Smart working: i migliori tool per videochiamate

Temi come telelavoro, smart working, lavoro da remoto, formazione a distanza, didattica online e così via, sono tornati prepotentemente alla ribalta negli ultimi giorni, in questo periodo di allarme per l’imprevedibile e repentina diffusione della malattia da COVID-19, causata dal Coronavirus, che ha costretto il Governo italiano a prendere stringenti misure di precauzioni e prevenzione, estendendo a tutta Italia la zona rossa e invitando caldamente tutti di rimanere a casa, limitando gli spostamenti a poche situazioni di motivate esigenze lavorative o questioni di estrema necessità.

Una necessità che può trasformarsi ora in un’occasione per molte aziende, pubbliche e private, professionisti ed educatori italiani, per dare finalmente una spinta concreta al percorso di digitalizzazione del Paese, finora rimasto nell’ambito della sperimentazione, troppo spesso a causa dei timori delle aziende legati ad una potenziale scarsa produttività dei dipendenti.

Una sfida alla quale non tutti sono arrivati preparati, cerchiamo dunque di fare chiarezza e dare alcuni spunti utili su quelli che sono attualmente i migliori software da utilizzare per effettuare videochiamate, per lavoro, per studio o semplicemente per mettersi in contatto con i propri familiari.

Smart working e telelavoro

La definizione di smart working, o lavoro agile, è contenuta nella Legge n. 81/2017: si tratta di una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro. Simile ma leggermente diverso è il concetto di telelavoro, che individua una modalità di lavoro effettuato da remoto, ovvero a distanza rispetto alla sede centrale.

In entrambi i casi, si tratta di contratti di lavoro dipendente, ma con il telelavoro, il dipendente svolge la propria attività in una postazione di lavoro posta fuori dai locali dell’impresa, mentre con lo smart working egli svolge la propria attività fuori dall’azienda ma decide in piena autonomia i tempi e il luogo di lavoro, senza una postazione fissa.

In questa situazione di emergenza il Governo ha voluto favorire il ricorso aziendale allo smart working, introducendo una procedura di richiesta semplificata, soprattutto per quanto riguarda la comunicazione in forma massiva, qualora il numero di accordi da comunicare sia elevato.

Videochiamate: gli strumenti indispensabili

Come sopra accennato, la legge in tema di smart working pone particolare accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Lavorare da casa o, più in generale, da remoto significa infatti predisporsi a trovare soluzioni innovative ad esempio per riuscire a comunicare efficacemente con i colleghi. Oltre alle chat di lavoro e ai file condivisi in rete, ad esempio su Google Drive, bisogna essere preparati ad effettuare delle videochiamate, utili ad esempio in caso di riunioni, o qualora si debbano chiarire delle questioni in maniera più immediata, con un faccia a faccia virtuale, similmente a quanto avviene comunemente negli uffici.

Anche per effettuare videochiamate per questioni personali o per riuscire ad seguire o effettuare delle lezioni online ci sono degli strumenti dei quali bisogna necessariamente disporre.

Il primo strumento da avere a disposizione per effettuare delle videochiamate di qualità è certamente una connessione internet stabile e possibilmente con una discreta banda a disposizione. Il secondo strumento di cui necessitiamo è una webcam. Questa può essere acquistata separatamente dal PC, oppure si può utilizzare quella integrata ormai in tutti i notebook o, ancora, si possono sfruttare le fotocamere oggi presenti in tutti i tablet e smartphone.

In aggiunta, opzionalmente, può essere utile dotarsi di cuffie con o senza microfono, necessarie soprattutto nel caso in cui si debba creare una sorta di isolamento dal resto dell’ambiente domestico. Anche utilizzare degli altoparlanti esterni è un’opzione praticabile e utile se non si vogliono perdere preziosi dettagli della riunione, della lezione o in generale della conversazione alla quale si sta partecipando. Se non si dispone di questi strumenti nessun problema, si potranno effettuare comunque delle videochiamate utilizzando i microfoni e gli altoparlanti integrati ormai in tutti i device.

L’altro strumento indispensabile per effettuare una videochiamata è quella di dotarsi di un apposito software.

