È ancora notte fonda in Italia, ma in Giappone gli uffici sono in piena attività. Akiko (il nome è di fantasia) è una giovane responsabile del Back Office e sta ultimando la chiusura contabile e logistica.
È un lavoro delicato ed importante, ma che riesce a svolgere celermente e con una certa dimestichezza. Le informazioni di cui ha bisogno le sono presentate dal sistema informatico in una forma familiare, inoltre il sistema le segnala automaticamente eventuali anomalie e le suggerisce come intervenire per risolvere.
Anche se ormai fa questo lavoro a memoria, la conforta sapere che in caso di necessità con un semplice click può attivare un help contestuale che le permette di rivedere e provare tutta la sequenza di operazioni necessaria al suo lavoro.
La sua collega non è ancora cosi esperta e sta facendo esperienza in un ambiente di SandBox, dove può provare senza temere di compromettere il ciclo produttivo.
Oltre agli strumenti strettamente necessari al suo lavoro, Akiko ha a disposizione il Portale Corporate per comunicare e ricercare tutte le informazioni disponibili in azienda. Dal comodo People Finder, al repository di documenti e processi aziendali. Con un click può contattare ogni singolo collega nel mondo per chiedere un supporto diretto od una semplice informazione.
Quando invece il problema è più complesso Akiko richiama, sempre con un click, il sistema di Helpdesk per ricorrere all’aiuto di esperti che da ogni parte del pianeta saranno poi interessati a risolverlo.
È quasi la fine del mese ed il personale richiede le presenze e la nota spese. Questo mese si è dovuta assentare per seguire alcuni eventi internazionali, ma questo non ha ritardato il suo lavoro e quello dei colleghi.
Perfino dalla sua camera d’albergo Akiko si è potuta collegare in modo sicuro al Portale aziendale per consultare le proprie presenze e trasmettere la nota spese. Il sistema di rilevazione presenze, cosi come quello per la nota spese, è integrato con il sistema di paghe; grazie alle informazioni inserite da remoto, Akiko non corre nessun rischio di vedersi decurtare in busta paga gli anticipi ricevuti per mancanza di giustificazioni.
Anche il sistema di Travelling in azienda è automatizzato attraverso il Portale aziendale; e questo è stato una vera fortuna per Lei perché in questo modo ha potuto cambiare il proprio itinerario al volo. Il sistema avvisa del cambiamento sia il suo responsabile, sia l’ufficio viaggi, sia l’agenzia che si occupa poi fisicamente di fare il biglietto ed inoltrarglielo via posta elettronica. Al capo è stato sufficiente un semplice click dal suo smartphone per autorizzare il viaggio, il resto lo ha fatto il sistema automaticamente. In genere Akiko si sposta raramente, e poi questo viaggio non era neanche previsto, ha dovuto fare tutto all’ultimo minuto. Il suo capo era preoccupato per la sicurezza, ma all’Helpdesk le hanno detto che poteva collegarsi con qualsiasi PC da qualsiasi parte del mondo. La password per collegarsi le sarebbe arrivata tramite SMS, ovunque si trovasse.
È stata una bella fortuna, Lei di computer ne capisce davvero poco, oltre a quello che le serve per il suo lavoro, non ama tanto queste macchine, anche se deve ammettere che sono dannatamente comode. Proprio l’altro mese il suo capo le aveva detto che avrebbe dovuto seguire dei corsi Corporate, obbligatori per tutti i dipendenti, e la cosa l’aveva preoccupata non poco, il quartier generale era lontano dalla sua abitazione ed avrebbe perso molto tempo nel traffico.
Qual è stata la sua sorpresa quando le hanno detto che non sarebbe dovuta neanche muovere dal suo PC. Le è bastato entrare nel Portale della formazione per visualizzare il calendario corsi e scegliere la sessione del corso, compatibilmente con i suoi impegni di lavoro.
Dopo poche ore le era stata fornita l’abilitazione al corso interattivo, da seguire comodamente sul suo PC. Il corso era formato da varie lezioni e si poteva interrompere e riprendere in qualsiasi momento. Alla fine del corso doveva rispondere ad una serie di domande; il risultato delle domande era inviato dal sistema automaticamente all’ufficio training per la valutazione.
La settimana successiva invece avrebbe dovuto assistere ad una multiconference sullo stesso argomento, ma sempre rimanendo alla sua postazione. L’Helpdesk le avrebbe installato una webcam con microfono incorporato, cosi l’insegnante l’avrebbe potuta vedere e lei avrebbe potuto vedere l’insegnante, sottoponendo domande ed anche condividendo documenti, sempre online e sempre senza muoversi. E pensare che Lei era a 500 km dalla sede del corso.
