I migliori strumenti e app per la comunicazione aziendale 2024

Capire l’importanza della comunicazione aziendale è fondamentale per migliorare la produttività, l’ambiente di lavoro e le relazioni sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Al giorno d’oggi sono diversi gli strumenti che facilitano il passaggio di informazioni in una realtà lavorativa, le app per lavoro infatti si occupano di email, messaggistica istantanea, intranet e VoIP.

La comunicazione inefficace è la vera nemica di un’impresa, spesso infatti è la prima causa di incomprensioni tra colleghi. Può inoltre mettere a rischio le relazioni instaurate con i clienti o compromettere la stessa immagine dell’azienda.

Le migliori app per la comunicazione aziendale mettono i dipendenti nelle condizioni di svolgere le loro mansioni al meglio. Tra le varie opzioni eccelle 3CX, un software davvero unico che riunisce in un singolo client moltissime funzionalità diverse.

Passeremo in rassegna le migliori app per lavorare, per ciascuna si troverà una breve descrizione e l’analisi dei pro e contro. Verso la conclusione verranno illustrati i criteri per scegliere le app per i dipendenti, quali sono i loro vantaggi e la distinzione tra comunicazione aziendale interna ed esterna. Decisiva per selezionare il migliore software per le proprie esigenze.

I migliori strumenti e app per la comunicazione aziendale del 2024

È arrivato il momento di presentare le migliori app per lavoro di quest’anno. Come accennato nell’introduzione, ci concentreremo in particolare sulle applicazioni aziendali in grado di rendere più efficaci la comunicazione sia tra i dipendenti che con i clienti e utenti esterni.

1. 3CX

 

3CX è l’app per lavoro più completa sul mercato. Con questo unico tool si possono sfruttare tantissime funzionalità diverse, tra cui videoconferenze, chiamate e live chat. Una suite all-in-one come questa permette di risparmiare sulle spese per le app aziendali.

Innanzitutto questo software viene usato per mantenere tutto il team sempre connesso e produttivo anche da remoto, grazie alle app di telelavoro per iOS e Android: è possibile effettuare e ricevere chiamate usando il proprio numero d’ufficio, chattare o avviare una videochiamata con i colleghi, nonché rispondere ai clienti da qualunque piattaforma (Facebook, WhatsApp, live chat o SMS) trasferendo eventualmente la chat ai gruppi di lavoro dedicati. Esiste anche la possibilità di trasformare la chat dal vivo in una chiamata o in un video, così da risolvere le problematiche dei clienti in tempo reale.

Con 3CX si ottiene inoltre una soluzione con videochiamate integrate gratis e senza limiti, senza la necessità di scaricare altre app. È possibile ad esempio organizzare riunioni online tramite il calendario aziendale, oppure collegandosi con clienti o dipendenti attraverso un link 3CX personale: ogni invitato potrà partecipare alla video conferenza direttamente dal proprio browser, senza ulteriori download.

Un ulteriore vantaggio della suite 3CX è l’integrazione di un software call center, strumento oggigiorno indispensabile per offrire un servizio di risposta rapida ai propri clienti. Un call center di qualità porta clienti soddisfatti, recensioni migliori e un aumento generale del numero di vendite. Sono inoltre disponibili report, code di chiamate dinamiche, integrazione CRM, flussi di chiamata avanzati, integrazione di SMS, Facebook, WhatsApp e live chat.

Segnaliamo infine che la nuova versione di 3CX SMB (Small Business), il sistema telefonico per le PMI, è disponibile a partire da 0 euro al mese. Maggiori dettagli e prezzi su questa pagina.

2. Cisco Spark

Cisco Spark propone un’app per aziende con un servizio di messaggistica integrato con messaggi, riunioni video e chiamate. A questo aggiunge una comoda opzione di condivisione dei contenuti.

Uno dei principali punti di forza di Spark è l’interfaccia semplice e intuitiva per utenti e amministratori. Inoltre è una piattaforma sicura, grazie all’esperienza maturata dall’azienda statunitense Cisco nei settori del networking e dell’IT. A questo si aggiunge infine l’integrazione del cloud proprietario, che rende il servizio sempre aggiornato.

