Centralino VoIP: quando lavorare è smart

Ci sono due tipi di aziende: quelle che hanno capito davvero cosa sia lo smart working e quelle che lo hanno sfruttato come una semplice parentesi in fase di emergenza. A queste ultime, con ogni probabilità, sfuggiranno molte delle possibilità che questa dimensione avrebbe spalancato a tempi, flussi di lavoro, benessere professionale, organizzazione degli uffici; per le prime, invece, è stato avviato un percorso virtuoso di trasformazione che offrirà nuove modalità operative più performanti ed in molti casi meno costose.

L’esempio del centralino VoIP è perfetto in tal senso: portare nella dimensione digitale una rete che altrimenti vivrebbe di costi e di limiti significa dotarsi di uno strumento ad altissima potenzialità, trovandosi a sfogliare un ventaglio di opportunità che diventa facile giocarsi come valore aggiunto di mercato.  Non si tratta chiaramente di una soluzione ad esclusivo appannaggio di un ufficio “distribuito”, ma è proprio in questa dimensione – e con le necessità che l’attuale contesto imporrà per i prossimi mesi – che un centralino VoIP può esaltare la propria utilità in un contesto di impresa.

Smart working e centralino VOIP

Dotarsi di un centralino VoIP significa avere una soluzione di massima flessibilità che virtualizza le distanze tra i colleghi e tra l’ufficio ed il cliente. A tutto ciò si aggiunga, perché è inevitabilmente una valutazione determinante, il fatto che non occorra acquistare dispositivi, né occorra installare impianti di alcun tipo, né vada messo a bilancio alcun costo di manutenzione. Massima resa con minima spesa, purché sia chiara la direzione che si intraprende:

Virtualizzare un centralino significa passare dalla macchina fisica a una piattaforma VoIP che non risiede più in azienda ma è ospitata da un datacenter che offre tutte le funzioni dei normali centralini e anche servizi telefonici avanzati.

Cosa serve? Una connessione stabile. Cosa si ha in cambio?

• chiamate gratuite tra colleghi, da qualunque e verso qualunque luogo: ogni comunicazione viaggia online
• menu vocali con preselezione automatica per indirizzare le richieste alla funzione desiderata
• impostazione automatica delle code di attesa, così che il numero non sia mai occupato ed il servizio sia sempre ricettivo
• gestione di fasce orarie con messaggi mirati per orientare il chiamante
• segreteria telefonica con invio dei messaggi vocali via mail (per una facile gestione postuma)
• statistiche e reportistica relativa alle chiamate ed all’organizzazione del centralino
• uno o più numeri telefonici da fornire al pubblico
• possibilità di migrare i numeri di telefono antecedenti, per assicurare massima stabilità

Questi punti sono tratti direttamente dall’offerta Ehiweb, che mette a disposizione un centralino virtuale oltremodo completo a partire da 19,95 euro al mese. Quello che prima d’ora era un utile servizio per l’utente, ora è al tempo stesso anche un servizio fondamentale per l’ufficio stesso, che viene di fatto virtualizzato assicurando distanze e sicurezza pur mantenendo pienamente efficiente il proprio customer care.

In base alla complessità della propria organizzazione ed alle esigenze specifiche si possono inoltre costruire servizi ulteriori attorno a questa base: rubriche di contatti, servizi di Unified Communication, gestioni avanzate delle code di attesa, registrazioni delle chiamate, audioconferenze, gruppi a squillo contemporaneo e molto altro ancora. Lo smart working, così come ogni soluzione correlata, deve correre su due binari paralleli che possono essere abbinati senza compromesso alcuno: semplicità di adozione ed efficienza complessiva. Senza compromesso alcuno significa che anche in termini di investimento il vantaggio è evidente, poiché consente un taglio netto sui costi ed un servizio continuativo basato sulla semplice efficienza della rete in uso.

Ehiweb nella fattispecie ricorda come la propria offerta di connettività abbia minimi garantiti del tutto trasparenti, il che vale per una certificazione di affidabilità nel tempo, senza colli di bottiglia che possano limitare l’intero processo. Così facendo l’azienda può affidarsi a questo tipo di soluzione sapendo di poterci costruire attorno esattamente ciò di cui necessita, in tempi brevi e senza rischi. La bontà della connessione è chiaramente una sorta di requisito base, fondamenta per l’intera infrastruttura di comunicazione che si va a costruire sugli architravi del VoIP.

Cloud server

Così come è possibile virtualizzare la rete di comunicazione interna, allo stesso modo è possibile virtualizzare l’utilizzo di un server aziendale che mette a disposizione quanto necessario per un servizio di questo tipo. La soluzione è nel cloud, con tutto quel che può essere utile per abbracciare questo tipo di strumento: accesso SSH, IP statico, sicurezza, facilità di implementazione e costi inferiori rispetto ad una macchina fisica da alimentare, mantenere, presidiare e controllare.

