Documenti informatici, le proposte di ANORC

L'associazione nazionale degli Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva interviene sulla Bozza di Nuove Regole Tecniche In Materia di Formazione e Conservazione dei Documenti Informatici

Roma - ANORC ha portato all'attenzione della commissione competente un documento di modifica al nuovo testo contenente la "Proposta di regole tecniche relative ai processi di formazione e conservazione dei documenti informatici" (elaborata in seno alla Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione, la quale ha operato in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l'innovazione tecnologica, prevista dall'art. 18 del Codice dall'Amministrazione Digitale).

In merito a tale documento pubblicato sul sito del Ministero www.funzionepubblica.it, ANORC ha espresso considerazioni finalizzate a migliorare la proposta e a semplificare gli adempimenti degli operatori del settore e responsabili della conservazione digitale dei documenti nel rispetto del vigente quadro normativo.

Il testo contenente le nuove regole è acquisibile online sul sito dell'Associazione.
ANORC, in particolare, ha invitato chi di competenza a prestare maggiore attenzione su alcune definizioni e concetti che, se non dovessero essere modificati, rischierebbero di paralizzare molti processi di dematerializzazione documentale. Si ricordano, tra gli altri suggerimenti indicati, l'invito a:
- modificare la definizione di "originali analogici non unici" in i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria per legge o per obbligo contrattuale la conservazione, anche se in possesso di terzi. In questo modo basterebbe ottenere il consenso dal destinatario di un documento che si impegna contrattualmente/convenzionalmente ad assicurarne la corretta conservazione per determinare la "non unicità" di quel documento. In pratica, si potrebbero mandare in conservazione molti documenti la cui non unicità risulta non chiaramente definita, quali ad esempio, i contratti in genere, gli ordini di forniture di beni e servizi, le dichiarazioni di consenso al trattamento dei dati personali, ecc
- specificare come la memorizzazione dell'immagine del documento da portare in conservazione digitale non debba necessariamente transitare dalla scansione del documento analogico, nella ipotesi in cui il soggetto abbia già a disposizione la copia informatica del documento stesso (ipotesi, questa, che accade di frequente). Č il caso del Responsabile della conservazione che abbia già a sua disposizione il formato immagine del documento da conservare (quale, ad esempio, un.pdf frutto di una "stampa virtuale" del documento). Č, infatti, essenziale che il sistema di conservazione garantisca solo la conformità degli elementi previsti dall'art. 44 del Codice dell'amministrazione digitale.
- limitare ai soli casi previsti dal Codice dell'Amministrazione Digitale la presenza del pubblico ufficiale a chiusura del processo di conservazione
- fare molta attenzione nello sviluppo (seppur facoltativo) di sistemi di accreditamento del ruolo dei responsabili della conservazione.
"La presentazione del documento di lavoro - spiega l'Associazione - ha costituito l'occasione per pubblicare il nuovo sito web dell'Associazione (www.anorc.it), dedicato alle tematiche della conservazione digitale dei documenti e alla fatturazione elettronica".
4 Commenti alla Notizia Documenti informatici, le proposte di ANORC
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  • Sottolineate il fatto che i documenti non devono essere solo scansioni (immagini) poiché le immagini non sono lette dagli screen reader, software in uso da ipovedenti, non vedenti e in generale persone con problemi di vista per l'uso del computer.

    I file che sono in vero testo vengono correttamente letti, ma le immagini no.

    Consiglio: prediligere sempre i testi originariamente scritti su un editor oppure, in caso si necessiti di scansionare un documento, utilizzare l'OCR (quando possibile) che permette di estrapolare dalla scansione anche solo il testo.

    Nota bene: non si tratta solo di un'accortezza per persone con disabilità, ma si tratta di un'utilità anche per avere archivi di documenti in cui ricercare, un'immagine potrà essere riconosciuta solo dal suo nome, mentre di un file in vero testo è ricercabile anche il contenuto.
    non+autenticato
  • Bravi
    BIS

    Sul serio ottima iniziativa quella di ANORC e bel sito, chiaro e concreto!

    credo che ci sia dietro lo zampino dell'avv. Lisi... GRANDE! hehehehe
    non+autenticato
  • devo dire che ho visionato il sito www.anorc.it e mi sembra ben fatto, ricco di notizie utili e la nascita di questa associazione fa ben sperare chi crede nella digitalizzazione. Complimentissimi!
    non+autenticato
  • Fosse la volta buona! Non se ne può più delle montagne di carta degli uffici pubblici che, oltre ad essere dispendiose in termini economici e di spazio, finiscono per essere buttate in sottoscala umidi e divenire di fatto irrecuperabili alla bisogna.

    du.demon
    non+autenticato