Nella sua versione gratuita offre un’integrazione di 10 app, fino a 5 GB per la condivisione dei file, la condivisione del display e chiamate in-app. Per quanto riguarda invece la versione Premium, questa parte da 12 dollari al mese per ogni dipendente.

 

3. Teams

Ad oggi Teams è tra le migliori app aziendali disponibili sul mercato, nonché applicazione di punta per la collaborazione aziendale di Microsoft 365. I dipendenti hanno la possibilità di comunicare tra loro e discutere attraverso spazi, chat e canali dedicati.

Offre inoltre una piattaforma professionale per meeting, conferenze ed eventi con 10.000 partecipanti. Si aggiungono funzionalità all’avanguardia come la modalità “Togetether” e le “Breakout Room”, grazie alle quali si può lavorare in una realtà virtuale in grado di simulare l’ambiente che si desidera.

I prezzi partono da 3,70 euro al mese per utente (Microsoft Teams Essentials).

 

4. Trello

Tra i migliori strumenti di comunicazione aziendale si annovera anche Trello, software realizzato per aiutare un’organizzazione a realizzare e portare a termine con efficacia i propri progetti. La sua caratteristica distintiva è l’utilizzo di elenchi e bacheche per una gestione del lavoro chiara, flessibile ed efficace.

Si segnalano in particolare le integrazioni con Evernote, GitHub, Google Drive e Slack. La collaborazione tra i dipendenti di uno stesso team viene favorita inoltre dalla possibilità di assegnare rapidi commenti a ogni singola scheda, così da offrire il proprio feedback agli altri colleghi nel minor tempo possibile.

Trello è disponibile su browser web, device Android, iPhone e iPad. I piani partono da 5 dollari per utente al mese con fatturazione annuale (piano Standard, ideale per piccoli gruppi di lavoro). Esiste anche una versione gratuita, che non include però la funzionalità di videochiamata.

 

5. Slack

Un’altra app per lavoro di riferimento per la comunicazione aziendale è Slack. Uno dei suoi principali punti di forza è l’interfaccia utente molto simile a una classica app di messaggistica, cosa che la rende una delle applicazioni aziendali più semplici da usare per i dipendenti.

Tra le sue funzionalità si annoverano videochiamate, progetti di gruppo, notifiche sul desktop, diversi canali per le conversazioni, invio di messaggi diretti e file. Si registrano inoltre integrazioni con Dropbox, Google Docs e Box.

Compatibile su PC Windows, Mac, dispositivi Android e iOS, Slack presenta tre piani a pagamento a partire da 6,75 euro al mese (piano Pro). C’è anche una versione gratuita (Free) che però offre funzionalità limitate rispetto alle versioni premium (ad esempio, lo spazio d’archiviazione per chiamate e messaggi non è illimitato).

 

6. Yammer/Viva Engage

Al pari di Teams, Yammer (che ora si è evoluto in Viva Engage) rientra nella lista di applicazioni premium di Microsoft 365. Può essere considerato il “social network aziendale” di riferimento, dato che le imprese lo usano come centro di condivisione, confronto e discussione di idee. Grazie a emoji, reazioni e notifiche personalizzabili, riesce a migliorare in maniera sensibile il coinvolgimento del personale all’interno di una società.

Il pregio principale di Viva Engage è quello di favorire la crescita del network aziendale di ciascun dipendente. Idee e opinioni di ogni lavoratore contribuiscono in maniera determinante allo sviluppo della realtà aziendale.

 

7. Citrix Podio

Podio è un’applicazione aziendale ottimizzata per dispositivi mobili, con soluzioni semplici da programmare.

Grazie alla personalizzazione di grado avanzato e alla definizione di ruoli precisi, i dipendenti lavoreranno meglio in team, potenziando relazioni, efficacia e tempi di consegna.

Un ulteriore incentivo all’utilizzo di Podio è la sicurezza granitica del software, grazie all’adesione degli standard di sicurezza più rigorosi da parte di Citrix. Questo rende la piattaforma eccezionalmente stabile, come testimoniato dal 99,99% di uptime fatto registrare l’ultimo anno.

