Microsoft Office 365

Per riuscire a lavorare da remoto in modo efficiente, soprattutto quando in ufficio si è abituati a lavorare in team, è di importanza cruciale puntare su strumenti di produttività efficienti. L’efficacia dello smart working dipende da molti fattori, ma lo strumento e le sue potenzialità sono aspetti essenziali sui quali Microsoft, con il proprio lavoro su Office 365, ha puntato forte fin dal primo giorno.

L’offerta in questo senso è molto ampia, abbiamo avuto modo di parlare in precedenza di Google Drive e OpenOffice, oggi vediamo come sfruttare al meglio una delle piattaforme offerte dal colosso di Redmond: Microsoft Office 365, il servizio che viene proposto in abbonamento raggruppando sulla nuvola i migliori strumenti per l’odierno modo di lavorare, combinando app avanzate come Excel e Outlook con potenti servizi cloud come OneDrive e Microsoft Teams.

ATTENZIONE: dal 2020 la suite prende il nome di Microsoft 365. Tutti i dettagli nell’apposito Speciale.

Cos'è e cosa offre

Microsoft Office 365 è la suite di collaborazione del colosso tecnologico pensata per dare modo a tutti di poter lavorare ovunque, da qualsiasi dispositivo, su qualunque progetto, in perfetta integrazione con i propri collaboratori. Insomma proprio quello che serve in questo momento a coloro che possono ricorrere al cosiddetto lavoro agile.

Fondamentalmente Office 365 è l’applicazione di Microsoft per la creazione, la modifica e la condivisione di documenti, che nasce come naturale evoluzione in cloud della suite Microsoft Office, da non confondere con Microsoft Office Online che rappresenta invece la modalità gratuita di Microsoft per utilizzare i programmi Office su web, da browser.

I software di collaborazione offerti da Microsoft Office 365 consentono di aumentare la produttività e la collaborazione aziendale ad esempio dando modo di lavorare contemporaneamente alla stesura di un documento, avendo modo di confrontarsi tra colleghi in comode chat, ma anche di organizzare una riunione video o audio in modo istantaneo, oltre che di  condividere file, pianificare attività, esaminare il loro avanzamento e tutto ciò che serve per portare avanti le proprie attività quotidiane praticamente come se ci si trovasse tutti nello stesso ufficio.

Il servizio è a pagamento, con la possibilità di accedere alla prova gratuita per un periodo limitato di 30 giorni. Chi volesse acquistarlo può scegliere tra diversi pacchetti diversi, che vanno da 7 euro a 10 euro al mese, per utente. Il passaggio all’abbonamento sblocca ulteriori funzioni nei vari tool.

Office 365 consente di utilizzare online tutti i software del pacchetto Office, tra cui tool molto noti quali Outlook, il software che gestisce e riunisce la posta elettronica, gli eventi del calendario e i file in un unico posto, il tool per la video scrittura Word, il software per la creazione e gestione di fogli elettronici Excel, il programma che consente di creare presentazioni, PowerPoint, e tutti gli altri software classici della suite.

Trattandosi di un software sulla nuvola, insieme agli applicativi viene offerto anche uno spazio di archiviazione su OneDrive, il servizio di storage su cloud di Microsoft, oltre a un certo quantitativo di minuti di chiamata con il prodotto del colosso di Redmond dedicato a chiamate e videochiamate, Skype.

Grazie a OneDrive, Office 365 offre il vantaggio di un backup dei file che viene eseguito automaticamente in tempo reale, offrendo la possibilità di recuperare le varie versioni di tutti i progetti ai quali si è lavorato per un massimo di 30 giorni. Un vantaggio che si aggiunge a quello di avere un abbonamento che aggiorna i tool a propria disposizione regolarmente, offrendo funzionalità sempre nuove e migliorate.

Ovviamente la suite può essere utilizzata anche offline, le modifiche verranno poi caricate sulla nuvola non appena si tornerà online. Garantito inoltre il supporto multipiattaforma (PC, Mac, iOS e Android), anche se alcuni tool, come Microsoft Access e Publisher, sono disponibili solo per PC Windows.

Entrando nel dettaglio, le applicazioni incluse in Office 365, a seconda delle versioni, sono:

• Access per la creazione di database solo su sistemi operativi Windows;
• Excel, disponibile per piattaforme Windows, Mac, iOS, Android e online;
• OneNote, il notebook digitale ideale pensato per tenere organizzato il proprio materiale ed i propri appunti, oltre che per facilitare la collaborazione con studenti e colleghi, disponibile per Windows, Mac, iOS, Android, online e come app gratuita UWP per Windows 10;
• Outlook, completo per Windows, Mac e online per alcune versioni Enterprise, mentre offre solo servizio webmail di Outlook.com per iOS e Android;
• PowerPoint, accessibile da Windows, Mac, iOS, Android e online;
• Publisher, disponibile solo su Windows;
• Word, accessibile sia da chi ha Windows, sia da chi lavora su Mac, iOS, Android e online.