Quasi se ne stava dimenticando. Tra poco sarà il compleanno di suo marito ed avrebbe voluto tanto sorprenderlo e finalmente pensava di aver trovato il regalo adatto a lui. Un semplice click sul Portale aziendale ed ecco comparire il catalogo elettronico dei prodotti dell’azienda. Migliaia di oggetti, di tutte le forme ed i colori, selezionabili tutti attraverso un comodo sistema di ricerca, intuitivo e veloce. Il sistema segnala anche la disponibilità immediata in stock, ed un rassicurante “Benvenuta Akiko nel tuo personal shopping” le ricorda che il sistema l’ha riconosciuta ed autorizzata in modo automatico.
Infatti, tutti i sistemi aziendali sono integrati con il Database del personale. Al personale è sufficiente assegnare una Location di lavoro ed un profilo professionale al nuovo assunto, al resto pensa tutto il sistema informativo. Analizzando il profilo professionale di Akiko, la sua accountability, e le policy aziendali il sistema in automatico provvede ad abilitarla a tutti i sistemi necessari al suo lavoro ed a tutti i sistemi accessori che Akiko utilizza per ogni sua necessità, compreso quindi il sistema di E-shop interno dedicato ai dipendenti.
Akiko ha finalmente trovato il regalo per suo marito e lo inserisce nel suo Shop trolley. Un click per confermare l’ordine ed il gioco è fatto. Quasi immediatamente compare sul suo PC un’email che l’avverte che l’ordine è stato inoltrato, e che può seguirne l’andamento cliccando sull’URL seguente.
È quasi l’ora di andare a casa, ma prima deve ricordarsi di prenotare la sala riunioni ed il proiettore per il giorno dopo. Fortunatamente può fare il tutto in una sola azione tramite il sistema di Helpdesk.
Stava quasi per spegnere il suo PC quando lo smartphone di Akiko inizia a trillare. Come quasi tutti in azienda, Akiko aveva sincronizzato l’agenda del suo smartphone con l’agenda del suo PC. In questo modo non le sarebbe sfuggito più nessun impegno, anzi la cosa le era molto utile perché cosi può pianificare con anticipo gli impegni e sapere se la mattina deve correre in ufficio, oppure può prendersela comoda e fare colazione a casa con suo marito, come non le accadeva da un po’ di tempo. Sul display del telefono Akiko legge a chiare lettere lampeggianti la scritta: Cruscotto Vendite.
Quasi lo stava dimenticando! Il capo vuole che tutti i totali della giornata prima di andare via siano memorizzati in un foglio di calcolo e pubblicati sul loro Web site dipartimentale, in modo che poi tutti ne siano a conoscenza. Non tutti infatti sono abilitati sui sistemi legacy che Akiko adopera, e non tutti hanno la sua expertise per utilizzarli, è quindi preferibile mettere le informazioni in un formato fruibile a tutti.
La cosa è molto semplice, Akiko deve solo aprire il foglio di calcolo e scegliere la funzione “salva sul web site”; il sistema documentale provvede in automatico a pubblicare il documento ed ad inviare a tutti gli interessati un’email per avvertirli della pubblicazione.
Inoltre il sistema elabora anche numerose statistiche su quante volte le informazioni sono state viste e da chi, cosi è possibile anche valutare se il lavoro di Akiko apporta davvero quel vantaggio che il suo capo pensa che apporti.
Naturalmente il sistema documentale ha incorporato un sistema di workflow che permette di avere traccia di chi sta redigendo il documento e della versione dello stesso. Sarebbe un guaio se si lavorasse su delle informazioni obsolete.
È anche possibile abilitare anche dei livelli di protezione del documento, cosi che le informazioni contenute in esso possano essere lette solo dalle persone autorizzate. Le hanno riferito che in caso il documento sia inoltrato ad altri, o cadesse in mani sbagliate, sarebbero illeggibili.
È proprio una cosa utile questa, sarebbe potenzialmente dannoso che informazioni sul fatturato o su nuovi prodotti fossero nelle mani sbagliate.
Un ultimo click sul tasto conferma e la giornata di lavoro di Akiko è terminata.
