I 5 migliori strumenti AI per migliorare la produttività

L’intelligenza artificiale ha fatto incursione nella nostra vita quotidiana, entrando a gamba tesa anche in molti ambiti del mondo aziendale. La sua capacità di apprendere, analizzare e sintetizzare grandi quantità di dati in modo efficiente la rende, infatti, uno strumento estremamente prezioso per ottimizzare i flussi di lavoro.

In particolare, l’avvento dell’AI generativa, come ChatGPT, Gemini e altre soluzioni basate su grandi modelli linguistici, ha rivoluzionato il modo in cui interagiamo con l’intelligenza artificiale. Queste piattaforme sfruttano algoritmi avanzati per comprendere e generare testi in linguaggio naturale, consentendo un’interazione fluida e intuitiva simile a una conversazione umana.

Massimizzare la produttività con l’intelligenza artificiale

Uno dei principali vantaggi dell’AI generativa è la sua capacità di ridurre il carico di lavoro ripetitivo e di routine, permettendo di risparmiare tempo e risorse preziose per attività più creative e strategiche. Grazie all’interfaccia semplice e intuitiva dei chatbot AI, gli utenti possono facilmente interagire con questi strumenti utilizzando il linguaggio naturale, richiedendo assistenza per compiti come la scrittura, la ricerca di informazioni, l’analisi di dati e molto altro ancora.

L’accessibilità rappresenta un fattore chiave che ha favorito la rapida adozione dell’intelligenza artificiale generativa nel mondo del lavoro. Gli utenti possono facilmente integrare questi strumenti nei loro flussi di lavoro, migliorando l’efficienza e la produttività senza la necessità di competenze tecniche avanzate.

5 strumenti AI per migliorare il flusso di lavoro

Ecco 5 strumenti per essere più efficienti e produttivi al lavoro:

1. Notion AI

Notion AI è uno strumento AI offerta da Notion ed è una buona alternativa a ChatGPT. In concreto, permette di generare automaticamente contenuti su una pagina dello strumento, sotto forma di testo.

Per sfruttare l’intelligenza artificiale di Notion AI, è sufficiente premere il tasto “spazio” sulla tastiera o iniziare a digitare “/” quando si è su una delle pagine. A questo punto, comparirà un elenco di comandi: summarize, translate, explain this, improve writing, blog post, social media post, ecc. L’abbonamento Plus è molto vantaggioso, ha un costo di 7,50 euro al mese.

Il punto di forza di Notion AI è che si tratta di uno strumento all-in-one, che permette di centralizzare tutti i dati della propria azienda. Fa risparmiare un’incredibile quantità di tempo, perché non bisogna più destreggiarsi tra diversi servizi online. Gestione dei progetti, gestione dei clienti, monitoraggio finanziario, pianificazione editoriale, appunti: tutto questo può essere fatto con l’aiuto di un’intelligenza artificiale, in un unico strumento.

L’altro aspetto interessante sono i prompt. Lo strumento, infatti, suggerisce direttamente i tipi di prompt a seconda del compito da svolgere, quindi non si deve più pensare a come formulare chiaramente le istruzioni.

2. Clockwise

Clockwise è uno strumento di produttività basato sull’intelligenza artificiale che mira a ottimizzare la gestione del tempo per team e singoli professionisti. L’aspetto più interessante, è la creazione dei Focus Time, lunghi blocchi di tempo senza interruzioni, progettati per ridurre al minimo le distrazioni e massimizzare la concentrazione sul lavoro.

Inoltre, si integra con le principali app di produttività come Asana. Questa integrazione consente di sincronizzare le attività di Asana direttamente nel calendario, trasformandole in blocchi di tempo dedicati. Clockwise analizza quindi il proprio programma e ottimizza automaticamente la disposizione di questi blocchi Focus Time, assicurando che si abbia abbastanza tempo (senza interruzioni) per portare a termine le attività prioritarie.

È possibile anche definire la durata delle attività, specificare quando devono essere svolte e persino consentire a Clockwise di riprogrammarle automaticamente in base alle proprie preferenze personali e alle esigenze del team. Inoltre, Clockwise non si limita ai progetti di Asana. Si può integrare qualunque app di produttività nella sezione “Le mie attività”, garantendo che tutte le tue attività cruciali siano sincronizzate e organizzate in modo ottimale nel proprio calendario.

