Come ridurre i costi IT in un'azienda

Mai come in questa fase di “cigno nero” dettata dall’emergenza Coronavirus torna in auge un aspetto fondamentale come quello dei costi fissi in azienda. Il momento, per complesso che sia, può essere però uno shock positivo per molti mercati fino ad oggi soffocati dall’inerzia al cambiamento, dalla resistenza all’innovazione e dalla difficoltà nel comprendere come solo abbracciando una vera digital transformation sia possibile evolvere l’azienda ad una nuova dimensione.

Riduzione dei costi IT: la digital transformation

Ridurre i costi IT non solo è una cosa possibile, ma è una cosa necessaria, praticabile, fondamentale. Per certi versi è anche semplice, purché affrontata con intelligenza e strategia. Interventi singoli e non integrati possono essere un esercizio fine a sé stesso, mentre un’evoluzione complessiva di strumenti, hardware, software, formazione e protocolli di sicurezza rappresentano i pilastri di una crescita strutturale, duratura e concreta.

Hardware e software sono l’aspetto primario, ma non sono sufficienti. Su questi due elementi occorre effettuare le scelte più radicali e innovative, quelle che vanno misurate in termini di performance e investimento. Formazione e protocolli di sicurezza, invece, sono aspetti legati fondamentalmente al fattore umano e per loro natura sono di più difficile interpretazione: implicano tempi tecnici più lunghi, la giusta capacità di condivisione di nozioni e competenze, la necessità di plasmare le funzioni affinché possano rispondere al meglio ai cambiamenti dettati dal comparto IT.

La trasformazione digitale di una azienda è dunque un progetto complesso, ma fondamentale: nei momenti di crisi rappresenta un’arma fondamentale che rende scalabili le risorse, elastiche le infrastrutture, sostenibili i costi fissi. Questione di resilienza e, infine, di sopravvivenza. Non è questione di “se”, né di “quando”: nessuna azienda può esimersi dall’affrontare la questione ora, subito. Semmai è questione di “come”. Ecco quindi alcuni spunti essenziali da cui partire.

Il cloud computing

Migrare dati e programmi sul cloud significa ottenere performance migliori a un costo inferiore.

Il Cloud computing consente di archiviare e accedere a dati e programmi su Internet anziché tramite un sistema informatico locale. Soprattutto per le piccole imprese, il modello di servizi cloud basato su abbonamenti periodici è un approccio più praticabile per ridurre i costi IT. Consente di eliminare le elevate spese iniziali come gli investimenti in server e data center interni che spesso si traducono in migliaia di euro. Invece di acquistare l’hardware e il software, puoi noleggiarli dal fornitore di servizi cloud. Ciò significa che il tuo fornitore di servizi cloud sarà quello che si farà carico dei costi di installazione, esecuzione, gestione, protezione e aggiornamento costante della tecnologia.

Archiviare e accedere a dati e programmi su Internet anziché tramite costosi hardware in locale per le aziende significa ridurre i costi stanziati per le infrastrutture IT. Il cloud offre soluzioni on demand e scalabili che consentono alle aziende di scalare man mano che crescono. I servizi cloud consentono inoltre di evitare i costi della manutenzione ed avere assistenza tecnica specializzata disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Il cloud non solo riduce i costi IT, ma assicura una maggiore sicurezza, i dati vengono salvati in più posizioni, quindi se non è possibile accedere a un backup, è sempre possibile recuperarne un altro.

Affidarsi a fornitori di cloud come Microsoft Azure, Google Cloud Platform o Amazon Web Services, permette di usufruire di una vasta gamma di servizi IT adatti anche per un uso temporaneo, ma il vantaggio più rilevante è sicuramente la possibilità di implementare e scalare le applicazioni in maniera meno costosa e più veloce rispetto a un tradizionale data center. Per ottenere benefici da questo tipo di implementazioni è necessario un controllo continuo e un’adeguata gestione.

Virtualizzazione delle risorse IT

Virtualizzare le risorse IT significa massimizzare le prestazioni a un costo inferiore.

La virtualizzazione è il processo di gestione virtuale di un software, di una entità non fisica come applicazioni, server, storage e reti virtuali. È uno dei modi più efficiente per ridurre i costi IT, aumentando al tempo stesso le performance per le PMI.

