un dPCM; quindi tali regole tecniche, in mancanza del suddetto dPCM, non dovrebbero consentire una completa soddisfazione delle esigenze sostitutive di conservazione.

La recente deliberazione CNIPA n. 11/2004 aggrava la lacuna normativa in materia perché, puntando sulla conservazione sostitutiva, invade uno spazio normativo che non le è esclusivamente proprio e, nello stesso tempo, sembra non contenere i riferimenti tecnici di sua competenza, cioè quelli previsti dal comma 2 dell’art. 6 TUDA (soddisfazione degli obblighi di conservazione su supporti ottici, anche a prescindere dalla facoltà sostitutiva).

Sarebbe stata preferibile, dunque, una maggiore cautela, mantenendo la qualificazione di “conservazione digitale” , come quella prevista nella precedente deliberazione AIPA n. 42/2001, anziché quella “sostitutiva” di cui alla ultima deliberazione.

In conclusione, il legislatore italiano ha affermato, da un lato, il principio generale della conservazione sostitutiva dei documenti in archivi digitali ma, dall’altro lato, ha rimandato la disciplina speciale di taluni limiti e modalità tecniche dello stesso principio a un decreto che, però, non ha mai visto la luce : sino a quando ciò non avverrà, il sistema giuridico di conservazione documentale sarà sempre affetto da un’impotenza organica, e i tentativi emergenti da regolamentazioni di matrice esclusivamente tecnica potranno essere sospettati di illegittime invasioni di campo.

avv. Giorgio Rognetta
www.giorgiorognetta.it