I prompt di ChatGPT per rendere le riunioni di team produttive

Quante volte è capitato di ritrovarsi in una riunione di lavoro dove la gente fissava il telefono, sognava ad occhi aperti o desiderava essere ovunque tranne che lì? Troppe… È ora di dire basta a queste riunioni che succhiano energia e produttività. Con ChatGPT e i prompt giusti, i meeting possono diventare autentici motori di innovazione e progresso.

ChatGPT: i prompt per rendere le riunioni di team davvero produttive

Basta ai tentativi maldestri per rompere il ghiaccio

“Che animale saresti?” o “Cosa farai nel weekend?” sono domande che fanno venire voglia di nascondersi sotto al tavolo… ChatGPT suggerirà delle attività per rompere il ghiaccio che fanno scintille, stimolando conversazioni significative e ispirando il proprio team a pensare in grande. Niente più chiacchiere inutili, solo energia pura per dare il via alla riunione col botto.

Ecco il prompt da usare: “Guido un team di [descrivi dimensione e ruoli] e ci incontriamo [frequenza] per discutere di [argomenti tipici]. Crea 5 domande per rompere il ghiaccio coinvolgenti che ispirino un pensiero ambizioso e siano pertinenti al nostro lavoro. Ogni domanda dovrebbe richiedere meno di 2 minuti a persona per rispondere e stimolare una discussione significativa.”

Domande come: “Qual è stata la cosa più interessante o stimolante che hai imparato questa settimana, sul lavoro o al di fuori?” o questa: “Se potessi risolvere un problema specifico del nostro team con uno schiocco di dita, quale sarebbe e perché?” sono davvero stimolanti e possono portare a sviluppi interessanti e inaspettati.

Tenere tutti col fiato sospeso (in senso buono)

A volte l’agenda della riunione sembra la lista della spesa di una famiglia numerosa… E magari si hanno solo 30 minuti a disposizione. uno scenario poco confortante, ma non è il caso di farsi prendere dal panico. ChatGPT può aiutare a snellire i punti di discussione e a gestire il resto via email. Si avrà una scaletta precisa e concisa che terrà tutti incollati alle sedie (stavolta per interesse, non per noia!).

Ecco il prompt: “Aiutami a strutturare una riunione di [durata] per [numero] membri del team su [argomenti]. Suggerisci quali punti dell’agenda mantenere nella riunione e quali gestire in altro modo, ad esempio via email. Crea una scaletta minuto per minuto che lasci spazio alla discussione. Includi stime di tempo per ogni sezione e punti di transizione tra gli argomenti.”

Dare voce anche ai più timidi

C’è sempre quello che monopolizza la conversazione, mentre altri se ne stanno zitti in un angolo. Risultato? Idee brillanti che rimangono inespresse e punti di vista unici che non vengono condivisi. Ma con ChatGPT, si può tirare fuori il meglio da ogni membro del team. Il chatbot di OpenAI suggerirà tecniche specifiche per incoraggiare la partecipazione dei più introversi e frasi ad hoc per coinvolgere tutti nella discussione.

Ecco il prompt: “Voglio che tutti contribuiscano in modo paritario nelle riunioni. Chiedimi delle dinamiche del team e delle personalità dei membri che saranno presenti. Poi suggerisci tecniche specifiche che posso usare per incoraggiare la partecipazione dei più silenziosi mentre tengo impegnati i più loquaci. Includi frasi esatte che posso usare per coinvolgere le persone nella conversazione.”

Per favorire la partecipazione dei più ritrosi, ChatGPT suggerisce di chiedere a tutti di scrivere i propri pensieri prima di discutere un argomento importante e poi di invitare i più riservati a condividere i loro spunti, con frasi del tipo: “Anna, hai una prospettiva sempre interessante. Qual è la tua opinione su questo punto?“, “Mi piacerebbe sentire il tuo punto di vista, Marco. Cosa pensi sia importante considerare qui?“. E per gestire i più loquaci consiglia di riconoscere il loro contributo e incanalare la loro energia verso il coinvolgimento degli altri, con frasi come: “Grazie per il tuo input, Luca. Prima di proseguire, vediamo cosa ne pensano gli altri.“, “Ottimo punto! Chi vuole aggiungere qualcosa?”

