Fabrizio Bartoloni

Quando l'email fa crack

Il sovraccarico di input rende inutile la posta elettronica. Per utilizzarla al meglio occorre seguire le indicazioni autorevoli degli esperti

Roma - L'uso a fini fraudolenti sfociato in spam e phishing di ogni sorta non è l'unico problema associato alla cara vecchia email. Una errata gestione di questo mezzo può portare alla "Email bankruptcy", se vogliamo usare il termine reso popolare nel 2002 dal professor Lessig: in altre parole, una ammissione di resa nell'incapacità di gestire la mole di missive rimaste inevase, cui segue un avviso generico a tutti i propri contatti che quelle giacenti verranno cancellate.

Questa bancarotta, al pari dell'economia reale, è solo un punto di arrivo di pratiche sbagliate e prolungate nel tempo. Una delle tante ricerche intraprese negli USA certifica che un gestore su quattro di piccole attività imprenditoriali è impegnato a controllare il suo account oltre venti volte al giorno. Il 16 per cento di queste persone, inoltre, riceve oltre 50 email lavorative su base quotidiana, e il 64 per cento infine ha più di un indirizzo.

Il problema sono gli errori comuni che si commettono nel gestire queste comunicazioni: in un paio di articoli il New York Times ha stimato in 650 miliardi di dollari il danno per le sole imprese americane derivato dal "sovraccarico di informazioni" nato dalla tempesta di email, instant messaging e affini, individuando nella fase di risposta lo scoglio contro cui si arenano gli sforzi maggiori.
Filtri software si sono rivelati efficaci nel contrasto allo spam, o almeno nel moderarlo, in questo caso però va fatta opera di educazione sull'individuo. La dottoressa Monica Seeley di Mesmo Consultancy, co-autrice di "Managing in the Email Office", ha studiato casi diversi in compagnie private e istituzioni pubbliche accomunati dalla medesima sfida di fondo: restituire alla posta elettronica i vantaggi che le competono. In quello di una azienda di ingegneria ferroviaria, ad esempio, ci si perdeva in ping-pong di messaggi via email quando avrebbe funzionato meglio una telefonata.

Al St. Helen Council, invece, l'abuso della copia carbone e di allegati causava il rapido riempimento della quota riservata alle singole mailbox. In ultimo, al birrificio Young gli impiegati non erano abbastanza competenti sulle implicazioni legali della corrispondenza via email, con conseguenze facili da immaginare.

Alla Mesmo hanno anche messo online un calcolatore per poter stimare da soli quanto ci costi non usare al meglio la nostra inbox. I consigli dispensati nei vari interventi passati al vaglio sono tutti di comune buon senso: ridurre il volume generale delle missive, non abusare della citazione intera del messaggio altrui, trattenersi dal checkmail ossessivo e un po' di sana netiquette.

Fabrizio Bartoloni

I precedenti interventi di F.B. sono disponibili a questo indirizzo
12 Commenti alla Notizia Quando l'email fa crack
Ordina
  • ... le cose si facevano in dici minuti senza nessuna mail, adesso decine di mail e le cose non si fanno.
    Avete idea di csa succeda in un'azienda quando un dipendente chiede che gli venga sostituito il PC perché è diventato troppo "lento"?
    Decine e decine di mail vanno e vengono fino al presidente della Repubblica, finché si non-decide di lasciare tutto com'è!

    Si scherza ma non troppo!
    non+autenticato
  • - Scritto da: Mimmus
    [...]
    > Avete idea di csa succeda in un'azienda quando un
    > dipendente chiede che gli venga sostituito il PC
    > perché è diventato troppo
    > "lento"?

    eccome...

    > Decine e decine di mail vanno e vengono fino al
    > presidente della Repubblica,

    fossero solo le email...

