Lo smart working che verrà: ne parliamo con SAP Concur

La situazione è quella che vediamo. Nuovi DPCM andranno a congelare l’attuale situazione di allerta prorogandola fino a inizio 2021, con tutto quel che ne consegue in termini di protezioni personali, limiti ai locali pubblici e status quo dello smart working. Stiamo ragionando tutti in termini emergenziali perché questo è quel che impone la ferma realtà, ma ragionare nel medio periodo consente alle aziende progetti che possano andare oltre i prossimi mesi, intuendo cosa, di tutto ciò, sia destinato a rimanere.

La questione è particolarmente delicata, soprattutto in un momento confuso come quello attuale: lo smart working è stato infatti uno strumento adottato rapidamente, senza preparazione e senza visione, ma soprattutto senza il tempo necessario per maturare né l’una, né l’altra. L’estate è stata una parentesi rosa tra un lockdown e una nuova paura, ma in pochi hanno sfruttato il tempo necessario per progettare una reazione strutturata di fronte a nuove ipotetiche emergenze. Ora che nuove strette si palesano, ora che nuove paure si affacciano al futuro prossimo, torna il momento di tirare le fila e capire come, se e perché si sia pronti o impreparati. Lo smart working, più che essere una soluzione, rischia di essere un esame vero e proprio. Con promossi e bocciati.

Ne abbiamo discusso con Gabriele Indrieri, Country Manager per Italia, Malta e Grecia di SAP Concur. SAP Concur è infatti in posizione privilegiata per poter valutare cosa stia davvero accadendo in azienda, quali siano le dinamiche che guidano questa rapida transizione e come si possa garantire la business continuity come valore assoluto e non soltanto come pezza temporanea.

Gabriele Indrieri: lo smart working che verrà

A vostro avviso lo smart working sarà una risposta immediata e parziale al Covid o realmente lo shock è tale che il lavoro agile sia qui per restare ed entrare nella cultura delle aziende?

Lo smart working, da reazione ad uno stato di emergenza, diverrà a tutti gli effetti parte stabile dell’organizzazione del lavoro, anche nel nostro paese. Come SAP Concur pensiamo che non basterà rendere remota la postazione lavoro, tramite soluzioni di videoconferenza, serve ripensare i processi aziendali in questa chiave. Processi ancora più digitali e flessibili. Prenda un processo semplice come l’Audit delle ricevute per una nota spese, come SAP Concur stiamo già aiutando molte aziende ad essere pronte al passaggio verso lo smart working: per rendere la transizione effettiva nel contesto attuale dovrò eliminare la carta, digitalizzando le ricevute, evitare spedizioni inutili e spostare l’attività di revisione stessa dal lavoro manuale, in presenza di personale, ad un servizio automatizzato tramite tecnologie come AI e machine learning.

Quali differenze si ravvisano tra i “big” del mercato e le PMI? La piccola impresa è pronta a cogliere l’opportunità dello smart working?

La piccola impresa dal nostro osservatorio si sta rilevando pronta e reattiva, la situazione attuale è molto difficile, ma può divenire anche una leva per accelerare i processi di digitalizzazione. Osserviamo sempre più attenzione verso soluzioni integrate, vere e proprie piattaforme digitali nate dall’adozione congiunta di soluzioni ERP come SAP Business One e S/4 Hana Cloud e SAP Concur per spostare verso il digitale non un singolo processo, ma la piattaforma operativa dell’azienda.

Le grandi aziende hanno per contro sfide differenti: revisione delle policy e dei processi per poter adottare la tecnologia in accordo ad un contesto organizzativo di maggior complessità. In questo caso osserviamo una forte spinta verso la figura rafforzata del mobility manager e la revisione dei processi in chiave della sostenibilità, riuscire a gestire viaggi in sicurezza e riducendo il footing CO2 sarà la chiave della nuova mobilità per i grandi gruppi.

Quali peculiarità ha il mercato italiano rispetto agli altri nel rapporto con lo smart working?

In Italia prima della pandemia gli accordi di smart working non erano molto diffusi se ci compariamo ad i paesi del blocco anglosassone. Oggi la situazione sembra destinata a cambiare resta a noi cogliere la sfida per la digitalizzazione che può aiutare a passare da una situazione contingente ad un nuovo modello di organizzazione del lavoro.