Per utilizzare le app Word, Excel e PowerPoint per iOS e Android, dopo averle scaricate nei relativi marketplace, con tutte le funzioni disponibili è necessario autenticarsi con l’account Microsoft collegato ad una licenza di Office 365 valida, altrimenti è possibile utilizzarle gratuitamente ma con meno funzionalità.

Prezzi e versioni

Attualmente sono disponibili diverse versioni di Office 365, con offerte differenziate a seconda del pubblico al quale sono destinate.

Per studenti e insegnanti c’è la versione Office 365 Education che è gratuito e comprende software quali Word, Excel, PowerPoint, OneNote, e ora Microsoft Teams oltre ad altri strumenti per la classe. Per ottenere la propria versione di Office 365 Education gratuitamente bisogna fornire un indirizzo email valido della scuola.

Per un utilizzo “domestico” ci sono: Office 365 Personal (60,99 euro) che comprende Access (solo PC), Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher (solo PC), Word, utilizzabili da una sola persona ma anche su più dispositivi e Office 365 Home (72 euro) che offre gli stessi tool, dando però accesso a più persone della famiglia, oltre che su più dispositivi (condivisione fino a un massimo di 6 persone su tutti i loro dispositivi). Inclusi in entrambi i casi, come servizi, anche OneDrive e Skype.

Per le aziende, che ovviamente necessitano di abbonamenti destinati a più persone e più dispositivi, l’offerta e molto ampia e volta a venire incontro alle specifiche esigenze:

• Office 365 Business che comprende tool come Access (solo PC), Excel, Outlook, PowerPoint e Word , come servizio è incluso OneDrive. Questa offerta è pensata per le organizzazioni che necessitano delle app di Office oltre a servizi di archiviazione e condivisione di file sul cloud. La posta elettronica aziendale non è inclusa;
• Office 365 Business Essentials che include solo servizi: Exchange, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint e Microsoft Teams, ideale per le organizzazioni che necessitano di e-mail aziendale e altri servizi per il business, ma non delle app di Office;
• Office 365 Business Premium (135 euro) che include tutti i tool e anche tutti i servizi e quindi rappresenta la soluzione ideale per chi vuole un’offerta completa di tutto.

Disponibili inoltre:

• Office 365 A1, versione gratuita online di Office che include tutto ciò che serve di Office, oltre a Microsoft Teams;
• Office 365 A3 che dà accesso alle app desktop di Office, inclusa Microsoft Teams, oltre ad affidabili strumenti di gestione e sicurezza;
• Office 365 A5 che offre tutte le app desktop di Office, inclusa Microsoft Teams, con le migliori risorse per la sicurezza, la conformità e le analisi.

Poi ci sono anche versioni destinate ad utenti specifici come Office 365 Nonprofit, Office 365 Government e Office 365 per gli operatori sul campo.

Servizi inclusi

Oltre al citato OneDrive, disponibile in versione OneDrive for Business per le aziende e OneDrive personale per uso domestico, Office 365 offre anche altri servizi:

• Skype for Business per le aziende, oppure credito aggiuntivo per chiamare numeri non-Skype da Skype personale in caso di acquisto di versioni della suite per uso domestico;
• Microsoft Teams, la piattaforma di comunicazione e collaborazione per virtual meeting e conference call;
• Office Online che rende disponibili e accessibili da un browser Web i programmi della suite (Word, Excel, PowerPoint, OneNote e un visualizzatore di Visio, oltre ad Outlook in alcune versioni aziendali e ad altri servizi come Sway e Microsoft Forms per creare e condividere sondaggi);
• Exchange Online, la versione cloud della classica piattaforma Exchange Server di Microsoft, fornendo quind agli utenti un accesso alla posta elettronica, al calendario, ai contatti e alle attività dai PC, dal Web e dai dispositivi mobili;
• SharePoint Online, piattaforma software di Content Management System (CMS) sviluppata da Microsoft che permette la creazione e distribuzione di particolari siti web, sia ad uso aziendale (Intranet) che distribuiti in Rete e quindi utilizzati come normali siti web;
• Yammer, servizio di social network aziendale freemium che consente di comunicare e collaborare apertamente nell’intera organizzazione;
• Stream, il servizio video aziendale in cui gli utenti dell’organizzazione possono caricare, visualizzare e condividere i video in modo sicuro;
• Microsoft To Do, un’applicazione di gestione delle attività basata su cloud, fruibile da smartphone, tablet e computer, pensata per aiutare gli utenti a rimanere concentrati, sia a lavoro che nel tempo libero.

In tema di smart working le la pena di spendere qualche parola in più per Microsoft Teams, un vero e proprio hub di informazioni che semplifica le comunicazioni, riunendo chiamate, riunioni e chat in un’unica posizione. Si può lavorare agevolmente in gruppo, o avviare discussioni private, partecipare e collaborare attivamente ad un progetto, invitare ospiti esterni, condividere file e documenti (su SharePoint), tenere traccia dei feedback forniti dai collaboratori e così via.

