OnlyOffice Docs 7.0: moduli online, collaborazione e altre novità

Ascensio System ha presentato tutte le novità della nuova versione della propria suite OnlyOffice Docs 7.0. Si tratta di nuovo ed ulteriore passo avanti nell’evoluzione di uno strumento che sta raccogliendo sempre maggiori consensi e che, proprio grazie all’evoluzione intrapresa, è oggi in grado di offrire un servizio sempre più ricco e rispondente alle esigenze dei clienti.

OnlyOffice Docs 7.0, tutte le novità

La novità principale consta nella possibilità di creare moduli compilabili direttamente online.

Moduli online

La nuova release prevede tanto la possibilità di creare moduli compilabili da zero, quanto l’opportunità di utilizzare un documento DOCX esistente o modelli da scaricare e sfruttare a piacimento (anche in collaborazione e in tempo reale). A questo punto il lavoro potrà essere salvato in PDF o OFORM per condivisione e compilazione online.

I moduli, così come illustrato dal gruppo Ascensio System in fase di release, “sono disponibili all’interno di ONLYOFFICE Workspace, sia nelle edizioni open-source che in quelle commerciali, così come nelle varie integrazioni, ad esempio Nextcloud, ownCloud, Confluence, Alfresco, Nuxeo, eccetera“.

L’idea alla base dei form introdotti in ONLYOFFICE è quella di consentire agli utenti di ridurre significativamente il tempo che devono impiegare per creare documenti standard e ottimizzarne il processo di gestione elettronica. Progettato con un focus specifico sull’interazione online, ONLYOFFICE fornisce tutti gli strumenti necessari per creare e collaborare su moduli compilabili online e su dispositivi mobili.

Lev Bannov, CEO OnlyOffice

Con la 7.0 diventa non solo possibile, ma anche estremamente facile, creare moduli personalizzabili in ogni aspetto, completi di campi di testo, caselle combinate, elenchi a discesa, caselle di controllo, pulsanti di opzione, il tutto con colori totalmente custom e la possibilità di costruire il tutto tanto da modelli precostituiti, quanto da un foglio bianco. Tutto in pochi minuti: la semplificazione delle procedure è una mano tesa alla produttività, facilitando il raggiungimento del miglior risultato possibile nel minor tempo utile. L’exportazione in PDF o OFORM è soltanto l’ultimo passaggio, con il quale concludere il percorso creativo e dar forma ai moduli per condivisioni e compilazioni immediate.

Protezione con password

Un passo avanti nelle funzionalità e un passo avanti nella sicurezza, affinché i due aspetti possano supportare una crescita robusta ed equilibrata della suite: con la 7.0, OnlyOffice Docs consente di proteggere singoli fogli o cartelle di lavoro utilizzando password dedicate. Ciò rende possibile una maggior granularità nei permessi di accesso e di editing, andando a blindare le informazioni più importanti.

Un’evoluzione ulteriore è relativa alla possibilità di aprire e salvare tabelle di query che combinano i dati di una o più fonti.

Presentazioni

Sono due le maggiori novità previste per le presentazioni: la possibilità di decidere se link e percorsi locali debbano essere sostituiti in automatico con collegamenti ipertestuali, oppure la possibilità di selezionare i dati per l’opzione di “mail merge” da file locali e URL.

Migliorato inoltre l’uso delle transizioni tra le slide, potendo scegliere modelli e parametri con facilità: nelle prossime release saranno anche aggiunte nuove animazioni per rendere questo aspetto sempre più personalizzabile e variegato, ad uso e consumo degli utenti in cerca del giusto tone of voice per la propria presentazione.