I prezzi di Podio partono da 11,20 dollari al mese (Plus). Esiste anche una versione gratuita (Free) per 5 dipendenti.

 

8. Facebook Workplace

Anche Meta ha voluto offrire il suo contributo per migliorare la comunicazione aziendale con il lancio del servizio Workplace. Questo riunisce in un’unica piattaforma l’interfaccia di Facebook, una dashboard con insight e feed di news, più la chat di Messenger.

Video in diretta, area risorse intuitiva, creazione di gruppi, centro per la sicurezza e integrazioni con le più importanti app di terze parti sono alcune delle principali funzionalità di Workplace, grazie alle quali si possono ottenere miglioramenti netti sul fronte della comunicazione aziendale, coinvolgimento dei dipendenti e identità dell’organizzazione.

Il Core Plan parte da 4 dollari al mese per ogni dipendente.

 

9. Dropbox for Teams

L’applicazione Dropbox for Teams consente la condivisione e l’accesso rapido dei dipendenti ai file delle cartelle di lavoro da qualunque dispositivo. Così facendo si migliora in maniera sensibile il flusso di lavoro, con tutti i dipendenti messi abilitati a lavorare con documenti aggiornati e sincronizzati con quelli dei colleghi.

Con Dropbox for Teams si ha una suite che consente di archiviare i file in totale sicurezza, modificare PDF, firmare documenti e condividere video senza mai uscire da Dropbox.

Sono disponibili tre piani a pagamento, con prezzi a partire da 18 euro al mese per 1 utente (Essentials).

 

10. Skype

Skype è uno strumento di comunicazione usato dai dipendenti per connettersi ovunque e a ogni ora del giorno. La versione Business di Skype integra chat, chiamate e riunioni online. A queste funzionalità aggiunge inoltre una procedura di installazione alla portata di tutti, che ben si adatta dunque alle esigenze di ogni azienda.

Fino a qualche anno fa Skype Business era la soluzione di riferimento di casa Microsoft per la comunicazione aziendale. Oggi invece è stata sostituita da Microsoft Teams, che, come già visto in precedenza, riunisce in un’unica app videoconferenze, messaggistica istantanea, collaborazione ai documenti e chiamate.

 

Come scegliere un’app per organizzare il lavoro

Dopo aver visto le migliori app per lavoro, spieghiamo brevemente quali sono gli elementi da prendere in considerazione quando si sta scegliendo uno strumento per la comunicazione aziendale. Innanzitutto occorre rivolgersi ad app mobili: grazie agli avvisi e alle notifiche push, gli aggiornamenti importanti vengono visualizzati subito, anche dai dipendenti che non dispongono di un’email aziendale o lavorano in smart working.

Un altro aspetto importante riguarda la presenza di strumenti di collaborazione online: dalle videooconferenze alla messaggistica istantanea, passando per la gestione di attività e progetti, fino all’archiviazione cloud dei file. Questi incrementano la produttività dei team di lavoro fino al 25%, tramite una naturale connessione tra i dipendenti. Sempre da questo punto di vista, è bene valutare anche la gamma di integrazioni disponibili di ogni servizio, così come il grado di personalizzazione necessario per la propria azienda.

In un’app per lavoro degna di nota non deve poi mancare la funzionalità video. Un dipendente su due la ritiene la forma di comunicazione più coinvolgente oggi disponibile. Non solo perché i video aiutano a ridurre in maniera sensibile il divario esistente in termini di distanza, ma anche perché aiutano la comprensione. Un messaggio in formato video infatti viene recepito quasi interamente (95%), invece uno di solo testo nella misura del 10%.

Tutti elementi, quelli citati qui sopra, presenti in 3CX, la suite all-in-one di riferimento per la comunicazione aziendale.

 

Comunicazione aziendale interna vs esterna

Comunicazione interna

Un fattore determinante nella selezione del software migliore per la propria attività, è l’uso che se ne intende fare. Nello specifico se servirà principalmente per la comunicazione aziendale interna o esterna. Nel primo caso si intende la gestione delle relazioni all’interno dell’azienda, con riferimento specifico al passaggio di informazioni tra il personale e dai dirigenti ai dipendenti. Si tratta quindi di un aspetto determinante per il coinvolgimento del personale.