Trasformare le parole in azioni concrete

Troppo spesso, al termine di meeting e brainstorming, ci si ritrova con una lista di “prossimi passi” da compiere vaghi e fumosi. Col tempo, quei compiti finiscono per cadere nel dimenticatoio. Con ChatGPT, si può dire addio a questo problema. Fornirà un sistema efficace per tenere traccia delle decisioni prese e creare un piano d’azione a seguito di ogni riunioni, con tanto di responsabilità e scadenze chiare.

Ecco il prompt: “Crea un sistema per tracciare i risultati e le azioni delle riunioni. Includi domande da porre durante le riunioni per chiarire le responsabilità; un modello per documentare decisioni e passi successivi; domande o messaggi di follow-up da usare tra una riunione e l’altra. Deve essere basato sul mio team di [descrivi il team] e sui nostri obiettivi di [descrivi gli obiettivi].”

Chiudere in bellezza e motivare il team

Verso la fine della riunione, può succedere che la gente inizi a guardare l’orologio e a pensare al pranzo… Ecco, con ChatGPT si può evitare il classico calo di attenzione e mantenere vivo l’interesse fino alla fine. Il chatbot può suggerire strategie di chiusura potenti che rinforzano i punti chiave, mantengono alta la motivazione e fa desiderare ai partecipanti di prendere parte al prossimo incontro con entusiasmo.

Ecco il prompt: “Progetta un formato di chiusura potente per le mie riunioni di team che rinforzi i punti chiave e mantenga l’energia. Includi: domande che evidenzino i progressi e i traguardi raggiunti; modi per anticipare il lavoro futuro che generino entusiasmo; un sistema di feedback per continuare a migliorare. Deve durare meno di 5 minuti e far sentire tutti motivati.”

E voilà, il formato di chiusura che suggerisce ChatGPT:

1. Evidenziare i progressi e le vittorie (2 minuti)

Domanda aperta al gruppo:

• “Qual è stata la vittoria più importante che abbiamo raggiunto insieme questa settimana?“
• “Quale punto discusso oggi vi rende più orgogliosi o vi dà maggiore fiducia nel futuro?“

Ricapitolare:

• “Oggi abbiamo fatto passi importanti su [punto chiave 1], [punto chiave 2], e [punto chiave 3]. Ottimo lavoro!“

2. Anticipare il lavoro futuro con entusiasmo (2 minuti)

Creare aspettative positive:

• “Guardando avanti, il prossimo passo cruciale sarà [attività/progetto futuro]. Quale parte di questo lavoro vi entusiasma di più?“
• “Con le basi che abbiamo posto oggi, possiamo affrontare [prossima sfida] con maggiore forza e chiarezza.“

Collegare obiettivi a motivazioni:

• “Tutto questo ci avvicina al nostro obiettivo principale: [obiettivo del team].“

3. Sistema rapido di feedback per migliorare (1 minuto)

Domande per il team:

• “C’è qualcosa che possiamo fare in modo diverso per rendere la prossima riunione ancora più efficace?“
• “Qual è una cosa che oggi ha funzionato bene e che dovremmo ripetere?“

Metodo veloce:

• “Scrivete in chat o su un post-it una cosa positiva e un suggerimento di miglioramento. Lo raccoglieremo dopo per farne tesoro.“

4. Frase di chiusura motivante:

• “Grazie a tutti per il contributo di oggi. Il vostro impegno fa la differenza e sono entusiasta di ciò che possiamo realizzare insieme!“

Un piccolo sforzo per un grande risultato

Organizzare riunioni produttive non è una passeggiata, ma con ChatGPT al proprio fianco diventa molto più semplice. Basta copiare i prompt, incollarli nella chat e personalizzarli con le informazioni sul proprio team e i propri obiettivi. In pochi minuti, si avrà tutto il necessario per trasformare i meeting in vere e proprie fucine di idee.

I meeting di lavoro sono spesso viste come un’attività improduttiva che sottrae solo tempo prezioso. Invece, con l’aiuto dell’intelligenza artificiale, possono essere uno strumento efficace per coinvolgere il team, allineare gli obiettivi e favorire la collaborazione. Ma soprattutto essere vissute come occasioni preziose di confronto e crescita.