OnlyOffice Docs 7.0, le altre novità

La suite aggiunge inoltre una serie di novità ulteriori a dimostrazione di quanto il lavoro di affinamento sia complessivo e integrato, afferente ad ogni singolo aspetto della suite per fare della 7.0 un passo avanti sostanziale:

ogni bozza viene salvata quando l’ultimo utente chiude il foglio di calcolo dopo averlo modificato: così facendo è possibile avere una cronologia delle versioni di un documento, potendo così ripristinare eventuali versioni antecedenti per operare in sicurezza anche in collaborazione di squadra da remoto (le singole operazioni degli autori sono contrassegnate in tempo reale da differenti colori nelle differenti sezioni);
la nuova versione introduce strumenti di semplificazione per la gestione dei commenti: anzitutto è possibile utilizzare diverse modalità di accesso alle modifiche di altri autori per poterne prendere visione; inoltre è possibile ordinare rapidamente i commenti per data e autore tanto nei documenti di testo quanto nei fogli elettronici e nelle presentazioni;
i documenti di testo possono essere editati anche in dark mode, così da migliorarne la leggibilità e riducendo fortemente la luce emessa dai dispositivi (modalità utile in modo particolare in specifiche condizioni di luminosità del proprio contesto operativo);
è possibile installare plugin di Jitsi per conferenze audio e video (qui e qui tutte le informazioni)
nuove opzioni di scaling, arrivando fino al 500%, con applicazione di valori automatici in base alle impostazioni del browser o del sistema operativo in uso.

La conseguenza di questa pioggia di novità è la sensazione tangibile di una suite OnlyOffice ancor più solida e completa, densa di opzioni per una operatività più efficiente e sicura. In questa fase il gruppo ha aggiornato anche la sua app Desktop Editors: “dispone di moduli compilabili, nuove modalità di avvio, integrazione con kDrive e Liferay, opzioni di scaling del 125% e 175% e molto altro ancora“. Aggiornamenti in atto, inoltre, per OnlyOffice Documents su iOS e Android, a completamento di un’offerta che vuol trovare declinazione su ogni device o modalità operativa che si intendano adottare.

OnlyOffice Workspace

OnlyOffice Docs 7.0 è incluso in OnlyOffice Workspace, soluzione integrata per lo smart working composta da strumenti dedicati per la produttività: l’edizione Community è gratuita e open source con utilizzo limitato a 20 utenti, mentre per dettagli su prezzi e licenze di quella Enterprise tutti i dettagli sono indicati sul sito ufficiale. Se davvero il lavoro agile sta entrando in modo integrato all’interno delle abitudini di aziende e professionisti, non si può fare a meno di scegliere una base di lavoro utile ad ottimizzare le modalità operative e l’accesso a dati e risorse: OnlyOffice nasce come risposta a questa esigenza ed evolve oggi parallelamente alle esigenze emergenti.

Dentro OnlyOffice Workspace convivono Docs per la creazione e l’editing di documenti (testi, fogli di calcolo e presentazioni), Groups (gestione documenti, progetti, contatti ed email), Mail Server (soluzione per le caselle di posta elettronica aziendali) e XMPP Server (messaggistica istantanea). Il meglio per la collaborazione in team, insomma, tutto all’interno della medesima suite e senza dover necessariamente passare da un’applicazione all’altra per eseguire le diverse attività contemplate.

Nessuna barriera, infine, tra mondo desktop e area mobile: la produttività non solo migliora in termini di efficienza tra le maglie della suite, ma trova anche applicazioni cross-platform per avere i ponti necessari per l’operatività su Windows, Linux, Mac OS, Android o iOS. Indifferentemente, senza ostacoli.

Le novità odierne riguardano la versione 7.0 di Docs, grazie alla quale – al netto di una formula ormai nota – le opportunità si moltiplicano. E poi cosa verrà? La promessa è quella del CEO Lev Bannov:

Per il futuro stiamo progettando di abilitare la firma dei documenti, aggiungere più funzioni di sicurezza e autorizzazioni basate sui ruoli, rendendo così i nostri moduli uno strumento indispensabile in settori come l’e-commerce e il diritto della proprietà intellettuale. Altri piani ambiziosi includono l’implementazione della tecnologia blockchain e AI per migliorare l’esperienza dell’utente.