La virtualizzazione consente di eseguire più di un sistema virtuale (e più sistemi operativi e applicazioni) su un unico server. I vantaggi che ne derivano includono costi scalari alle necessità e una maggiore efficienza produttiva.

Virtualizzare un server consente di far coesistere sulla stessa macchina più sistemi operativi come virtual machine molto performanti. I vantaggi che derivano dall’adozione della virtualizzazione dei server sono notevoli, una riduzione dei costi operativi, un netto aumento delle prestazioni delle applicazioni e più in generale un IT più efficiente.

La virtualizzazione delle postazioni desktop permette alle aziende di ottenere un’organizzazione dell’infrastruttura più snella e di adattarsi più velocemente alle esigenze degli ambienti di lavoro. I desktop virtualizzati rispondono velocemente alle richieste di implementazione e risolvono problemi logistici tra filiali e uffici delocalizzati o per dipendenti in smart working.

Gli esempi di come un’azienda può trarre vantaggio dalla virtualizzazione possono essere:

• La virtualizzazione di un’applicazione, che consente di distribuire più copie di un’applicazione da un singolo server fisico.
• La virtualizzazione desktop consente l’esecuzione di più macchine desktop su un solo server fisico.
• La virtualizzazione del server consente l’esecuzione di numerose macchine virtuali su un singolo server fisico.

Da non confondere con il cloud computing, la virtualizzazione crea ambienti di lavoro software sostituendosi all’infrastruttura fisica, mentre il cloud consente di usufruire di risorse di elaborazione condivise.

Una delle possibili soluzioni attuabili dalle aziende per ridurre i costi IT è di virtualizzando i server e successivamente passare al cloud progressivamente per ottenere per snellire molti processi e risparmiare sul software.

Ottimizzare la gestione delle licenze software

Le licenze software rappresentano un costo aziendale importante, e spesso non si ha una visione chiara di quelle che effettivamente vengono utilizzate all’interno delle aziende. Analizzarne l’effettivo uso e adottare strumenti di IT Asset Management permette di sfruttare nuove opportunità per negoziare termini di licenza migliori e prezzi più vantaggiosi. come ridurre i costi e ottimizzare gli asset software di cui disponete.

L’ IT Asset Management (ITAM) consente di gestire in modo organizzato e strategico l’acquisto, l’utilizzo, la manutenzione e la dismissione degli asset IT, nel nostro caso le licenze software. Molte società si occupano di fornire questo tipo di software di gestione delle risorse IT, di solito basati su web permettono di monitorare e gestire le risorse hardware e software presenti nella azienda, dalla fase di pianificazione alla fase di dismissione. Sono in grado di verificare la conformità delle licenze software e tenere traccia di ordini e contratti di acquisto. Gli asset vengono gestiti durante il loro intero ciclo di vita, per impedire che vengano dimenticati e perdano valore, evitare di acquistare software in eccesso o guasti e tempi di inattività di risorse hardware.

Utilizzare sistemi operativi flessibili e gratuiti come linux

Utilizzare sistemi operativi open source in azienda è la scelta migliore per ridurre i costi IT, ma soprattutto consente di avere una piattaforma sicura, stabile e versatile. I vantaggi sono diversi, primo fra tutti: è e sarà sempre gratuito.

Il codice sorgente e la maggior parte delle applicazioni che sono già installate sono distribuiti sotto licenza GNU-GPL, quindi liberamente utilizzabile, copiabili e modificabili, a condizione che ne venga garantita la gratuità.

La stabilità è uno dei punti di forza di Linux, non è soggetto a crash di sistema o riavvi improvvisi. È un sistema molto leggero, consente di riutilizzare anche pc ormai inutilizzabili con Windows.

Può essere installato su ogni genere di hardware. La flessibilità di linux è impareggiabile, può gestire server in cui girano software complessi, pc desktop e sistemi integrati. Inoltre, è personalizzabile in ogni suo più minimo aspetto.

L’interconnessione tra pc e le funzionalità di rete sono caratteristiche native in Linux. É molto semplice creare una rete tra computer e operazioni come il backup o lo scambio di file è sicuramente più veloce rispetto agli altri sistemi operativi.

Esistono molte distribuzioni linux per aziende la scelta va fatta considerato le funzionalità pratiche e la flessibilità di cui si ha bisogno, un bravo sistemista scioglierà ogni dubbio a tal proposito.