Webinar: cos’è e come funzionano le migliori piattaforme

Ultimamente si sente molto parlare di Webinar, soprattutto da quando lo smart working è diventato un punto focale per l’avanzamento tecnologico e professionale di importanti aziende del nostro paese. Proprio per questo motivo abbiamo deciso analizzare nello specifico tutte le caratteristiche di questo strumento, cercando di raccogliere in una guida completa e approfondita. Perciò, qualora foste interessati a conoscere le piattaforme compatibili e alcuni dei servizi più utilizzati per sviluppare e condividere Webinar, vi invitiamo a continuare la lettura di questo articolo.

Cosa è un webinar

Innanzitutto però, cerchiamo di capire, in linea generale, di cosa effettivamente stiamo parlando. Sin da quando siamo bambini siamo stati educati a seguire con attenzione determinate lezioni di apprendimento, tenute principalmente da un insegnante o comunque da un professionista del mestiere. Ciò ovviamente accade, nella maggior parte dei casi, di persona, in modo da avere un’interazione immediata tra chi espone e chi ascolta.

Purtroppo però, quando questo avviene, i partecipanti sono per lo più locali e quindi con la possibilità di recarsi nel luogo interessato senza troppi problemi. Come fare però nel caso in cui si abbia la necessità di esporre le proprie argomentazioni ad un pubblico più ampio e proveniente da ogni zona del Paese? La risposta è proprio quella che vi aspettate: attraverso l’utilizzo dei Webinar.

Per racchiudere l’intero concetto in una singola frase, si può affermare che un Webinar è una sessione di approfondimento o insegnamento che avviene per via telematica e quindi attraverso l’uso di software per la registrazione e di Internet per la successiva condivisione verso gli ascoltatori o partecipanti.

Come funziona: accesso, piattaforme e interazione

Per capire in che modo funziona un Webinar bisogna innanzitutto capire il proprio ruolo. Qualora il nostro compito sia quello di tenere un Webinar e quindi si abbia il ruolo di interlocutore principale, allora bisognerà vedere le varie piattaforme (che analizzeremo tra poco) con l’occhio del creatore di contenuti, concentrando l’attenzione sulle opzioni messe a disposizione per la registrazione, l’editing e la condivisione.

Se invece ci si pone dalla parte del pubblico, allora l’unica cosa da fare sarà informarsi sulla piattaforma utilizzata ed eventualmente scaricarla e registrarsi per potervi accedere quando arriverà il momento di seguire il Webinar. Iniziamo quindi proprio da quest’ultimo punto e vediamo in che modo collegarsi a un Webinar.

Come collegarsi a un Webinar

In genere, quando si decide di partecipare ad un Webinar, i requisiti richiesti sono pochi e facilmente reperibili. Come accennato in precedenza, un Webinar si condivide attraverso Internet, ciò significa che, per potervi prendere parte, sarà necessario possedere una connessione ad internet, un dispositivo capace di connettersi e un browser web da utilizzare per collegarsi all’indirizzo del Webinar.

Ovviamente sarà necessario anche l’utilizzo di un accessorio (integrato o esterno al dispositivo) per la riproduzione, quindi casse oppure cuffie o auricolari. In genere si preferisce utilizzare un computer, ma il tutto funzionerà correttamente anche su tablet e smartphone.

Per collegarsi ad un Webinar bisognerà quindi possedere il link di partecipazione, il quale viene fornito direttamente da creatore del Webinar attraverso strumenti online, come una newsletter, un profilo social o piattaforme di messaggistica.

All’interno delle informazioni non mancheranno poi tutti i dettagli sulla data e sull’ora dell’evento, in quanto la riproduzione avverrà in momenti specifici e, nella maggior parte dei casi, non ci sarà la possibilità di rivederlo in un secondo momento (a meno che il creatore non lo pubblichi nuovamente).

