Microsoft Teams: un'area di lavoro condivisa

Sempre in tema di Smart Working, Teams è la proposta di Microsoft rivolta alle aziende per fornire una piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata in un’area di lavoro condivisa, che permette di lavorare da qualsiasi luogo, chattare con il team e collaborare sui file. Microsoft Teams compete direttamente con Slack e sostituirà presto Skype for Business come piattaforma di comunicazione collaborativa per grandi e piccole imprese.

Teams è integrato con Office 365, la suite per ufficio online di Microsoft, il che significa che è legato ad altri servizi di Microsoft Office, come Word ed Excel, nonché ai suoi servizi di archiviazione e condivisione cloud come SharePoint e app come PowerPoint, OneNote, Planner, Power BI e Delve.

Di conseguenza, tutti i documenti, i fogli di calcolo, le presentazioni condivisi all’interno di un team vengono sincronizzati con una copia nell’archivio cloud OneDrive di Microsoft e in un ambiente SharePoint locale, quindi ogni membro del team ha sempre accesso all’ultima versione. È anche possibile la modifica collaborativa di questi contenuti condivisi, con le modifiche di ogni utente riflesse nel software Office in tempo reale.

I canali del team possono anche comunicare con servizi esterni tramite connettori. Esistono già connettori per inviare aggiornamenti da GitHub, Evernote, Zendesk, MailChimp, SAP SuccessFactors e Salesforce ai canali di Teams ed è disponibile un framework API per consentire la creazione di altro, consentendo anche alle aziende di collegare le proprie app interne.

Microsoft Teams è progettato per soddisfare gli stessi standard di sicurezza e protezione dei dati di Office 365 come l’autenticazione a due fattori, l’accesso singolo tramite Active Directory e la crittografia dei dati in transito e a riposo.

A chi si rivolge Microsoft Teams?

Il servizio è disponibile per gli abbonati alla suite Office 365 basata su cloud di Microsoft. Microsoft afferma che è disponibile per “la maggior parte” dei clienti commerciali di Office 365, con Teams abilitato per gli abbonati al piano Business Essentials, Business Premium, E1, E3 ed E5.

Microsoft Teams for Education ha una gamma di funzionalità progettate per aiutare gli insegnanti e gli studenti: come la possibilità di estrarre gli orari dal sistema informativo della scuola, i blocchi appunti OneNote integrati e gli strumenti di gestione delle assegnazioni per assistere gli insegnanti nella valutazione e fornire feedback.

Come configurare Microsoft Teams

Per iniziare ad utilizzare Microsoft Teams è necessario andare all’indirizzo web https://teams.microsoft.com e digitare l’indirizzo di posta elettronica da usare con Microsoft Teams gratuito.

Una volta effettuato l’accesso al tuo account Microsoft, seleziona “Scarica l’app di Windows” per scaricare e installare l’app sul tuo dispositivo Windows, macOS, iOS, Android o Linux.

La versione dell’app Web basata su browser non supporta chiamate o riunioni in tempo reale, ma a volte è più veloce accedere a Team tramite un browser. Se si desidera accedere a Teams tramite il browser senza scaricare l’app, fare clic su “Usa l’app Web”.

Successivamente, fai clic su “Iscriviti per i team” per iniziare a configurare la tua organizzazione.

Si aprirà una nuova pagina Web in cui è possibile leggere un elenco completo di funzionalità e confrontare i piani tariffari. Ti ricordo che Teams è gratuito se lo stai utilizzando senza altre app di Microsoft Office 365.

Se ti iscrivi a un’organizzazione esistente, scegli “Stai già utilizzando i team? Registrati.” Una volta effettuato l’accesso, sarai pronto per esplorare l’infrastruttura Teams esistente della tua organizzazione e iniziare a chattare con i tuoi colleghi.

Se stai avviando una nuova organizzazione, fai clic su “Iscriviti gratuitamente”.

Inserisci la tua e-mail e quindi seleziona “Avanti”.

Inserisci il tuo nome e cognome, nonché il nome della tua azienda o organizzazione. Al termine, fai clic su “Imposta”.

Supponendo che il nome della tua organizzazione non sia già stato utilizzato, i team inizieranno a creare la tua organizzazione e quindi visualizzeranno l’app Web. Una volta effettuato l’accesso a Teams per la prima volta, ti verrà chiesto il tuo nome e la tua foto (entrambi opzionali), quindi ti guiderà attraverso la sua interfaccia e le sue funzionalità.

Come invitare le persone in Microsoft Teams

Riceverai un’email con un link che puoi inviare ai colleghi per invitarli a unirsi alla tua nuova organizzazione.

Puoi sempre invitare nuove persone alla tua organizzazione all’interno dell’applicazione Teams.

Seleziona la scheda “Team” a sinistra, quindi fai clic su “Aggiungi altre persone”.

 

In questo menu, è possibile copiare un collegamento di invito negli Appunti, invitare i contatti direttamente dall’elenco dei contatti e-mail o invitare persone con indirizzi e-mail diversi. Questi indirizzi e-mail non devono essere indirizzi e-mail Microsoft, ma ai tuoi invitati verrà richiesto di utilizzare i loro indirizzi e-mail per creare un account Microsoft.

