Ogni azienda, non importa quali siano le sue dimensioni e a quale ambito appartenga, ha a che fare quotidianamente con i documenti: comunicazioni, preventivi, fatture, bolle di accompagnamento, modulistica, note spese e così via. Nonostante il processo di digitalizzazione delle attività in corso, gran parte di questi è ancora oggi in formato cartaceo, raccolto in archivi sempre più ingombranti e sempre meno efficienti, che richiedono prezioso tempo e risorse per poter essere consultati e conservati in modo corretto, tenendo conto della necessaria conformità alle leggi in vigore. Fortunatamente, la soluzione c’è ed è alla portata di tutti: è la digitalizzazione documentale. I servizi proposti dalla realtà italiana ScanSoft rispondono proprio a questa esigenza e sono offerti con una prova gratuita.
Basta carta: digitalizza i documenti con ScanSoft
Una volta scansionati e informatizzati, i documenti risulteranno accessibili da tutti i dispositivi autorizzati e connessi a Internet: smartphone, tablet e computer. Si potrà contare su un’indicizzazione accurata, così da organizzarli e catalogarli al meglio, trovandoli in pochi secondi quando sarà il momento di aprirli, anche senza doverli obbligatoriamente scaricare. La loro conservazione digitale permette inoltre di mantenerne la validità giuridica, grazie alla firma elettronica e alla marca temporale.
Al cliente verranno assegnati nome utente e password per l’autenticazione alla piattaforma di gestione in cloud. L’impiego della crittografia innalza il livello di sicurezza, a beneficio della protezione dei dati.
Durante la fase di elaborazione (o meglio di dematerializzazione), è possibile in ogni momento consultare un report di avanzamento per monitorarne i progressi ed eventualmente indicare a quali documenti attribuire priorità.
A proposito dell’indicizzazione, già citata, vale la pena sottolineare che, l’utilizzo di sistemi automatizzati, permette di mappare le copie cartacee sia con layout fisso che variabile, acquisendo dati sostanziali e posizionandoli all’interno di un database oppure in un software, evitando dunque il lungo e noioso inserimento manuale.
E gli originali? Dopo la scansione, in caso di necessaria conservazione, saranno custoditi con le modalità di stoccaggio concordate oppure, se ormai obsoleti, eliminati mediante un processo di triturazione certificata che può essere eseguito anche in sede, alla presenza del cliente.
È possibile richiedere una prova completamente gratuita dei servizi proposti, così da valutarne l’efficacia, a seconda delle proprie esigenze. Per farlo, è sufficiente compilare un modulo per essere poi contattati dal team di ScanSoft. Durante il test, una piccola parte dei propri documenti sarà digitalizzata e caricata sulla piattaforma di gestione, rendendola accessibile da qualsiasi dispositivo in azienda.
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5 ott 2023