Smart working e gestione delle spese: chi paga cosa?

Lavoratori e aziende si preparano a rimodulare i propri rapporti in ottica smart working, ma nella maggior parte dei casi non è chiaro – su ambo i fronti – a chi possa o debba far capo una specifica spesa ai fini del perseguimento dell’obiettivo aziendale. Un sondaggio SAP Concur, gruppo che offre alle aziende strumenti di analisi e gestione delle spese, ha voluto evidenziare proprio la grave incomprensione che rischia di consumarsi, creando in divenire frizioni che andrebbero invece risolte a priori.

SAP Concur: l’origine di una incomprensione

Queste le evidenze emerse dal sondaggio, condotto da Innofact su 6812 dipendenti di Danimarca, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Svezia e Regno Unito:

• il 34% dei dipendenti italiani ad oggi ancora non sa quanto tempo passerà in smart working;
• il 76% dei dipendenti italiani non sa quali spese sia autorizzato a sostenere durante il proprio lavoro da remoto;
• il 42% dei dipendenti non ha ricevuto informative relative alle possibilità di rimborso per l’acquisto di software o hardware per il lavoro da home office; il 31%, inoltre, sostiene in toto di non poter affrontare investimenti, rivelando quindi uno stato di aspettativa rispetto ad aiuti provenienti dall’azienda.

In generale emerge uno stato di diffusa impreparazione, come se – nonostante il periodo estivo concedesse il tempo necessario per valutare tutto quanto legato al rientro all’opera – ci si trovasse in modo improvvisato ad affrontare una situazione che era invece ampiamente prevista. Così Gabriele Indrieri, Country Manager italiano di SAP Concur:

Il tema dello smart working non si risolve nella semplice disponibilità di un laptop o di strumenti di presenza digitale, ormai necessari per tutti. La riflessione sta portando molte aziende verso l’adozione di processi scalabili che non siano dipendenti dalla presenza del personale sul luogo di lavoro. Come esempio, pensiamo all’Audit delle spese: processo tipicamente labour intensive, oggi può essere remoto e totalmente digitale. Un audit cloud realizzato tramite AI & machine learning offre una soluzione centralizzata e senza la necessità di gestire documenti in carta, garantendo non solo una maggiore visibilità e controllo sulla spesa con relativa riduzione di costi, ma una “scalabilità digitale”, rendendo possibili scenari di smart working effettivo grazie a soluzioni integrate come SAP Concur.

Mettere un piede nello smart working cambia di molto il rapporto tra dipendente ed azienda, ma spostare tutto sul piano economico sarebbe fuorviante: a mutare è il rapporto fiduciario, la gestione del tempo, la necessaria elasticità che da ambo le parti è richiesta per poter affrontare le difficoltà che emergono in questa fase di cambiamento. Secondo SAP Concur, come spiegato da Pierre-Emmanuel Tetaz, SCP EMEA e direttore generale del gruppo, “I datori di lavoro devono saper sfruttare questo periodo per fare un passo indietro e rivedere le politiche attuali, per comprendere se è necessario apportare in futuro modifiche alla politica esistente per i lavoratori da remoto“.

Insomma, bisogna fare il punto. Va concertato un nuovo equilibrio, a partire dagli accordi economici e quindi in termini di cultura aziendale e dinamiche di collaborazione quotidiane. In prospettiva dovranno occuparsene politica e sindacati, ma nell’immediato l’autoregolazione è demandata a dipendenti e datori di lavoro. La fine di questo 2020 sarà definita nel mondo professionale anche e soprattutto da dinamiche di questo tipo.