I migliori software per videochiamate in smart working

Tra i tool più ampiamente diffusi in ambito lavorativo c’è sicuramente Skype, il celebre servizio di messaggistica di Microsoft che consente di chattare, di scambiare file e documenti e di effettuare videochiamate e chiamate VoIP verso gli utenti registrati e presenti nella propria lista dei contatti. Per utilizzare questo servizio bisogna prima di tutto creare un’account visitando l’apposita pagina web dedicata a questo passaggio. Quindi basterà scaricare l’applicazione, disponibile per sistemi operativi Windows, Mac OS X e Linux. Ne esiste anche una versione web, denominata Skype online.

A questo punto è sufficiente creare una propria lista di contatti, eventualmente ricercando la persona desiderata mediante nome utente, e quindi avviare una conversazione via chat o tramite videochiamata (è anche possibile escludere la parte video o il microfono, se necessario). Il tool consente anche di avviare delle chat di gruppo e videochiamate di gruppo. Molto utile anche la funzione che consente di condividere una presentazione o una lezione sullo schermo o usare “registra il mio schermo”, magari per condividere con i colleghi, o con gli studenti, una procedura da seguire.

Microsoft Teams è un’altra piattaforma di comunicazione e collaborazione unificata capace di combinare chat, videoconferenze, videochiamate, archiviazione di file, ma anche collaborazione su file e integrazione delle applicazioni. Il servizio si integra con la suite di produttività Office 365 e include estensioni che possono essere integrate con prodotti non Microsoft.

Google Hangouts Meet è un’ottima applicazione per effettuare delle chiamate video, anche di gruppo (fino a 10 partecipanti contemporaneamente). Il vantaggio offerto da questo strumento di videoconferenza disponibile per tutti gli utenti della G Suite di Big G (che comprende tra l’altro anche Gmail, Documenti, Fogli, Drive e Calendar) è quella di essere una web app, questo significa che non chiede ai partecipanti di installare programmi, ma possono solo condividere il link per accedere alla videoconferenza. Tutti i contenuti degli stream audio e video di Meet sono criptati.

L’account da utilizzare è quello di Google, lo stesso utilizzato ad esempio per Gmail. I contatti con i quali sarà possibile avviare una videochiamata vengono sincronizzati in automatico. La funzione è utilizzabile e presente di default anche all’interno del proprio account Gmail, nella versione desktop, visibile sulla colonna sinistra, sotto le varie cartelle della propria posta elettronica. Possibile inoltre mandare il remind a partecipare alla call mediante invito via email di Calendar.

Slack è uno degli strumenti di comunicazione tra dipendenti aziendali e gruppi di lavoro tra i più apprezzati e più potenti, disponibile come applicazione web, come programma per PC Windows, ma anche come app per iPhone, Android e Windows Phone. Come altri tool, anche Slack, permette di condividere file, di chattare, di gestire progetti di gruppo, di fare videochiamate e di integrare spazi cloud come Dropbox e Google Docs. Disponibile in abbonamento, si può anche usare gratis, ma con qualche limitazione, se non si hanno esigenze troppo elevate.

Videochiamate da mobile

Per effettuare delle videochiamate, ovunque ci si trovi, soprattutto oggi che gli operatori telefonici mettono a disposizione degli utenti vantaggiose offerte con tanti dati, è possibile anche ricorrere a delle app mobile, molte delle quali ampiamente diffuse e quasi sicuramente già presenti sul proprio smartphone, perché preinstallate o perché estremamente popolari.

Un esempio su tutti: WhatsApp, la nota app di messaggistica per dispositivi mobile, Android e iOS, di proprietà di Facebook, probabilmente la più diffusa al mondo. Una volta creato il proprio account, per il quale è richiesto un numero di telefono attivo, al quale verrà inviato un SMS di verifica, si potranno avviare chat, singole o di gruppo, inviare file, foto e documenti, nonché avviare videochiamate con i contatti nella propria rubrica telefonica. Possibile anche chiamare nuovi contatti di cui si conosce semplicemente il numero telefonico.

Anche altre app social di proprietà di Facebook, come Instagram o Messenger, consentono, sempre previo accesso con le proprie credenziali, di effettuare videochiamate verso i propri contatti (qui bisogna conoscere i nomi utenti e avere le persone nella propria cerchia di amicizie prima di avviare la chiamata video).