    > finché si non-decide
    > di lasciare tutto
    > com'è!
    >
    > Si scherza ma non troppo!

    no no... non si scherza...
    e la realtà è un incubo ben peggiore
    non+autenticato
  • Se sei su internet da qualche anno, lo sai benissimo, giusto?

    e poi mi chiedono perché non mi interessa facebook ...
    non+autenticato
  • - Scritto da: old boy
    > Se sei su internet da qualche anno, lo sai
    > benissimo, giusto?
    >

    no, mi spiace, se una mail non ha lo sfondo animato, musica di sottofondo, caratteri fluorescenti e un mezzo giga di foto allegate il destinatario non e' in grado di capire un messaggio complesso come "ciao, come va ?" Sorride

    ah ovviamente le mail di risposta vanno rispedite in reply_to_all a tutta la rubrica incluso il parroco, possibilmente aggiungendo la foto del gatto A bocca aperta

    Mauro
  • quoto completamene
    non+autenticato
  • Tra le domande di yahoo answers di ieri c'era quella di un tale che chiedeva come fare per spedire via e-mail un allegato di 2 GB. Vogliamp negare la swmplice verità che la gente usa internet senza avere la piu' pallida idea di come comportarsi ?
    non+autenticato
  • potrebbe inviare 200 email da 10MB
    non+autenticato
  • - Scritto da: ...
    > potrebbe inviare 200 email da 10MB

    LOL

    Quando avevo il 56k e ci metteva molto a scaricare la posta interrompevo l'operazione e controllavo la webmail per vedere se avevo allegati di dimensioni catastrofiche.
    Purtroppo le foto da 5 megapixel delle ferie/cresima/compleanno/anniversario/ppt/{$altro} sono sempre in agguato.
  • Avendo cura di scrivere la risposta SOPRA il testo!

    - Scritto da: gomez
    > - Scritto da: old boy
    > > Se sei su internet da qualche anno, lo sai
    > > benissimo, giusto?
    > >
    >
    > no, mi spiace, se una mail non ha lo sfondo
    > animato, musica di sottofondo, caratteri
    > fluorescenti e un mezzo giga di foto allegate il
    > destinatario non e' in grado di capire un
    > messaggio complesso come "ciao, come va ?"
    > Sorride
    >
    > ah ovviamente le mail di risposta vanno rispedite
    > in reply_to_all a tutta la rubrica incluso il
    > parroco, possibilmente aggiungendo la foto del
    > gatto
    > A bocca aperta
    >
    > Mauro
  • - Scritto da: panda rossa
    > Avendo cura di scrivere la risposta SOPRA il testo!
    >
    > - Scritto da: gomez
    > > - Scritto da: old boy

    ma LOL sei pessima Occhiolino

    in ufficio avevamo come mailer lotusnotes, che forse non e' il peggio del peggio ma ci si avvicina molto (lo batte imbecillimail, giusto di un soffio) e lo standard ovviamente era la risposta SOPRA alla domanda, con risultati a volte surreali...

    in un caso avevo chiesto a un collega della sede di Milano se aveva dei riferimenti per smaltire delle batterie in Torino, in quanto il recapito telefonico che avevo io risultava irraggiungibile, il subject era piuommeno "Smaltimento batterie Torino"

    mi aveva risposto che non era informato e metteva in copia un altro collega che secondo lui ne sapeva di piu', la cosa non era urgente quindi non ho sollecitato

    dopo una settimana circa ricevo una mail con subject "Fw: Fw: Fw: Re: Fw: Re: Re: Fw: Fw: (eccetera) Smaltimento batterie Torino" da un perfetto sconosciuto, copiata a tutti i precedenti mittenti (e anche a gente nuova) in cui il tizio mi scriveva piuommeno "Tu che sei a Torino, hai l'indirizzo di uno smaltitore di batterie ?" Annoiato

    vado giu' a leggere, era la mia mail originale di richiesta di chiarimenti che era rimbalzata per il mondo, e che mi era ritornata chiedendo A ME quello che avevo chiesto IO dodici schermate prima A bocca aperta A bocca aperta A bocca aperta

    non ho avuto il coraggio di abbattere un albero per stamparla, ci sarebbe uscito un poster gigante da attaccare in ufficio Sorride

    Mauro
  • Ed il bello che quello che hai scritto non è fantascienza...accade davvero!!!
    non+autenticato
  • Per fortuna esiste IncrediMail Rotola dal ridere

    Se incontro il programmatore per strada ...
    non+autenticato