In alcuni casi, in genere quando il Webinar risulta essere privato, la riproduzione potrà essere condivisa attraverso applicazioni specifiche e non tramite link. Perciò, potrebbe essere necessario scaricare software aggiuntivi e gratuiti.

Come registrare un Webinar?

Un Webinar solitamente non può essere registrato, in quanto il creatore dispone di tutti i diritti esclusivi sul contenuto. Per questo motivo, durante la visualizzazione, non sarà presente alcun tasto dedicato alla registrazione del seminario, a meno che il creatore stesso non decida di consentire la cosa e aggiungerlo tra i pulsanti di riproduzione.

Quando ciò accade però, nella maggior parte dei casi, il creatore decide di offrire direttamente il video originale per il download, in modo che chiunque possa scaricarlo senza troppi problemi.

Qualora invece non ci sia modo di registrare, allora si potrà comunque aggirare la cosa utilizzando semplicissimi programmi per la registrazione dello schermo, disponibili gratuitamente sia per computer che per smartphone e tablet (ad esempio QuickTime Player per Mac e Windows Media Player per Windows).

Tuttavia, prima di farlo, sarà ovviamente necessario chiedere il permesso all’interlocutore e proseguire solo in caso di risposta positiva.

Ci sono webinar gratuiti

Alcuni Webinar offrono anche degli attestati di partecipazione, i quali potrebbe sicuramente arricchire il proprio curriculum, oltre che la propria cultura. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, tali attestati vengono emessi solo alla conclusione di un ciclo di Webinar, magari appartenenti ad un corso specifico.

Ma non per tutti valgono la suddette considerazioni. Chiunque può infatti creare un webinar e pubblicarlo online, offrendolo magari in forma completamente gratuita. Come avrete sicuramente capito però, quando ciò accade, difficilmente vengono rilasciati certificati.

Questo non significa che i webinar gratuiti siano inutili, anzi, potrebbero persino arricchire la propria conoscenza in maniera totalmente inaspettata, creando così un senso di soddisfazione e voglia di continuare a creare ed imparare.

Come fare un webinar

Chi desidera invece creare e condividere una Webinar, deve conoscere principalmente gli strumenti più adatti per questo scopo. Alcuni dei quelli elencati (e introdotti a sommi capi) offrono infatti tool più avanzati di altri, alcuni sono a pagamento, altri gratuiti, ma tutti quanti daranno sfogo alla voglia di parlare e approfondire.

Per creare un webinar però, bisogna prima di tutto credere e avere passione per ciò che si racconta, altrimenti il pubblico si stancherà immediatamente. Uscire da un webinar è infatti più semplice che abbandonare un’enorme sala e ciò che l’interlocutore deve fare è catturare così tanto l’attenzione dell’ascoltatore da “impedirgli” di cliccare il tasto “Esci” e invogliarlo a rimanere incollato di fronte allo schermo.

Le migliori piattaforme per organizzare un webinar

Detto questo però, procediamo con quelli che rappresentano indubbiamente i software principali per lo sviluppo di Webinar. Di seguito troverete solo una rapida introduzione sulle potenzialità dei servizi, con relativi link per raggiungerli, mentre negli ultimi due paragrafi vedremo nello specifico come creare dei webinar con due dei programmi più utilizzati in questo campo: GoToWebinar e Zoom. Per conoscere altre piattaforme già analizzate vedi questa guida.

GoToWebinar

GoToWebinar è sicuramente il software numero uno per lo sviluppo, la registrazione e la condivisione di webinar. Al suo interno sarà possibile gestire tutti gli eventi e il rilascio delle presentazioni da una semplicissima schermata e tutto in maniera super rapida.

Per ogni evento si avrà anche accesso alle informazioni sui partecipanti e si potranno creare dei collegamenti e dei promemoria automatici da condividere con il pubblico. In più, non mancheranno strumenti più creativi come sondaggi, video, commenti e altro ancora.