Chi dispone di uno smartphone Android troverà inoltre preinstallato sul proprio smartphone Google Duo, un’app sviluppata dal colosso di Mountain View per effettuare chiamate e videochiamate tramite Internet. Se non presente sul proprio smartphone o iPhone, l’app si può scaricare tramite il Play Store di Android o l’App Store di iOS. Le videochiamate attraverso Google Duo possono essere avviate sia accedendo alla propria lista dei contatti, presenti in rubrica, che componendo un nuovo numero di telefono. Disponibile anche una versione online.

Chi dispone di un iPhone o iPad potrà invece sfruttare le potenzialità di FaceTime, un’app di proprietà di Apple che funziona solo su iPhone, iPad e Mac, ma non può essere sfruttata per comunicare con chi dispone di un PC Windows o Linux.

Viber è un’altra famosa app di messaggi e telefonate gratuite da cellulare, disponibile anche come programma PC, che consente di effettuare videochiamate gratuitamente. Viber è compatibile con quasi tutte le principali piattaforme, sia fisse che mobili. Per registrarsi viene richiesto un numero di cellulare attivo.

Il sopracitato Skype esiste anche in versione mobile e consente, con lo stesso account Microsoft, di sfruttare tutte le potenzialità dei più moderni smartphone per le comunicazioni a distanza. Stesso discorso per Hangouts di Google, Slack e ormai quasi tutti i moderni programmi di messaggistica e videoconference.

Da smart working a smart learning

Oltre alle succitate esigenze di lavoro, la tecnologia moderna offre notevoli opportunità anche in termini di didattica, sia che si tratti di formazione scolastica che si tratti di formazione in azienda. Oggi docenti di scuole e Università, ma anche di corsi aziendali, si trovano nella necessità di applicare a loro volta il modello di smart working, che nel caso concreto si traduce in attività di e-learning o smart learning.

Qui in aggiunta alle applicazioni che abbiamo elencato precedentemente e che restano delle valide alternative a propria disposizione, ad esempio per avviare delle videochiamate con gli studenti, anche di gruppo, si può ricorrere anche ad altri tool più specifici per le esigenze formative, ovvero a software che offrano strumenti di cooperazione, possibilità di realizzare webinar di formazione, di condividere contenuti multimediali per lo studio, ma anche di far visualizzare ai partecipanti ciò che avviene sul proprio schermo, un po’ come se si trattasse di una lavagna virtuale.

Tra i vari tool appositamente pensati per lo scopo c’è G Suite for Education, una suite che dà accesso agli applicativi di Google che consentono di attivare la didattica a distanza, consigliata dallo stesso Ministero dell’Istruzione (MIUR), che comprende Gmail, Drive, Calendar, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Hangouts Meet, Classroom. Questi ultimi due sono applicativi che abilitano direttamente la didattica a distanza. Classroom consente di creare classi virtuali, distribuire compiti e test, dare e ricevere commenti su un’unica piattaforma.

Per offrire il proprio supporto al contrasto alla diffusione del contagio da COVID-19, a partire da questa settimana Google inizierà a implementare l’accesso gratuito alle funzionalità avanzate di videoconferenza di Hangouts Meet a tutti i clienti di G Suite e G Suite for Education a livello globale, tra cui:

• riunioni più grandi, per un massimo di 250 partecipanti per chiamata;
• streaming live per un massimo di 100.000 spettatori all’interno di un dominio;
• la possibilità di registrare riunioni e videochiamate e salvarle su Google Drive.

Si tratta di funzioni finora disponibili solo per l’edizione Enterprise di G Suite e in G Suite Enterprise for Education e ora offerte, senza costi aggiuntivi, a tutti i clienti fino al 1 ° luglio 2020.

Sempre consigliato dal MIUR anche Office 365 Education A1, una versione completamente gratuita della piattaforma che offre strumenti per la didattica online, le videoconferenze, la creazione di classi virtuali e archivi di lezioni. Il tool comprende:

• posta elettronica con casella postale di 50 GB;
• versioni web di strumenti per la produttività come Word, PowerPoint, Excel, OneNote e Outlook;
• videoconferenze, collaborazione in classe, creazione classi, condivisione di schermo, registrazione video chiamate, lavagna digitale, repository di file (lezioni, blocchi appunti, video, questionari di valutazione e altri documenti) con Microsoft Teams;
• spazio di archiviazione personale (1000 GB per ogni docente e ogni studente);
• portale video streaming;
• strumenti per la conformità e protezione delle informazioni.

Non resta che testare e scegliere gli strumenti che ci sembrano più adatti alle nostre esigenze.