Le preziose informazioni di Business, frutto del suo lavoro però non possono aspettare. Il sistema informatico del Gruppo le ha già recepite e le sta aggregando insieme alle informazioni di centinaia di altri negozi residenti in tutte le parti del mondo e dei numerosi altri canali di vendita di cui l’azienda si è dotata, non ultimo un sito di e-commerce accessibile da tutto il mondo.
Entro poche ore da quell’ultimo click, le informazioni registrate da Akiko saranno già disponibili in una forma tabellare, pronte per essere analizzate dai Direttori Marketing direttamente sul loro BlackBerry.
Nello stesso tempo il sistema ha provveduto automaticamente ad impartire gli ordini di approvvigionamento ai magazzini per rimpiazzare la merce venduta presso i negozi, ed ad informare la produzione della necessità di avere nuovi pezzi. Il corriere è già in viaggio e domani Akiko potrà già rimpiazzare la merce sugli scaffali.
Akiko lo ignora, ma ogni singola azione che compone il suo lavoro è stata analizzata e progettata dall’IT Department. Nulla è stato lasciato al caso: dall’analisi dei flussi organizzativi, dal training, allo sviluppo dell’Help. Perfino la collocazione dei vari pulsanti, il colore delle label, i font usati, sono stati oggetto d’analisi. Tutto è stato studiato fin nei minimi dettagli affinché il suo lavoro fosse semplice, intuitivo per creare quell’ambiente collaborativo e produttivo cosi necessario e vitale in un Gruppo il cui Business si estende in tutto il globo e si rinnova ogni secondo, 24 ore al giorno per 365 giorni l’anno.
L’IT non si ferma mai, non conosce festività. Ovunque si svolga una qualsiasi attività d’impresa, li è necessaria, direi indispensabile, la presenza dell’IT.
E non sto parlando di semplici tecnici, ma di veri e propri ingegneri dell’informazione. L’informazione è la vita dell’azienda. Nessun responsabile a qualsiasi livello può prendere decisioni senza avere informazioni, e queste informazioni devono essere il più possibile aggiornate ed affidabili.
Ogni volta che vi domandate: “Ma dove si trova quest’informazione? A chi posso chiederla? Come posso produrla, gestirla, ricercarla, elaborarla?” rivolgetevi sempre con fiducia verso l’IT.
Più il Vostro Business cresce, più la necessità di avere informazioni si farà pressante.
Questo si traduce invariabilmente nella necessità d’investire in soluzione IT e l’IT deve essere un imprescindibile Business Partner in ogni Vostra attività.
Potete immaginare Voi alla guida della Vostra azienda, e mentre Voi vi concentrare sulla guida e sugli obiettivi che volete raggiungere l’IT provvede a costruire e modificare, quasi senza che ve ne accorgiate sia il mezzo che state guidando, sia la strada che dovete percorrere.
Un Bravo IT è alla continua ricerca di modi per migliorare la Vostra vita lavorativa, o meglio è talmente lungimirante che evita ogni possibile ostacolo che Vi impedisca o rallenti nel Vostro Business.
Potreste essere davvero sorpresi come si riduce il volume di carta e di supporti (e la spesa di conseguenza) quando l’IT entra nei vostri processi di Business, senza parlare del tempo risparmiato che potete dedicare ad attività maggiormente proficue.
Se siete un responsabile HR e state pensando di assumere un IT, non guardate esclusivamente al suo skill tecnico, ma guardate anche alla sua capacità di comprendere le persone, all’abilità di comunicare efficacemente, anche con chi ignora completamente perfino gli aspetti base di un sistema informatico, a come si pone davanti ai problemi, alla capacità di anticiparli e risolverli, alla disponibilità, alla flessibilità, al sapersi mettere nei panni degli altri, a come si pone rispetto al Business, insomma a tutti quelle caratteristiche che corrispondono ad un Risolutore di Problemi.
Tenendo presente le necessità dell’azienda che simbioticamente corrispondono con gli interessi dei dipendenti, di qualsiasi ordine e grado, i risolutori di problemi debbono farsi notare per le risposte date per i problemi che si pongono nel settore di competenza. Superate le difficoltà programmatiche del settore IT e raggiunto un sufficiente grado armonico di collaborazione interna, noi Risolutori possiamo puntare sul miglioramento dei servizi in modo da rendere più efficiente e competitiva la nostra attività ormai necessaria ed integrata con gli altri settori aziendali.
Un Risolutore di Problemi dà sempre la risposta più gradita:
“Se siete in grado di esprimere le Vostre necessità, Noi siamo in grado di soddisfarle”.
I precedenti interventi di G.C. sono disponibili a questo indirizzo
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29 feb 2008