Facciamo un esempio: un nostro recente sondaggio come SAP Concur “Home Office” indaga sulle spese di telelavoro tra 6.812 dipendenti in 8 mercati europei e rivela che solo il 15% dei dipendenti italiani è stato informato su come gestire le spese durante il lockdown, meglio di Francia, ma ancora non al livello dei paesi del Nord o della Germania.

Ritenete siano in essere ostacoli normativi particolari alla definitiva adozione dello smart working nelle aziende? O comunque: l’ostacolo maggiore è la cultura aziendale o gli eventuali ostacoli normativi?

Con le condizioni attuali è ragionevole pensare che la sensibilità legislativa andrà nella direzione di agevolare l’adozione dei processi di smart working, rimangono quindi chiave l’elemento culturale e quello di ridefinizione dei processi. Sotto questi due punti di vista lo scenario italiano è pensato ancora oggi per il lavoro in sede come condizione de facto, questo elemento, ancora prima degli strumenti digitali, costituisce la sfida da superare.

Citando sempre il nostro studio “Home Office” vediamo ancora dei GAP: in Italia il 76% degli intervistati non è ancora sicuro se e quali spese è autorizzato a sostenere mentre lavora da casa ed il 31% dichiara di non poter sostenere alcun costo.

È chiaro che in questi casi si sta adottando la parola “smartworking”, ma in realtà l’azienda non ha ancora ridefinito correttamente processi, strumenti e policy.

Lo smart working è costo o vantaggio economico? In media quanto deve spendere una azienda per spostare un dipendente in smart working ed in media quanto è in grado di risparmiare? Quali voci di costo sono in ballo in questo computo?

Vi sono molti studi che documentano incrementi di produttività, in media viene indicata una forchetta tra il 15% ed il 20%. Ove realizzato correttamente andrebbe considerata inoltre anche una significativa riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici, con stime di mercato che arrivano al 30%.

Altro elemento veramente importante è la riduzione del Carbon footprint grazie alle minori emissioni di CO2 a cui tutti noi stiamo contribuendo.

Infine, anche il work life balance può divenire un punto a favore, ma serve passare da una fase sperimentale ad un regime di adozione strategico che supporti il rispetto degli orari, pause e consideri anche i costi che molti dipendenti stanno sostenendo in autonomia senza chiare indicazioni aziendali.

Come cambierà il concetto di “ufficio”? E ritenete che questo cambiamento sarà repentino (il che attribuirebbe al contesto Covid gran parte delle responsabilità per questo rapido cambiamento) o sarà progressivo, di lunga durata, frutto di un trend più che di uno shock improvviso del mercato?

Il cambiamento è già avvenuto: adesso serve una reazione da parte di governo sul piano normativo e delle aziende sul piano dell’innovazione tecnologica.

Ad esempio come SAP Concur stiamo osservando una forte crescita dei processi di approvazione pre-trasferta, non solo per regolare i tradizionali “business meeting”, ma anche per governare, nel rispetto delle norme e della duty of care, i flussi verso la sede dalle postazioni diffuse in tutta Italia di smart working.

Il tuo ufficio è “ovunque” dovrebbe essere il pensiero sul quale disegnare processi e policy nel prossimo futuro.

Quali consigli ritenete di poter offrire alle aziende che stanno cercando di immaginare il proprio futuro in tempo di smart working? Quali sono gli errori da evitare e quali le scommesse da non rifiutare?

Vi sono molti aspetti da considerare: come SAP Concur possiamo suggerire di cogliere il momento e fare leva sul digitale per definire in sicurezza la mobilità sede – smart working.

Le policy di gestione delle spese e trasferte sono state disegnate in passato con al centro l’idea del lavoro in sede, vanno quindi riviste fornendo strumenti al lavoratore e al mobility manager per gestire con semplicità questa fase. Considerare le esigenze dei singoli dipendenti è il punto chiave, rendere tutto semplice e fruibile con uno smartphone.

I processi aziendali sono molti e la sfida per la digitalizzazione del nostro paese sempre più ampia e ambiziosa, come SAP Concur oggi affianchiamo oltre 50.000 aziende nel mondo di cui 1200 in Italia gestendo spese e trasferte per 60 milioni di utenti.