La piattaforma è disponibile anche in versione per smartphone, offrendo più opportunità per seguire e partecipare alle conversazioni e alle conferenze anche quando si è in movimento e non si è fisicamente davanti al PC. Molto utile il fatto che Teams riesca ad integrarsi perfettamente con 80 app di collaborazione e produttività, non solo prodotte da Microsoft.

Trucchi e consigli

Come accennato, sottoscrivendo un abbonamento a Office 365 si ottengono regolarmente le funzionalità nuove e migliorate di Office. C’è però un modo che consente di essere i primi a provare le nuove feature: partecipando al programma Office Insider è possibile ottenere l’accesso anticipato alle ultime innovazioni di Office. Gli aggiornamenti sono mensili e danno accesso a chi partecipa al programma a tutte le nuove funzionalità che diventeranno esclusive per gli abbonati a Office 365, oltre a dare la possibilità di inviare feedback direttamente a Microsoft per contribuire a rendere Office sempre migliore.

Tra gli strumenti più diffusi e utilizzati del pacchetto c’è sicuramente Word per Office 365. Il tool presente in Office 365 offre anche alcune utili funzionalità che forse non tutti conoscono:

• Word può creare pagine Web in modo abbastanza semplice ed intuitivo, senza codici e hosting: basta usare la funzionalità “Trasforma in una pagina Web” presente nella scheda File sotto il menu “Trasforma”. È possibile scegliere e selezionare diversi stili, quindi pubblicare facilmente una pagina Web da condividere con amici, parenti o colleghi, perfettamente formattata indipendentemente dal dispositivo che si utilizza per visualizzarla;
• Editor input penna, fondamentalmente una versione moderna della classica modifica dei documenti: basta usare la penna digitale per barrare, inserire o riorganizzare il testo e fare così in modo che Word mostri le modifiche apportate in tempo reale. Una funzione particolarmente utile per gli insegnanti che devono correggere i compiti in modalità smart learning, ma anche in caso di revisione di un documento condiviso tra colleghi;

• Strumento ricerche, una feature che rappresenta un aiuto concreto a tutti coloro che si trovano a dover scrivere dei testi che fanno riferimento a studi, notizie o informazioni per le quali è necessario fare riferimento a delle fonti attendibili. Questo strumento aiuta infatti a citare le fonti in modo corretto, utilizzando il motore di ricerca Bing per raccogliere i contenuti appropriati dal Web e fornire informazioni strutturate, sicure e attendibili, insieme a citazioni accurate;
• Riquadro Panoramica di Editor, funzione nota anche come “Controlla documento” e presente nella scheda Revisione: una funzione utilissima e forse poco sfruttata, che aiuta a trovare e a correggere rapidamente gli errori di scrittura presenti nel documento, mostrando al contempo una serie di suggerimenti su come migliorare la stesura del documento stesso;
• Menzioni, una funzione alla quale ormai siamo più che abituati, ma solitamente la utilizziamo nelle chat o nei social network, mai in Word. Eppure anche in Word per Office 365, utilizzando il simbolo @ e a seguire il nome o lo pseudonimo di una persona del team si può attirare la sua attenzione per focalizzarla su un’area in cui serve un suo contributo. Al simbolo @ seguito dal nome della persona interessata, si può aggiungere un messaggio. L’interessato verrà avvisato tramite posta elettronica con una email che lo informa che è stato menzionato. Questa funzionalità è tra l’altro presente anche in Excel e PowerPoint per Office 365, offrendo un supporto concreto alla collaborazione da remoto tra colleghi.

Per quanto riguarda Excel per Office 365, può essere utile sapere che:

• esiste una funzionalità Idee che facilita comprensione dei dati attraverso riepiloghi, tendenze e modelli generali. Per utilizzarla basta fare clic su una cella in un intervallo di dati, quindi fare clic sul pulsante Idee nella scheda Home e la funzionalità analizzerà i dati restituendo visualizzazioni utili in un riquadro attività. La funzione consente anche di fare domande direttamente sui propri dati;
• le Matrici dinamiche rappresentano un modo efficace e rapido per filtrare dati, trovare informazioni dettagliate nelle proprie tabelle, ordinare e separare i dati senza dover usare formule personalizzate;
• la funzionalità Inserisci dati da immagine fa in modo che Excel estragga i contenuti dell’immagine e li converta nelle celle, senza doverli trascrivere a mano.

Per quanto riguarda PowerPoint per Office 365 può essere utile sapere che:

• per chi usa PowerPoint Online e per gli abbonati a Office 365 è disponibile la funzione Idee e Designer che fa in modo che il programma in automatico scelga dimensioni del carattere, layout e dimensioni dell’immagine, ottimizzando la presentazione in pochi istanti;
• Converti in testo consente di tradurre testo e forme disegnate con una penna digitale direttamente nel file della presentazione alla quale si sta lavorando;
• Inserisci modelli 3D integrati nelle diapositive: una nuova funzionalità che consente di inserire modelli 3D animati personalizzati nelle diapositive oltre a poterli selezionare dalla raccolta di modelli animali già esistenti;
• Scopri cosa è cambiato nella tua presentazione PowerPoint mentre eri via è infine una funzione estremamente utile quando sul file stanno lavorando diverse persone.