I tuoi invitati riceveranno un’e-mail. Per aderire all’organizzazione, i tuoi colleghi devono fare clic su “Unisciti ai team” in questa e-mail. Possono anche fare clic sui pulsanti “ iOS ” e “ Android ” per installare l’app mobile per i rispettivi dispositivi.

Ora tu e i tuoi colleghi potete collaborare in remoto tramite Microsoft Teams. Puoi creare una piattaforma di comunicazione migliore creando nuovi team all’interno della tua organizzazione, integrando Teams con Office 365 e condividendo il tuo schermo, i tuoi file o le tue foto preferite.

Come usare Microsoft Teams?

Teams consente di formare rapidamente un team con persone interne ed esterne all’organizzazione, chattare con altri utenti per condurre conversazioni veloci e inclusive, condividere in modo sicuro e creare documenti in modalità condivisa ed eseguire iterazioni sui progetti. È possibile personalizzare Teams aggiungendo l’accesso rapido a note condivise, pagine Web e app. Usare riunioni e chiamate per collaborare in tempo reale ovunque ci si trovi. Teams semplificherà l’accesso ai servizi di Office 365 e alle app di terze parti, un unico ambiente per le esigenze di collaborazione condivisa e di comunicazione.

L’interfaccia di Microsoft Teams è progettata per ottenere il massimo della collaborazione e aiutare il tuo team a condividere e comunicare in un unico ambiente. Nel menu laterale sinistro troviamo in evidenza:

• Azioni – Consulta tutti i tuoi messaggi non letti, le menzioni, le risposte e le altre notifiche.
• Chat – Puoi avviare chat selezionando i contatti invitandoli dall’elenco dei contatti di posta elettronica o selezionare invita tramite posta elettronica per immettere manualmente chi si vuole ottenere un invito.
• Teams – Da questo menu puoi aggiungere altre persone, trovare canali a cui appartenere o creane uno tuo. All’interno dei canali puoi fare riunioni, tenere conversazioni e condividere file. In domande frequenti troverai molte guide utili per utilizzare la piattaforma.
• Chiamate – In alcuni casi, se la tua organizzazione lo ha configurato, puoi chiamare chiunque da Teams, anche se non stanno usando la piattaforma.

Utilizza la casella di comando in alto per cercare persone o elementi specifici, eseguire azioni rapide o avviare app.

Vediamo ora quali sono i passaggi rapidi per iniziare a utilizzare Microsoft Teams.

1. Creare un team e aggiungervi persone
   • Selezionare Partecipa o crea un team > Crea team.
   • Selezionare Invita all’organizzazione per invitare persone nel team.
2. Aggiungere canali per mantenere il team organizzato
   • Selezionare Crea altri canali.
   • Aggiungere il nome del canale, la descrizione e selezionare Aggiungi per creare il canale.
3. Avviare una nuova conversazione in un canale
   • In un canale digitare un messaggio per avviare una conversazione.
   • Le persone possono rispondere direttamente all’utente.
4. Avviare una chat privata con un’altra persona
   • Selezionare Chat > Nuova chat.
   • Digitare un nome e scegliere una persona.
   • Digitare un nuovo messaggio e selezionare Invia.
5. Convertire un file in una scheda per avere un accesso immediato
   • Passare al file desiderato.
   • Selezionare Altre opzioni > Aggiungi a scheda.

Invitare le persone a usare la versione gratuita di Microsoft Teams per iniziare a usarlo con il team.

Seleziona “Invita altri utenti nell’organizzazione”. Esistono tre opzioni:

1. 1. Copia collegamento: Creare un collegamento e condividerlo in un messaggio di posta elettronica.
   2. Invitare i contatti: Invitare persone dall’elenco contatti.
   3. Invita tramite posta elettronica: L’invito può essere inviato a qualsiasi indirizzo di posta elettronica.

Creare una bacheca con Planner per organizzare il team in Microsoft teams.

1. In un canale selezionare Aggiungi una scheda.
2. Selezionare Planner.
3. Selezionare Crea un nuovo pianoo utilizzarne uno esistente e quindi selezionare Salva.
4. Con una bacheca planner puoi:
   • Creare contenitori
   • Aggiungere e assegnare attività
   • Aggiornare le attività
   • Avanzamento grafico

Caricare e trovare i file

Ovunque in Teams, cerca l’icona della graffetta  per allegare un file. In alternativa:

• Accedi alla scheda File.
• Seleziona Carica.
• Seleziona uno o più file dal computer o dall’account OneDrive for Business.
• Seleziona Apri.

Filtra i file per trovare i documenti recenti, quelli che sono stati creati o modificati nei tuoi canali, oppure sono stati scaricati sul tuo computer.

1. Seleziona File e scegli un filtro:
   • Recenti: i file recenti che hai visualizzato o modificato.
   • Microsoft Teams: i file creati o modificati nei tuoi canali.
   • Download: i file che hai scaricato da Teams. Seleziona Apri cartella di download per trovarli.
2. OneDrive è collegato per impostazione predefinita. Se vuoi, seleziona un altro provider di archiviazione cloud da utilizzare in Teams.