Noreply email: cos'è e perché sarebbe meglio non usarlo

Non capita di rado di ricevere delle email da parte di mittenti il cui indirizzo di posta elettronica è formato da noreply + @ + nome del dominio. In molti rimangono spiazzati e non sanno bene di cosa si tratta. Tuttavia sono indirizzi molto comuni: tantissime aziende sono solite interfacciarsi con i propri clienti tramite questo tipo di servizi. In questa guida analizzeremo nel dettaglio il noreply, capendo meglio cos’è, come funziona e perché sarebbe meglio se le aziende non usassero questo tipo di servizio per interagire con i clienti.

Cos’è il noreply nelle email

La traduzione italiana di questo termine inglese suggerisce già la caratteristica principale di questo indirizzo email: “nessuna risposta". Stiamo parlando dunque di un indirizzo email usato da molte aziende, a cui i destinatari non possono rispondere.

Se si provasse a rispondere a un indirizzo email noreply, infatti, non si riceverebbe mai una risposta: la mail in questione non verrebbe letta da nessuno o, peggio, non riuscirebbe nemmeno a essere inviata. Il più delle volte, infatti, rispondendo a questo tipo di email si riceve in automatico un messaggio di errore.

In sintesi, si tratta di email di risposta del tutto impersonali e generate automaticamente. Ad esempio, vengono inviati messaggi di questo tipo quando ci si registra per un sito web oppure dopo aver effettuato un ordine. O ancora, nel caso in cui ci si dimentichi la password per entrare sul proprio account in un sito web e si fa richiesta di una nuova, solitamente si riceve un’email noreply con un link al suo interno.

Quando è perché viene usato il noreply

Il servizio di noreply email viene dunque utilizzato dalle aziende per inviare dei messaggi di posta elettronica per cui non è richiesta o desiderata una risposta diretta. Pensiamo a campagne di email marketing o alle newsletter a cui un utente si è iscritto: in questi casi, inviare un messaggio di risposta sarebbe completamente inutile, se il mittente ha attivato noreply.

Le motivazioni alla base di questa scelta aziendale possono essere diverse: in alcuni casi viene specificato che non è quello il modo corretto per contattare il mittente, in altri alla base c’è un motivo legato alla privacy (si vuole evitare di esporre il proprio indirizzo email pubblicamente).

Tuttavia, è sempre consigliato indicare una via alternativa nel corpo dell’email, per permettere ai destinatari di contattare il mittente (tramite un altro indirizzo email, un modulo di contatto su un sito o un numero di telefono).

A tal proposito possono rivelarsi di grande aiuto dei software di email marketing appositamente pensati, che vanno incontro ad alcune specifiche esigenze dell’azienda ma preservano al tempo stesso la fiducia da parte del cliente.

Perché sarebbe meglio non usare il noreply

Per le aziende potrebbe sembrare una soluzione comoda e funzionale, ma in realtà delle noreply email si potrebbe fare tranquillamente a meno. Questi indirizzi infatti alla lunga possono rivelarsi controproducenti per il rapporto con il cliente. Evitare di ricevere risposte per risparmiare tempo, magari mettendo i destinatari nella spiacevole condizione di dover cercare le informazioni di contatto da un’altra parte, potrebbe essere svantaggioso.

Bisognerebbe sempre partire dal presupposto che i clienti sono delle persone. Questo a prescindere dalla grandezza di un’attività, che deve fornire in ogni caso sempre un buon servizio clienti. Anche con riferimento alle email. Utilizzare un indirizzo noreply significa di fatto considerare i mittenti come dei numeri. Per questo è una pratica che potrebbe rivelarsi un boomerang a tutti gli effetti, sotto diversi punti di vista.

Ciò crea in primis un potenziale impatto negativo sui guadagni, ma anche sull’immagine di brand attento alle esigenze dei suoi clienti. Immagine magari costruita faticosamente nel corso degli anni, che si può rovinare proprio per una leggerezza come quella del noreply.

Mettiamoci infatti nei panni del mittente che prova a rispondere a un’email di questo tipo: come si sentirà nel non ricevere alcuna risposta? O senza un’indicazione chiara e precisa di dove contattare l’azienda? Semplicemente sarà insoddisfatto, perché penserà di trovarsi di fronte a un’azienda poco attenta alle sue esigenze, perplessità o curiosità. E di conseguenza cercherà un’alternativa più “umana", magari cercandola presso qualche concorrente.

Ma non è finita qui: le email con mittente noreply spesso vengono rilevate dai server di posta come spam. Ed è per questo motivo che spesso finiscono nella cartella della posta indesiderata! Qui si apre un’altra parentesi molto importante, che dovrebbe scoraggiare qualsiasi azienda dall’utilizzo di questo tipo di servizio: le email noreply sono spesso scelte dai cybercriminali. Le scelgono perché danno meno nell’occhio e scaricano ogni responsabilità nei confronti del mittente. Insomma, essere associati ai truffatori del web non è una scelta poi così saggia.

Per una migliore gestione delle email in ambito aziendale è consigliabile ricorrere a un software di email marketing, da scegliere tra i migliori in circolazione. Ecco quelli più consigliati per funzionalità e servizi offerti.

Come gestire al meglio risposte ed email

Il consiglio che vogliamo dare a qualunque soggetto voglia migliorare il rapporto con i propri contatti è quello di optare per le email automatiche e personalizzate. Al contrario del classico noreply, queste ultime innescano una reazione del tutto diversa in chi le riceve, proprio per via dell’attenzione data a ogni singolo destinatario.

