OnlyOffice DocSpace: stanze, documenti e collaborazione

OnlyOffice ha annunciato una nuova ulteriore novità per la propria suite di produttività. All’estrema varietà di offerta che il brand ha messo in piedi, infatti, viene aggiunta quella che il gruppo definisce come una “piattaforma di co-working” pensata per migliorare in modo sostanziale la collaborazione documentale tra colleghi, clienti, partner, appaltatori o terze parti interessate. Il suo nome è DocSpace e consente di creare un ambiente fatto di regole di accesso e autorizzazioni operative: sono queste le pareti di un luogo collaborativo entro il quale ognuno ha compiti, permessi e ambiti d’azione precisi.

 

ONLYOFFICE DocSpace: collaborazione a stanze

La grande novità sta nel fatto che OnlyOffice introduce il concetto di “stanze” all’interno della gestione dei documenti. Grazie a queste stanze è possibile facilitare la gestione di permessi ed accessi, standardizzando gli stessi non tanto attraverso la disamina dei permessi sui singoli file, quanto organizzando i file in differenti ambiti (“stanze”) aventi specifiche autorizzazioni.

Grazie alle stanze diventa più facile ed immediato controllare i permessi di accesso, rendendo così più facile ed intuitivo gestire il tutto. Il focus si sposta (in modo virtuoso) dai file alle persone: i permessi non vengono definiti in base al documento, ma in base alla funzione che vi ha accesso e che può (o non può) metterci mano. Un cambio di orizzonte rispetto alla tradizionale gestione basata esclusivamente su cartelle, insomma, dalla quale si distanzia per un modo differente di relazionarsi con file e collaboratori attivi nella creazione.

ONLYOFFICE DocSpace: un ufficio virtuale

Bisogna pensare ai documenti come a scrivanie di collaborazione ed alle stanze come a piccoli uffici nei quali ognuno ha diritto di entrare e di agire sulla base del proprio ruolo. Ci sono sostanzialmente due tipi di stanze:

• stanze di collaborazione
  per la creazione comune e sincrona di nuovi documenti; in queste stanze è possibile editare in contemporanea un documento, monitorare tutte le modifiche apportate e comunicare con i collaboratori direttamente all’interno dei documenti sfruttando sia la chat incorporata che plugin del calibro di Zoom, Jitsi, Telegram o Rainbow;
• stanze personalizzate
  per gestire file e permessi con impostazioni flessibili in base alle necessità; in queste stanze è ad esempio possibile depositare contenuti per averne una supervisione, per concedere l’apposizione di commenti, per abilitare la compilazione di un modulo online o altro ancora.

La personalizzazione può essere declinata sulla base di differenti livelli di autorizzazione, livelli che ad oggi sono identificati in questo modo:

• Visualizzatore;
• Commentatore;
• Revisore;
• Compilatore di moduli;
• Editore;
• Utente esperto;
• Amministratore della stanza.

Il vantaggio di questa logica si rende evidente nell’uso quotidiano: non è più necessario condividere ciascun documento o cartella in modo indipendente, caso per caso: una volta impostati i livelli di autorizzazione della stanza, il resto viene di conseguenza in modo automatico.

File e sicurezza

ONLYOFFICE DocSpace giunge corredato di editor e visualizzatori collaborativi: che si operi su testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli o altro ancora, si potrà operare sul contenuto senza fuoriuscire dall’interfaccia, restando di fatto “dentro il file” insieme ai collaboratori fin quando non si è raggiunto l’obiettivo.

Le stanze create si trovano su piattaforma DocSpace, ad oggi disponibile su cloud pubblico sicuro fornito da Amazon: sarà presto disponibile anche la versione self-hosted, confermando così l’imprinting che ONLYOFFICE ha voluto per l’intero corpus della propria offerta. In ogni momento è possibile collegare il proprio DocSpace a servizi terzi di archiviazione (DocSpace –> Backup –> Backup dei dati) per portare avanti un backup di sicurezza: che sia DropBox, OneDrive o altro ancora, si potrà rendere ridondante la conservazione dei documenti ed avere così una sicurezza ulteriore per i propri contenuti.

ONLYOFFICE garantisce per il proprio DocSpace misure di sicurezza di alto livello:

Nel DocSpace di ONLYOFFICE conforme al GDPR, tutte le informazioni personali vengono trattate con attenzione. Utilizziamo lo standard di crittografia AES-256 leader del settore per proteggere i tuoi dati sensibili inattivi. In transito, il traffico viene crittografato con il protocollo HTTPS. Diritti di accesso flessibili e JWT ti consentono di controllare completamente l’accesso ai documenti. Il monitoraggio delle attività e rapporti di controllo forniscono la tracciabilità.

Gli amministratori hanno inoltre la possibilità ulteriore (DocSpace –> Sicurezza) di:

• impostare la sicurezza della password;
• abilitare 2FA e Single Sign-On;
• domini di posta affidabili e durata della sessione;
• limitare l’accesso da specifici indirizzi IP;
• limitare i messaggi amministrativi;
• configurare backup dei dati.

DocSpace: quanto costa?

Ad oggi sono disponibili due differenti profili di accesso:

• Startup
• Business

La modalità Startup è gratuita, ma prevede specifici limiti d’uso: 1 amministratore, 2 utenti esperti, 12 stanze (con un numero illimitato di utenti) e 2GB di archiviazione. Questo tipo di accesso è un’offerta lancio di durata limitata, il consiglio è pertanto quello di affrettare le operazioni per garantirsi questa opportunità a costo zero.

La modalità Business prevede invece un abbonamento calcolato in base al numero di amministratori/utenti esperti (15$/mese per ogni admin): consente di creare un numero illimitato di stanze, di applicare il marchio, di monitorare accessi e azioni, nonché di attivare il backup automatico. Prezzi specifici sono previsti per organizzazioni senza scopo di lucro.

Chiunque fosse interessato ad approfondirne i dettagli può seguire questo webinar dedicato (in lingua inglese) nel quale viene illustrato il nuovo importante passo avanti di ONLYOFFICE nel mondo della collaborazione e della produttività.

In collaborazione con ONLYOFFICE