Microsoft ha lanciato un nuovo strumento utile per migliorare la produttività in azienda. Si tratta di Microsoft Workplace Analytics , un add-on adattabile per qualsiasi piano di Office 365 aziendale . Il software è in grado di intercettare metadati provenienti da email e calendari utilizzati in ufficio facendoli confluire su un’unica piattaforma. In tal modo risulta facilitata la visione su come l’organizzazione sta collaborando e spendendo il tempo, avendo un supporto di dati oggettivo e non solo “sentori”. Il lavoro quotidiano di ogni collaboratore viene tra l’altro filtrato secondo metriche comportamentali al fine di capire qual è lo stato di salute dell’organizzazione.
Per ovviare al problema del rischio di eccessiva ingerenza, Microsoft ha previsto la possibilità di settare la privacy in assoluto rispetto alle regole vigenti. I dati sono infatti aggregati e non permettono di identificare il singolo utente . Ad essere valutata è l’intera squadra. Ricordiamo infatti che le metriche sono molto dettagliate e basate sull’effettivo comportamento adottato dal singolo utente nel posto di lavoro e quindi particolarmente sensibili. Tra queste si conta il tempo speso nelle email o in riunioni, la dimensione della rete di contatti, eventuali straordinari ecc. il tutto filtrabile a valle in base alla provenienza geografica, al ruolo e alla funzione. Una raccolta dati simile era già stata proposta con MyAnalytics un tool volto a monitorare il singolo , con dati visibili solo al lavoratore e non al suo capo (uno strumento di auto-miglioramento quindi).
Lo strumento è ampiamente personalizzabile e adattabile a diverse esigenze di business rispettandone le peculiarità. Le metriche sono interrogabili anche con query specifiche oltre ad essere mostrate in una dashboard unica (anche in questo caso settabile a seconda della volontà dell’organizzazione). Microsoft cita alcuni esempi di utilizzo interessanti che evidenziano i risultati positivi ottenuti dal momento in cui è stata adottata la nuova soluzione. Un’azienda è riuscita a risparmiare oltre 100 ore a settimana in trasferimenti semplicemente collocando geograficamente le sue risorse umane in maniera più funzionale. Un’altra, ponendo l’attenzione sulla razionalizzazione del tempo speso con il cliente ed efficacia della trattativa ha saputo aumentare sensibilmente le vendite, in altri casi Workplace è stato usato per distribuire in maniera più equa carichi di lavoro (non a caso è stato adottato da alcune aziende di consulenza aziendale).
Kathleen Hogan, Chief People Officer di Microsoft crede che “costruire una vera impresa digitale e guidata dai dati richieda organizzazione per rafforzare e mettere in relazione i suoi collaboratori con tutto, dai processi, dati, sistemi fino alle persone”. In questo caso la tecnologia diventa uno strumento fondamentale per motivare i dipendenti che si possono sentire parte di un team orientato al risultato.
Microsoft è giunta alla realizzazione di questo add-on per Office partendo dal suo Microsoft Graph , un sistema basato su API. Di recente l’azienda ha presentato altri due software integrabili con Office, che utilizzano ampiamente i progressi compiuti nel campo dell’intelligenza artificiale. Si tratta di Dictate e Stream , rispettivamente un add-on in grado di tradurre in testo i comandi vocali e un sistema di gestione per i video. La strategia di puntare sul cloud passa anche da questi “gadget”.
Mirko Zago
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7 lug 2017