Zoom

La maggior parte degli utenti conosce Zoom principalmente per le sue capacità relative alle videoconferenze di gruppo, ma non tutti sanno che in realtà offre tantissime opzioni anche per la creazione di webinar.

Tra i suoi punti di forza c’è sicuramente la possibilità di sviluppare presentazioni accattivanti, grazie ai centinaia di elementi, transizioni ed effetti da includere durante il discorso. Tutto ciò aiuterà sicuramente a coinvolgere sempre di più il pubblico.

Cisco WebEx

Webex di Cisco si pone principalmente come uno strumento professionale e appartenente esclusivamente al mondo dell’ufficio. Ciò significa che riesce a dare il meglio di se nello sviluppo di videoconferenze e webinar dedicati ad una cerchia ristretta di dipendenti, appartenenti quindi ad una stessa società.

La prova iniziale sarà gratuita, ma per poter utilizzare il software un maniera completa e illimitata bisognerà possedere un abbonamento.

BlueJeans

Proprio come GoToWebinar, anche BlueJeans (di Verizon) nasce con l’unico intento di offrire strumenti per la creazione di Webinar. Il suo maggiore punto di forza è sicuramente la sua universalità, in quanto la condivisione delle conferenze avverrà attraverso semplicissimi link, i quali potranno essere avviati da un qualsiasi browser e da qualunque dispositivo, persino dalle Smart TV.

WebinarJam

WebinarJam si pone come lo strumento più potente e “All-In-One” dedicato ai Webinar. Con un solo abbonamento si avranno infatti a disposizione tutti gli strumenti necessari per registrare una presentazione, editarla, condividerla e persino commentarla in diretta insieme a tutti gli ascoltatori.

Durante il webinar si potrà infatti interagire con il pubblico e visualizzare tutte le statistiche in diretta, così da capire la qualità generale del proprio lavoro e l’apprezzamento da parte degli ascoltatori.

EverWebinar

EverWebinar può essere vista come una sorta di estensione di WebinarJam. Questa potrà essere utilizzato interamente online, poiché supporta tutti i browser più scaricati. Inoltre il creatore potrà decidere di offrire agli ascoltatori la possibilità di riprodurre nuovamente il webinar in un secondo momento, oltre che ovviamente impostare date e orari specifici per il rilascio al pubblico.

ClickMeeting

Anche ClickMeeting offre tutte le sue potenzialità all’interno della sola interfaccia online. Tutto ciò che servirà fare sarà infatti accedere al sito web dedicato e iniziare ad interagire con la “Room” dedicata ai webinar.

Da non sottovalutare, in questo caso, la possibilità di condividere il webinar su YouTube e Facebook in simultanea con la riproduzione sul sito ufficiale, così da riuscire a sfruttare più piattaforme e catturare maggiore pubblico interessato.

Livestorm

Di solito quando si parla di webinar, tutti i vari eventi risultano essere pre-registrati. Qualora si volesse invece tenere un discorso in diretta, allora uno degli strumenti più comodi da utilizzare sarà Livestorm, in quanto appositamente sviluppato per la gestione degli eventi e delle videoconferenze Live.

Utilizzato principalmente all’interno delle aziende, può ovviamente essere sfruttando anche per eseguire videoconferenze e riunioni di lavoro.

WebinarNinja

Infine, come ultima alternativa, non possiamo che includere anche WebinarNinja. Tale servizio consentirà infatti di creare dei webinar in diretta (come con Livestorm), condividere discorsi pre-registrati, offrire un calendario preciso per la riproduzione degli eventi, così da dare al pubblico maggiore ordine e possibilità di visione, e anche interagire in diretta con gli ascoltatori durante la riproduzione di un evento pre-registrato. Sostanzialmente un vero servizio All-In-One.