In questo modo, infatti, l’impressione sarà completamente opposta in quanto l’email sembrerà appositamente scritta per quel destinatario specifico, che non si sentirà più un numero, ma una persona considerata e “coccolata". Questo tipo di email automatica è molto utile anche quando ci si assenta per ferie: così si avvisa la clientela della temporanea assenza e che si tornerà operativi nel giro di qualche giorno.

Alcuni programmi di email marketing offrono strumenti molto utili in questo senso, dando all’azienda la possibilità di curare al meglio la comunicazione con il singolo cliente, anche tramite email.

Impostare una email noreply non nociva, quindi, è assolutamente possibile: basta non mettere un muro tra sé e i propri clienti, offrendo a questi ultimi la possibilità di uno scambio reale e più “umano". Prendiamo ad esempio l’indirizzo email utilizzato da Google Community, che è googlecommunityteam-noreply@google.com. Le email inviate da questo indirizzo sono transazionali, e le risposte non possono essere monitorate. Tuttavia, per qualsiasi domanda basta accedere alla sezione del centro assistenza.

In sostanza le comunicazioni vengono incanalate verso un altro servizio dedicato appositamente a quello. Così facendo, si rimane in contatto con i clienti, li si indirizza verso il canale più indicato e meglio monitorato e infine si ottimizzano i tempi.

Le accortezze possono essere tante. Ad esempio, utilizzando una casella di posta Gmail, è possibile usufruire dei filtri, in modo tale da raggruppare tutte le risposte e indirizzarle al collega che si occupa dell’assistenza. Inoltre, le mail di risposta possono essere raggruppate in cartelle specifiche: grazie a questa organizzazione, non si sprecherà troppo tempo nel gestire e leggere le risposte. Tutto sarà ordinato e con un senso logico.

Un’altra idea possibile è quella di effettuare un’integrazione tra il sistema di assistenza clienti e le email ricevute a un determinato indirizzo. In questo modo, si possono ordinare facilmente le risposte e assegnarle alla persona giusta: al servizio clienti per i reclami sui prodotti, ai rappresentanti di vendita e agli abbonati alla newsletter interessati ai servizi.

Conclusioni

Siamo giunti alla fine della nostra guida, che ora dovrebbe aver chiarito come sia meglio evitare gli indirizzi noreply, a meno che non siano strutturati in modo tale da non disorientare chi ha ricevuto il messaggio. Un servizio di posta noreply lasciato “vergine" lede innanzitutto l’immagine del brand, e di conseguenza può seriamente comportare perdite a livello di fatturato.

Impostare un indirizzo email e un nome mittente che dimostrino che dietro c’è un’attenzione reale verso i clienti è fondamentale: solo così si può instaurare un duraturo rapporto di fiducia con i clienti, che si sentiranno rassicurati e considerati dall’azienda.

Domande frequenti sul noreply

Cosa vuol dire noreply nelle mail?

Il noreply significato letterale è “nessuna risposta”. Si tratta di un indirizzo email che presuppone una non risposta da parte del destinatario, che così non avrà alcun margine per interagire con il mittente. Questo servizio viene perlopiù utilizzato dalle aziende per inviare dei messaggi di posta elettronica per cui non è richiesta o desiderata una risposta diretta. In sintesi, sono email di risposta generate automaticamente e non scritte direttamente da una persona. Pensiamo a quando si effettua una registrazione per un sito web, oppure quando si acquista un prodotto o un servizio. O ancora, se si compila un modulo per richiedere una nuova password in sostituzione di quella vecchia, persa. In tutti questi casi si riceve un’email di questo tipo, magari con un link interno (come nel caso di richiesta di sostituzione della password).

Cosa succede se rispondo a una mail noreply?

Praticamente si manderebbe un messaggio ad un indirizzo email che non legge le risposte, o che addirittura non le riceve. In sostanza, dunque, non si riceverebbe mai una risposta. Spesso peraltro, rispondendo a queste email, viene restituito un messaggio di errore. Al massimo, si può verificare che all’interno del messaggio inviato dall’indirizzo noreply sia presente un altro riferimento dove poter contattare il mittente. Sicuramente questa è una possibilità che ogni azienda dovrebbe permettere: solo così si mette il cliente/destinatario dell’email no reply di poter interagire con l’azienda/mittente. Perciò è una soluzione che consigliamo caldamente, soprattutto nel caso di una campagna email marketing basata su indirizzi di questo tipo.

Come controllare una mail sospetta?

Le mail sospette innanzitutto finiscono nella cartella spam. Però non tutti i messaggi di posta che vengono raggruppati nello spam sono dannosi. Se un contenuto è sospetto si capisce: la presenza di link strani, promesse di facili guadagni, di regali se si compila un determinato modulo ecc. sono tutte avvisaglie che dietro quella mail si nasconde una truffa. Non di rado però i messaggi noreply, anche quelli innocui, finiscono in questa cartella. Ed è questo un altro motivo per cui sarebbe meglio evitare email di questo genere. Finire nella cartella dello spam significa il più delle volte non essere letti. Non molto utile, non è vero?

Come bloccare email noreply?

I messaggi provenienti da indirizzi noreply seri e affidabili consentono sempre ai loro mittenti di annullare l’iscrizione e non ricevere più messaggi. Solitamente questa possibilità è messa a disposizione al fondo del corpo di testo dell’email. Basta dunque procedere fino alla fine della schermata, dove dovrebbe essere presente un link che rimanda ad un form con cui è possibile cancellare l’iscrizione a quel servizio. Una volta annullata l’iscrizione, non si riceveranno più email automatiche da quello specifico indirizzo.