3. Sanebox

Sanebox è uno strumento di produttività che utilizza l’intelligenza artificiale per organizzare la posta elettronica, filtrando le distrazioni e consentendo agli utenti di concentrarsi sui messaggi prioritari, migliorando così l’efficienza e la gestione del tempo.

Il funzionamento di Sanebox si basa sulla creazione di una cartella dedicata denominata “SaneLater” all’interno dell’account email dell’utente. Tutte le email considerate non urgenti o di minore importanza vengono automaticamente smistate in questa cartella, consentendo di mantenere un flusso di posta in arrivo snello e incentrato solo sui messaggi rilevanti.

Oltre alla cartella “SaneLater”, Sanebox offre la possibilità di creare cartelle separate per le newsletter e le email di massa, garantendo un’organizzazione ancora più efficiente dei messaggi ricevuti. Un’ulteriore funzionalità permette di ritardare la consegna di determinate email fino a un orario specifico, consentendo all’utente di gestire in modo flessibile il proprio flusso di lavoro.

Sanebox si adatta costantemente alle preferenze dell’utente. Se un messaggio viene erroneamente collocato nella cartella sbagliata, è sufficiente spostarlo manualmente nella cartella corretta. L’algoritmo di Sanebox apprende da questa azione e applica la regola alle future email provenienti dallo stesso mittente.

Il processo di analisi delle email avviene in modo sicuro e rispettoso della privacy. Sanebox accede all’account email tramite il protocollo IMAP e analizza solo gli header delle email, senza mai esaminare il contenuto dei messaggi o spostarli dal server di posta.

4. Airgram

Airgram non è solo uno strumento per prendere gli appunti durante le riunioni, ma una piattaforma completa che sfrutta l’intelligenza artificiale per ottimizzare l’intera esperienza delle riunioni collaborative.

Una delle caratteristiche distintive di Airgram è la sua capacità di trascrivere in tempo reale le discussioni tramite algoritmi di AI. Tuttavia, non si limita a generare semplici trascrizioni testuali. Airgram, infatti, è in grado di sintetizzare le informazioni e di produrre un Riepilogo AI, un sommario conciso che cattura i punti salienti emersi durante l’incontro, consentendo ai partecipanti di rinfrescare rapidamente la memoria sugli argomenti principali.

Un’altra funzionalità molto utile sono gli Elementi di Azione. Airgram identifica specifici compiti e attività di follow-up discussi durante la riunione. Questo garantisce che nessuna azione importante venga tralasciata o dimenticata.

Per le riunioni particolarmente lunghe, Airgram semplifica la gestione dei contenuti generando dei Capitoli Intelligenti, suddividendo le note in sezioni tematiche, facilitando la revisione e l’accesso alle informazioni pertinenti. Ma Airgram non si limita solo alle note testuali. Integra anche le registrazioni audio delle riunioni, sincronizzandole perfettamente con gli appunti tramite timestamp. Ciò permette di riascoltare facilmente i passaggi poco chiari.

5. DALL-E 3

DALL-E 3 è il generatore di immagini AI di OpenAI, accessibile anche tramite GPT-4o, l’ultimo modello dell’azienda, aperto anche agli utenti free (con alcune limitazioni rispetto all’abbonamento a pagamento ChatGPT Plus). È sufficiente inserire la descrizione di ciò che si desidera nel chatbot per ottenere immagini originali e realistiche, in linea con la richiesta fornita.

Naturalmente, per ottenere risultati all’altezza delle aspettative, è importante scrivere i prompt in modo efficace. La qualità dell’output, infatti, dipende strettamente da quella dell’input, ovvero della richiesta testuale. La chiarezza espositiva e la ricchezza di dettagli sono le virtù cardinali nel processo di prompt engineering.

Più esaurienti sono le informazioni fornite, maggiore sarà la capacità dell’intelligenza artificiale di cogliere le sfumature del contesto e produrre risposte aderenti alle richieste. Anche la concisione è importante, poiché assicura che il prompt rimanga focalizzato, evitando ridondanze o divagazioni che potrebbero disorientare il modello AI.