Ehiweb propone in offerta i propri cloud server a partire da 39,95 euro al mese, con “pannello di controllo per gestire i domini e ambiente di lavoro completamente separato dalle altre macchine virtuali presenti sullo stesso server“.

Un server in cloud è l’ennesimo tassello di un ufficio (ed una azienda) che intenda definirsi “smart”: se si intende realmente adottare una filosofia di smart working che abiliti il lavoro agile e l’indifferente operatività tanto in ufficio quanto in remoto (in telelavoro, in trasferta all’estero o presso un cliente), un server virtuale permette a costi minimi di accedere alle risorse necessarie e di lavorare in sinergia con i colleghi come se si fosse compresenti alla stessa scrivania. Non si può parlare di smart working se elementi basilari come questo, validi per mero principio prima ancora che come elemento tecnologico, non sono previsti nel progetto IT della propria organizzazione aziendale.

Orizzonte smart

Ehiweb gode di un punto di vista privilegiato per comprendere le attuali dinamiche innescate dal lockdown, dalla crisi sanitaria e dal necessario distanziamento che anche in orbita professionale ha lasciato importanti conseguenze sull’organizzazione aziendale. Per questo abbiamo voluto chiedere a Matteo Sgalaberni, direttore tecnico Ehiweb, quali fossero le evidenze che più si stanno facendo notare e che definiranno il futuro prossimo dello smart working nel nostro paese.

Ehiweb costruisce il proprio servizio anche e soprattutto sulla bontà del proprio customer care e grazie a questo contatto diretto e continuo con i clienti avete il polso della situazione meglio di chiunque altro: quanto sta maturando la cultura aziendale dello smart working? I vantaggi di questo tipo di organizzazione sono stati compresi? Lo scoglio culturale può dirsi superato?

La cultura aziendale dello smart working è radicalmente cambiata. Prima c’erano diffidenza e difficoltà oggettive nell’organizzare il lavoro da remoto, ora è diverso. Durante il lockdown abbiamo raffinato ulteriormente il modo di lavorare online e su alcuni aspetti abbiamo reso lo smart working più efficace della presenza fisica in ufficio. Per esempio: abbiamo condiviso i monitor su Zoom tra le persone collegate e ognuno poteva mostrare i progressi del proprio lavoro, mentre in ufficio ci saremmo alzati per andare dietro al pc del collega.

Quanto ha influito il recente lockdown nel favorire l’implementazione di soluzioni “smart” in azienda?

Per la nostra organizzazione non è stato decisivo il lockdown, eravamo già predisposti allo smartworking. Abbiamo però notato che l’ecosistema di persone e partner con cui collaboriamo all’esterno ha introdotto questa modalità di lavoro. Tante persone e aziende hanno applicato nella pratica un concetto che trovavano impossibile da attuare.

Da noi lo smartworking ha sempre funzionato bene, il lockdown ha normalizzato ancora di più certi contatti e abbattuto le diffidenze verso le riunioni convocate in remoto, dove è necessario prendere confidenza con webcam, cuffie, software di videoconference e applicazioni di virtual board/postit. Sempre più persone hanno metabolizzato questi strumenti, le sale riunioni sono rimaste vuote e adesso bisognerà vedere quanti sentiranno la necessità di spostarsi fisicamente per parlare con qualcuno e ripristinare le modalità di prima. Le cosiddette “enriched video call” sono diventate parte integrante delle nostre giornate e aiutano enormemente la produttività e l’efficacia delle riunioni, riducendo i costi.

Centralini VoIP e cloud server, opzioni che consentono di aumentare le performance aziendali con un effettivo risparmio a disposizione: quali sono le aziende che ancora non hanno metabolizzato questo tipo di vantaggio e non sanno coglierne le opportunità correlate?

Qualche anno fa le potevamo considerare “nuove tecnologie”, ora sono la normalità. Quindi non c’è più la scusa della novità o della diffidenza: un’azienda che non ha ancora preso confidenza con questi “mondi” ha probabilmente delle difficoltà organizzative o di conoscenze, quindi è in ritardo rispetto ai cambiamenti tecnologici. Una delle cose più difficili in un’azienda è capire come funzionano le cose e cambiarle per renderle più efficienti.
Spesso le PMI destinano poco budget all’innovazione, rischiando di restare ancorate nel passato solo perché “le cose funzionano”, non si aprono al cambiamento anche se questo potrebbe migliorare i processi interni.

Come direttore tecnico sento di poter consigliare alle imprese di trovare un bravo consulente IT, di affidarsi a un partner tecnologico competente sul territorio, che sappia consigliare e traghettare l’azienda verso nuove tecnologie. Ci vuole un pizzico di coraggio e tanta pianificazione, ma i miglioramenti sono assicurati.