SMTP, Mail Marketing e Mail Server DEM

Quali sono gli strumenti giusti per raggiungere i propri clienti? Trucchi e segreti per evitare gli errori pi¨ comuni di chi utilizza l'email per la propria impresa

SMTP dedicato: come è cambiato l'invio di posta elettronica
Hosting SolutionsMilioni di notifiche ogni giorno raggiungono le nostre caselle di posta. Sono messaggi pubblicitari, newsletter, notifiche relative a servizi acquistati e decine di altre comunicazioni che nella maggior parte sono state automatizzate e ci raggiungono esclusivamente in base ad azioni o scadenze temporali. ╚ sempre più frequente che le aziende, indipendentemente dalle proprie dimensioni, abbiano necessità o ritengano importante entrare in contatto diretto e sistematico con i propri clienti: questa è un'azione spesso intrapresa sia nel marketing che nelle vendite, ma anche per notifiche prettamente tecniche. Vi sono software che inviano email automaticamente, dai più comuni CMS (Content Management System), alle applicazioni di e-commerce e webapps: tutte devono inviare verso l'esterno un numero, spesso molto elevato, di email contemporaneamente.
Per questo tipo di invii è importante poter usufruire di un servizio di SMTP Dedicato Autenticato e cioè un cioè un servizio di SMTP configurato per inviare grossi volumi di posta, accessibile solo tramite autenticazione e quindi utilizzabile esclusivamente da chi lo ha acquistato.

Questa è la ragione per cui i servizi di SMTP dedicato sono divenuti così popolari negli ultimi anni. Hosting Solutions, già da molto tempo, fornisce un insieme completo di soluzioni per l'invio di posta elettronica tramite SMTP dedicato e di recente ha introdotto nel proprio listino una ulteriore soluzione, orientata all'Email Marketing, chiamata DEM (Direct Email Marketing) Server. In questo articolo vedremo dapprima cosa significhi SMTP dedicato, quali pregi e caratteristiche abbia rispetto ad una soluzione comune di invio della posta elettronica e come questa soluzione migliori le performance della strategia di comunicazione con clienti e utenti.

L'infrastruttura di posta: la base del servizio SMTP dedicato
L'infrastruttura di posta elettronica di Hosting Solutions è completamente scalabile e organizzata in livelli, cioè consente di aumentare a caldo (senza interruzioni del servizio) il numero di server di cui è composta, grazie alla configurazione separata tra frontend e backend, con bilanciamento del carico; tale infrastruttura utilizza inoltre Postfix come MTA (Mail Transfer Agent), uno dei prodotti più noti e apprezzati nella gestione di grandi quantità di posta elettronica. I server sono del tutto virtuali, creati all'interno di una piattaforma VMware che garantisce ridondanza ulteriore, se non dovesse essere sufficiente quella del cluster di macchine. In particolare, i servizi di posta offerti da Hosting Solutions sono erogati da server che gestiscono esclusivamente quel servizio e che sono configurati solo per inviare e ricevere posta elettronica.
I controlli per evitare la blacklist e le accortezze tecniche
Quando si invia una newsletter o quando si intraprende una campagna DEM utilizzando i servizi specifici, l'obiettivo principale di chi invia email è che le proprie email vengano "gradite" ai server di posta di tutto il mondo ed in particolare dai più utilizzati come ad esempio Gmail di Google, Yahoo! Mail, Hotmail di Microsoft, Libero: dovendo scambiare milioni di email ogni giorno, questi provider applicano controlli molto severi sulla posta in ingresso ai loro server.