Come funziona webinar GoToWebinar

Arrivati a questo punto, cerchiamo di capire come funziona un Webinar, concentrando tutta l’attenzione su un singolo servizio. Partiamo quindi da GoToWebinar, ovvero la piattaforma che più frequentemente viene utilizzata in questo campo.

Innanzitutto, c’è da dire che, per partecipare alla visione di un Webinar non è assolutamente necessario possedere un account, ma sarà sufficiente collegarsi a questo indirizzo e inserire le informazioni richieste e ottenute da chi ha condiviso l’evento. Per partecipare da dispositivo mobile invece, bisognerà scaricare l’applicazione gratuita sia per Android che per iOS.

Per iniziare a creare invece un Webinar, sarà necessario iscriversi e avviare la prova gratuita, prima di, eventualmente, acquistare un abbonamento. Per farlo, basterà accedere a questa pagina e inserire tutte le informazioni richieste.

Qualora ci fossero problemi durante la registrazione, si potrà utilizzare il banner “Contatta il team commerciale” per richiedere assistenza e aiuto.

Una volta in possesso di un account, si potrà procedere con la creazione di un Webinar. Prima di tutto bisognerà accedere al sito web ufficiale utilizzando il tasto “Accedi” in alto a destra e inserendo le proprie credenziali.

Adesso bisognerà premere sulla voce “Pianifica un webinar” e attendere il caricamento della schermata in cui inserire tutte le informazioni. Qui sarà infatti necessario aggiungere i dettagli del Webinar, come: titolo, data di pubblicazione, descrizione, sessione e altro ancora.

Adesso basterà cliccare su “Programma” e, attraverso l’opzione “Gestisci webinar”, sarà possibile apportare delle modifiche a tutte le informazioni inserite in precedenza, così da, eventualmente, cambiare anche la data e l’orario della diretta.

Da qui si potrà inoltre creare un link di condivisione da inviare tramite newsletter, profilo social o qualunque altro strumento di condivisione.

In questo modo si andrà però a generare un evento in diretta. Qualora si volesse invece caricare un evento pre-registrato e riprodurlo in una data specifica, durante la fase di configurazione dell’evento sarà sufficiente selezionare la voce “Simulated Live”, la quale consentirà di effettuare l’upload di un file video registrato in precedenza e di prepararlo per la riproduzione nel giorno preferito, simulando così un evento Live.

Come funziona webinar Zoom

Proprio come accade per GoToWebinar, anche Zoom offre la possibilità di visualizzare i webinar in maniera completamente gratuita. Per farlo basterà possedere il codice di accesso all’evento da inserire all’interno dell’applicazione ufficiale, disponibile sia su sistemi operativi desktop che mobile.

Per creare invece un Webinar, bisognerà fare qualche considerazione in più. Zoom è infatti gratuito per tutti, ma solo per effettuare videoconferenze di gruppo fino ad un massimo di 100 persone. Per abbattere questo limite sarà infatti necessario acquistare la versione “Pro”. Inoltre, per abilitare il proprio account all’utilizzo dei Webinar, bisognerà anche acquistare un pacchetto a parte, dedicato esclusivamente alla gestione degli eventi.

In più, bisogna specificare che i webinar di Zoom vengono visti come dei meeting più professionali, in cui si potrà decidere di includere un limite di partecipanti, fino ad un massimo di 10.000 spettatori. Una volta fatte le dovute considerazioni, vediamo come procedere con la creazione di un webinar.

Come accennato in precedenza, per creare un webinar in diretta sarà sufficiente avviare un nuovo meeting, impostando il numero di partecipanti e, successivamente, condividendo il codice di accesso all’evento. Per farlo, bisognerà aprire l’applicazione di Zoom sul proprio dispositivo e cliccare sul pulsante arancione “Nuova riunione”. Si aprirà la schermata di videoconferenza, in cui ovviamente invitare tutti gli ospiti desiderati. Per partecipare ad un webinar invece, non servirà altro che scegliere l’opzione “Entra” e digitare il codice di partecipazione.