A questo proposito, un buon piano comunicativo permette di raggiungere ottimi obbiettivi lavorativi, instaurare tra il personale un rapporto corretto e prendere le decisioni più efficaci per la crescita della società. Una solida strategia di comunicazione e di collaborazione si riflette anche nel rapporto con i clienti, maggiore è la chiarezza e la trasparenza nell’azienda, maggiore è la fidelizzazione dei clienti.

Comunicazione esterna

Il concetto di comunicazione aziendale esterna si riferisce invece al modo in cui si trasmettono e scambiano informazioni al di fuori dell’azienda. I principali destinatari sono media, autorità, fornitori e clienti.

Per aumentare le opportunità commerciali e mantenere buone le relazioni è opportuno che gli scambi siano chiari, efficaci e coerenti. Inoltre lo stile comunicativo al giorno d’oggi è indispensabile utilizzarne uno adeguato, così da migliorare sia la fiducia che la reputazione del brand.

In definitiva, una comunicazione aziendale esterna efficace presenta numerosi vantaggi: ad esempio migliora la gestione di eventuali crisi all’interno dell’azienda, permette di instaurare rapporti cordiali con investitori e media, va a creare le condizioni necessarie per nuove collaborazioni, senza contare il fatto che consente di costruire un’immagine dell’azienda definita, capace di distinguersi rispetto alla concorrenza.

 

I vantaggi di usare un tool per la collaborazione aziendale

Sono diversi i vantaggi dell’utilizzo di un tool per la collaborazione aziendale. In primis migliora la comprensione degli obiettivi e delle mansioni, riducendo al minimo la possibilità di errori nel team e azzerando il rischio di disinformazione.

Un altro vantaggio è quello di rendere il personale più partecipe, andando a incidere in maniera positiva su produttività, morale e tasso di turnover. A questo proposito, occorre sottolineare come dipendenti poco informati si sentano spesso e volentieri anche sottovalutati e ignorati.

I software per la comunicazione inoltre potenziano le relazioni con i clienti, offrendo ai dipendenti idee chiare sia sui valori dell’azienda sia sui messaggi chiave da trasmettere. Di riflesso, l’assistenza clienti riuscirà a fornire informazioni coerenti, così da rendere più autorevole e identitario lo stesso brand aziendale.

Conclusioni

In questa guida abbiamo visto quanto una comunicazione aziendale efficace sia fondamentale per migliorare l’ambiente di lavoro, la produttività dei dipendenti e le relazioni interne ed esterne all’azienda.

Esistono numerose app aziendali che promettono di accrescere la comunicazione aziendale interna ed esterna, ma nessuna offre le funzionalità che 3CX propone in un’unica app: dalle chat dal vivo alle videoconferenze, dalle chiamate alle di telelavoro mobile, nonché l’integrazione di un software call center.

Domande frequenti su Migliori strumenti e app per la comunicazione aziendale

Quale app utilizzo per pianificare le attività lavorative?

Una corretta pianificazione delle attività lavorative passa per le app progettate per la gestione del tempo, in grado di aiutare chiunque ad affrontare i propri impegni quotidiani. Tra le app di riferimento si annoverano Rescue Time, Todoist, Google Keep, Habit List e Time Tune.

Quale app per segnare le ore di lavoro?

Per segnare le tue ore di lavoro puoi usare l’app Timesheet – Scheda attività, disponibile sui dispositivi Android. È un’applicazione gratuita che consente di registrare le ore di lavoro in maniera dettagliata, oltre che tenere traccia dei progetti ancora in corso ed emettere note di pagamento.

Chi fornisce gli strumenti per lo smart working?

Secondo la normativa vigente sullo smart working, “il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività” (art. 18, comma 2).

Quale programma utilizzare per controllare lo stato di avanzamento lavori di un progetto?

I programmi per controllare lo stato di avanzamento lavori di un progetto sono diversi. Uno dei più intuitivi e semplici da usare è Trello, grazie al suo sistema basato su bacheche, in grado di aumentare il tasso di produttività di ogni singolo dipendente.