Hosting Solutions mette a disposizione dei propri clienti tutti gli strumenti necessari per un corretto invio di newsletter e campagne DEM, in modo da minimizzare il rischio di blacklisting, soddisfacendo le buone norme per l'invio massivo di posta. Nello specifico chi si appresta ad inviare grandi quantità di email, deve:
- Accertarsi della correttezza degli indirizzi mail e che i titolari abbiano espresso la volontà di ricevere la comunicazione. Il modo corretto per avere questa certezza è raccogliere gli indirizzi tramite il meccanismo di Double Opt-in, ovvero conservare l'indirizzo solo dopo esplicita registrazione con messaggio di conferma. L'utilizzo di liste non verificate e/o indirizzi email raccolti senza esplicita autorizzazione da parte dei titolari, potrà comportare il blocco del servizio;
- Inserire nel messaggio, in modo chiaramente visibile, il link per cancellarsi dalla Lista. Deve trattarsi di un link che permetta la cancellazione tramite un solo click, non deve essere un indirizzo mail a cui rispondere. La mancanza di tale link o la sua inefficacia potrà comportare il blocco del servizio.
- Utilizzare, come ritorno per i bounces (messaggi non consegnati), una casella esistente in grado di ricevere un elevato numero di messaggi. L'utilizzo di una casella inesistente potrà comportare il blocco del servizio.
╚ inoltre consigliabile:
- Definire chiaramente l'oggetto dei messaggi inviati;
- Evitare allegati e, quando indispensabile, contenerne al massimo la dimensione;
- Evitare l'invio di messaggi di prova a tutta la lista;
- Distribuire gli invii nel massimo lasso temporale possibile;
- Impostare un record SPF nella zona DNS relativa al dominio mittente;
- Impostare un record DKIM nella zona DNS relativa al dominio mittente, in questo caso dovrà essere richiesta l'impostazione della chiave DKIM sul server;
- Dopo ciascun invio è altamente consigliabile analizzare i messaggi non consegnati (bounces) al fine di eliminare dalle liste gli indirizzi non più validi, le caselle piene (presumibilmente abbandonate) e identificare eventuali anomalie.
Nel caso di servizio SMTP Dedicato, tali controlli e impostazioni devono essere implementati dal sistema di invio del cliente; invece, con il servizio Mail Server DEM, Hosting Solutions mette a disposizione - e cioè preinstallato sul server - il software di invio phpList che fornisce nativamente le funzionalità di controllo e rimozione dei bounces, il link di cancellazione dell'iscrizione, il meccanismo di Double Opt-in per l'iscrizione ecc.

Inoltre, in accordo con il cliente per i servizi Mail Server DEM e SMTP dedicato illimitati messaggi, Hosting Solutions configura il server per l'utilizzo del DKIM e fornisce le chiavi DKIM per la corretta configurazione del DNS.
- In generale, il servizio di SMTP Dedicato può essere utilizzato sia per l'invio di newsletter e campagne DEM che per l'invio normale delle email, ad es. ufficio, private ecc;
- I costi di un servizio di SMTP dedicato di Hosting Solutions sono contenuti: si parte da un minimo di 25 Euro + IVA all'anno per il servizio SMTP dedicato base, che consente di inviare al massimo 1000 email al giorno, fino alla versione con illimitate email giornaliere che ha un costo di 450 Euro + IVA/anno.
Email Marketing con Hosting Solutions
Per chi desidera gestire la propria strategia di email marketing con una soluzione dedicata, Hosting Solutions propone la soluzione Mail DEM Server. Si tratta di una macchina virtuale con risorse totalmente dedicate e supporto managed (gestito dai tecnici di Hosting Solutions): può essere utilizzata per inviare newsletter e campagne di email marketing (DEM) tramite il software phpList, nota piattaforma opensource che viene installata, gestita e aggiornata dal team di sistemisti di Hosting Solutions per assicurare massima affidabilità. phpList è lo strumento adatto per creare liste di invio, newsletter e liste automatizzate per l'invio di posta elettronica direttamente da un server dedicato, senza preoccuparsi della gestione del server stesso. Iniziare ad utilizzare phpList è semplice ed immediato e dispone di tutte le funzionalità indispensabili per inviare in modo corretto un numero molto grande di email (invio massivo) e minimizzare il rischio di blacklisting.

Il servizio Mail DEM Server ha un costo competitivo rispetto ad altre soluzioni nel mercato, pari a soli 35 Euro al mese + IVA, nessun limite di invio e risorse dedicate alla propria macchina virtuale, risorse che possono essere incrementate in qualsiasi momento per far fronte a maggiori richieste di invio.

Attualmente il servizio Mail DEM Server viene utilizzato,ad esempio, da agenzie di comunicazione, web agencies, aziende che operano nel web con siti di e-commerce e promozione, che si affidano a questo strumento per facilitare il proprio marketing, senza occuparsi in alcun modo di problematiche tecniche sia hardware che software.